Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Порядок работы с документами с грифом «КТ»



Каждый информационный объект имеет свой жизненный цикл, который состоит из следующих стадий:

· создание объекта субъектом;

· хранение объекта (в качестве хранителя или хранилища, вообще говоря, может выступать некий субъект);

· передача объекта от хранилища к месту обработки и обратно;

· обработка объекта (модификация, уничтожение, создание нового объек­та из данного).

В соответствии с данным жизненным циклом определим основные действия с объектом:

· как хранение;

· передачу;

· обработку (создание, модификация, уничтожение).

Классификация субъектов информационной деятельности:

- субъект, создающий объекты;

-субъект, использующий объекты;

-администрирующий объекты, т. е. обеспечивающий среду работы с объектами;

-контролирующий использование объектов.

Конкретный субъект может совмещать в себе несколько или все классификационные сущности.

На документах, содержащих сведения, составляющие КТ, про­ставляется гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпри­нимателем, и место жительства), а в документах и изданиях, кроме того, - номера экземпляров.

Срок действия КТ, содержащейся в документе, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или лицом, подписавшим Документ, в виде конкретной даты, или «до заключения контракта», или «бессрочно».

Гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой ин­формации и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам.

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, содержащего КТ, печатается разметка, в которой указывается:: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата, срок действия КТ, фамилия машинистки.

Решение вопроса о снятии грифа «Коммерческая тайна» возлагается на создаваемую специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы безопасности и соответствую­щих структурных подразделений.

Решение комиссии оформляется актом произвольной формы, который утверждается директором или его заместителем по направ­лению. В акте перечисляются дела, с которых гриф «КТ» снимается. Один экземпляр акта вместе с делами предается в архив.



На обложках гриф «Коммерческая тайна» погашается штам­пом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послу­жившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Допуск работников к сведениям утверждается директором или его заместителем по направлению, а также руководителями струк­турных подразделений.

Допуск к работе с делами «Коммерческая тайна» работников, имеющих к ним непосредственное отношение, производится в соот­ветствии с оформленным на внутренней стороне обложки списком за подписью руководителя структурного подразделения, а к доку­ментам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руково­дителей подразделений.

Выписки из документов и изданий, содержащие сведения с грифом «Коммерческая тайна», производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф.

Дела и издания с грифом «Коммерческая тайна» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий.

Документы, содержащие сведения, составляющие КТ, под­лежат обязательной регистрации в канцелярии службы безопасности или общего делопроизводства подразделения уполномоченным СБ. В тексте документа и его реквизитах дополнительно могут оговари­ваться права на информацию, ее порядок использования, сроки ог­раничения на публикацию и т.д.

Вся поступающая корреспонденция с грифом «Коммерческая тайна» или другими грифами принимается и вскрывается работни­ками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конвертах документов с грифом «Коммерческая тайна» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых отправляется отправителю.



На каждом зарегистрированном документе, а также на сопро­водительном листе к изданиям с грифом «Коммерческая тайна» проставляется штамп, в котором указывается наименование, регистра­ционный номер документа и дата его поступления.

Печатание материалов с грифом "КТ" производится в бюро оформления технической документации или в структурных подраз­делениях под ответственность их руководителей

Отпечатанные и подписанные документы с грифом «Коммер­ческая тайна» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику канцелярии, осуществляющему их учет. Чер­новики и варианты уничтожаются этим работником с подтверждени­ем факта уничтожения записью на копии исходящего документа.

Документы с грифом "КТ" после исполнения группируются в от­дельные дела. Порядок их группировки предусматривается но­менклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом "КТ".

При пользовании открытой радиосвязью запрещается переда­вать сведения, имеющие гриф "КТ". Такие сведения могут переда­ваться только по закрытым техническим каналам связи или откры­той телетайпной связью с проставлением на документах и теле­граммах соответствующего штампа.

 

Размножение документов и изданий с грифом «Коммерче­ская тайна» производится с разрешения СБ и под контролем канце­лярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и ут­вержденным заместителем директора по направлению.

Тираж издания с грифом "КТ", полученный для рассылки, реги­стрируется под одним входящим номером в журнале учета и рас­пределения изданий (форма 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делает­ся отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Рассылка документов и изданий с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения списков с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Документы с грифом «Коммерческая тайна» после исполне­ния группируются в отдельные дела. Порядок их группировки пре­дусматривается перечнем номенклатурных дел несекретного дело­производства.

Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др.), а также производство выписок из доку­ментов и изданий с грифом "КТ" сотрудниками осуществляется по разрешению руководителей подразделений.

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изда­ний с грифом "КТ" производится на основании письменных запро­сов по разрешению руководителей подразделений, подготовивших эти документы и издания.

Порядок работы на ЭВМ при обработке информации с гри­фом «Коммерческая тайна» осуществляется в соответствии с требо­ваниями инструкции о порядке работы на ПЭВМ при обработке не­секретной информации.

Документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, подлежат обязательной реги­страции в канцелярии службы безопасности или в общем делопроизводстве подразделения уполномо­ченным службы безопасности. Они должны иметь рек­визиты, предусмотренные положением, и гриф «КТ» (или полностью «Коммерческая тайна»). На документах, передаваемых иностранцам, гриф «КТ» не проставля­ется. Полученные от иностранцев документы маркиру­ются грифом «КТ» графитным карандашом.

В тексте документа и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и другие.

Отсутствие грифа «КТ» и предупредительных огово­рок в тексте и реквизитах означает свободную рассыл­ку и предполагает, что автор информации и должност­ное лицо, санкционирующее (подписавшее, утверждав­шее документ) ее распространение, предусмотрели все возможные последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.

Вся поступающая корреспонденция с грифом «КТ» или другими грифами принимается и вскрывается со­трудниками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме прило­жений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) докумен­тов «КТ» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых отправляется отправителю.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «КТ». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно.

Документы с грифом «КТ» после исполнения группи­руются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и жур­налы на документы и издания с грифом «КТ».

При пользовании открытой радиосвязью запреща­ется передавать сведения, имеющие гриф «КТ». Такие сведения могут передаваться только по закрытым тех­ническим средствам связи или по открытой телетайп­ной связи с проставлением на документах и телеграм­мах соответствующего штампа.

При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов и отправителей, раз­решается указывать только телеграфные адреса и фа­милии отправителей и получателей.

Порядок работы на ЭВМ при обработке информации с грифом «КТ» