Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Правила оформления реквизитов документов



Для построения общей модели документов необходимо дать определение составной части этой модели - это реквизиты. Реквизиты - обязательные признаки на документе, установленные законом (ГОСТом).

Под совокупностью расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации, понимают формуляр-образец.

Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении документов этой системы.

29 реквизитов установил ГОСТ Р.6.30-97 для системы ОРД:

01 - Государственный герб РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации;

04 - код организации;

05 - код унифицированной формы документа;

06 - наименование организации;

07 - адрес организации (почтовый адрес, № телефона, факса, № счета в банке);

08 - название вида документа;

09 - дата документа;

10 - индекс документа;

11 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

12 - место составления документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст;

20 - отметка о наличии приложений;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа;

29 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги, он же определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле- место, где располагаются реквизиты.

Служебное поле - реквизитами не занято, кроме реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 20, и предназначено для закрепления документов в технических средствах хранения.

Установлены следующие размеры полей для ОРД:

- левое - 35 мм (13 печатных знаков от границы листа);

- правое - не менее 8 мм (3-4 печатных знака);

- верхнее - 20 мм (5 межстрочных интервалов);

- нижнее - от 16 до 20 мм (4,5-5 интервалов).

Формуляр-образец строится на основе конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора, а по горизонтали - интервалы.

Положения табулятора - это количество печатных знаков по горизонтали.

Интервал - расстояние между основаниями смежных строк.

При печатании документа используют восемь стандартных положений табулятора:



1) нулевое - граница левого поля;

2) первое - после пяти печатных знаков от границы левого поля;

3) второе - после 16 печатных знаков от границы левого поля;

4) третье - после 24 печатных знаков от границы левого поля;

5) четвертое - после 32 печатных знаков от границы левого поля;

6) пятое - после 40 печатных знаков от границы левого поля;

7) шестое - после 48 печатных знаков от границы левого поля;

8) седьмое - после 56 печатных знаков от границы левого поля.

Чтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов, которые мы рассмотрим в этой теме.

Реквизит “адрес” - местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ.

Элементами реквизита “адрес” согласно почтовым правилам Министерства связи являются: почт. индекс, область, край, город (село, деревня), улица, дом (корпус), квартира, комната или офис.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г., пос., с., р-н, ул. и т.д.

Адресат - учреждение или организация, которым направлен документ.

Месторасположение адресата на документе – в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке.

Правила оформления реквизита “адресат”.

1. Печатается с четвертого положения табулятора через один межстрочный интервал с полутора-двумя интервалами между составными частями реквизита.

2. Каждая составная часть реквизита “адресат” (элемент) должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются.

Элементы реквизита “адресат”:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- должность;

- фамилия и инициалы должностного лица, которому направлен документ;

- почтовый адрес.

Предлагаем конкретные варианты оформления реквизита “адресат”.



Если документ направляется в структурное подразделение организации, то название организации и структурного подразделения пишется в именительном падеже, фамилия должностного лица - в дательном:

 

Нижнетагильский

металлургический завод

Отдел сбыта

г. Кошкину И.М.

 

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то адресат указывают обобщенно:

 

Директорам колледжей

 

Директорам школ

 

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации включается в состав должности адресата:

 

Директору

металлургического завода

г-ну Иванову И.И.

 

624200, г. Нижний Тагил,

ул. Ленина, д. 16

 

Если документ адресован частному лицу, то адрес, где проживает это лицо, печатается вначале, а затем указываются фамилия и инициалы:

 

645789, г. Новосибирск,

ул. Парковая, д. 13, кв. 5

г-ну Петрову В.Н.

 

Реквизит “дата”- обязательный реквизит документов, составная часть его поискового признака.

Датой документаявляется: дата его подписания, или дата принятия, или дата утверждения, или дата составления, или дата события (для протоколов).

Правила оформления реквизита “дата”.

1. Оформляется дата тремя парами арабских цифр, разделенных точками, например: 01.09.97.

2. Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа, подписи.

В текстах документов допускается использовать словесно-цифровой способ оформления:
13 мая 1998 года, 13 мая 1998 г.

Индекс - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывает место его составления и хранения.

Индекс проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа.

Для внутренних документов индексом является их порядковый номер в пределах календарного года.

Элементы индекса для исходящих документов:

1) индекс структурного подразделения, составившего документ;

2) номер дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

3) порядковый номер регистрации.

Например: 04 - 02/105, где:

- 04 - индекс структурного подразделения;

- 02 - номер по номенклатуре дел;

- 105 - порядковый регистрационный номер документа.

На приложениях индексы не ставятся.

Реквизит “виза”используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним.

Элементы реквизита “виза”:

1) личная подпись;

2) расшифровка подписи;

3) дата визирования;

4) наименование должности визирующего.

Например:

 

Юрист

л/п И.О. Семенов

31.01.98

Виза располагается ниже реквизита “подпись”.

Отказываться от визирования, делать какие-либо исправления не допускается. Если имеются замечания или дополнения к проекту, то они излагаются на отдельном листе, а виза оформляется следующим образом:

 

С п. 1 не согласен

л/п И.О. Семенов

31.01.98

 

Виза ознакомления- подтверждение факта ознакомления с документом работника предприятия. Оформляется следующим образом:

 

С приказом ознакомлен: л/п 31.01.98

 

Реквизит “заголовок”–сущностное, смысловое выражение содержания текста документа, данное в краткой форме в самом его начале.

Правила оформления реквизита “заголовок”:

1) краткость, четкость;

2) заголовок не должен превышать более двух строк;

3) длина строки не должна превышать 24 печатных знаков;

4) строки пишутся через один интервал, без переносов и знаков препинания на конце;

5) до заголовка и после него необходимо пропустить 2-4 интервала.

Пример заголовка:

Об информационном обеспечении

Реквизит “подпись”содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и ее расшифровку.

Правила оформления реквизита “подпись”:

1) название должности пишется от левого поля до третьего положения табулятора;

2) расшифровка подписи (И. О. Ф.) печатается от шестого положения табулятора до границы правого поля.

 

Пример оформления реквизита “подпись”:

 

Директор АО “Атлет” л/п И.О. Качков

 

Если документ подписывают несколько должностных лиц, то подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

 

Директор АО “Атлет” л/п И.О. Качков

 

Главный бухгалтер л/п И.И. Манина

 

Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, то их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

 

Юрист Юрист

л/п И.О. Семенов л/п И.О. Сомов

 

Реквизит “подпись” отделяется от текста 2-4-мя интервалами.

Реквизит “резолюция”содержит конкретные указания руководителя предприятия или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица.

Резолюцию накладывают, а не пишут. Это официально употребляемый термин, характе-ризующий ее сущность, заключающуюся в отношении должности и документа.

Элементы “резолюции”:

1) фамилия исполнителя, должность;

2) конкретные указания;

3) срок исполнения;

4) подпись руководителя;

5) дата наложения резолюции.

Правила оформления реквизита “резолюция”:

1) резолюция пишется от руки;

2) резолюция располагается между адресатом и текстом.

Пример оформления резолюции:

 

Петрову А.А.

Прошу составить план

разработки и внедрения

программы по логике к

01.02.98

л/п 03.01.98

 

Реквизит “гриф утверждения” необходим для утверждения организацион­ных документов.

Элементы реквизита “гриф утверждения”:

1) слово УТВЕРЖДАЮ;

2) наименование должности лица, утверждающего документ;

3) его личная подпись;

4) расшифровка подписи;

5) дата.

Правила оформления реквизита “гриф утверждения”:

1) оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа;

2) элементы реквизита “гриф утверждения” отделяются друг от друга 1,5-2-мя интервалами;

3) инициалы и фамилия оформляются с шестого положения табулятора.

Пример оформления реквизита “гриф утверждения”:

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор школы № 321

л/п Н.К. Кузьмина

12.11.97

 

Реквизит “гриф согласования”означает, что проект документа согласован со всеми заинтересованными должностными лицами или с нормативным документом.

Реквизит “гриф согласования” состоит:

1) из слова СОГЛАСОВАНО (от границы левого поля);

2) наименования должности лица, с которым согласовывается документ (от границы левого поля);

3) личной подписи (от границы левого поля);

4) расшифровки подписи (от второго положения табулятора);

5) даты (от границы левого поля).

 

Пример оформления реквизита “гриф согласования”:

 

СОГЛАСОВАНО

Юрист

л/п И.О. Семенов

31.01.98

 

Согласование может производиться коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляется следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол

собрание акционеров

31.01.98 № 15

 

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от нулевого и пятого положений табулятора.

Например:

 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Юрист Юрист

л/п И.О. Семенов л/п О.И. Жуков

31.01.98 31.01.98

 

При заверении копии документа проставляется реквизит “заверение копии”.

Элементы реквизита “заверение копии”:

1) заверительная надпись ВЕРНО (от границы левого поля);

2) наименование должности лица, заверившего копию (от границы левого поля);

3) личная подпись (от третьего положения табулятора до пятого);

4) расшифровка подписи (от пятого положения табулятора до границы правого поля);

5) дата заверения (от границы левого поля).

Пример оформления реквизита “заверение копии”:

 

Верно.

Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина

13.12.97

Реквизит ИСПОЛНИТЕЛЬпоказывает составителя документа и номер его служебного телефона.

Элементы реквизита ИСПОЛНИТЕЛЬ:

1) фамилия составителя документа;

2) номер его служебного телефона.

Пример оформления реквизита ИСПОЛНИТЕЛЬ:

 

Семенов 455-64-35

 

Реквизит “отметка о поступлении”проставляется при поступлении документа в организацию.

Элементы реквизита “отметка о поступлении”:

1) сокращенное название организации;

2) дата поступления;

3) индекс.

Пример оформления реквизита “отметка о поступлении”:

 

АО “Атлет”

13.03.98

№ 32

 

Реквизит “отметка о переносе данных на машинный носитель”означает, что данный документ перенесен в компьютер.

Элементы реквизита “отметка о переносе данных на машинный носитель”:

1) название файла;

2) фамилия сотрудника, вводившего информацию;

3) дата.

Пример оформления реквизита “отметка о переносе данных на машинный носитель”:

 

plan 1. doc

Пушкина

13.12.97

 

Рассмотрев подробно правила оформления реквизитов, переходим непосредственно к требованиям, которые предъявляются к бланкам документов.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

ГОСТы предполагают использование только двух стандартных видов:

1) бланк для писем (см. Приложение 1);

2) общий бланк (см. Приложение 2).

Основные требования к бланку определены ГОСТом Р.6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков:

1) А4 (210х297 мм);

2) А5 (148х210 мм).

Бланки каждого вида могут устанавливаться с угловым и продольным расположениями реквизитов.

Продольное расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой.

Угловое расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа в верхней левой части листа.

Чаще всего используют угловое расположение реквизитов. Предприятиям, сотрудничающим с зарубежными партнерами, необходимы бланки с дублированием реквизитов на языке партнера.
В таком случае при угловом расположении реквизитов на бланке в левой верхней части печатаются реквизиты на русском, а справа - на языке партнера. При продольном расположении реквизитов бланка наименование организации сначала печатают на русском языке, а потом - на языке иностранного партнера.

Максимальный набор реквизитов бланка для писем:

1) герб;

2) эмблема;

3) наименование вышестоящей организации;

4) наименование организации - автора документа;

5) наименование структурного подразделения;

6) адрес организации;

7) дата;

8) индекс;

9) ссылка на индекс и номер входящего документа.

Максимальный набор реквизитов общего бланка:

1) герб;

2) эмблема;

3) наименование вышестоящей организации;

4) наименование организации - автора документа;

5) наименование структурного подразделения;

6) наименование вида документа;

7) дата;

8) индекс;

9) место составления.

Герб изображается на бланках министерств и ведомств, учреждений, входящих в их систему, независимо от месторасположения.

На бланке может помещаться эмблема организации - графическое изображение или товарный знак, или рисунок, отражающий направление деятельности. Пример оформления такой эмблемы на различных бланках см. в Приложениях.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде особого символа - уголков (см. в Приложениях).


Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2019 год. Все права принадлежат их авторам!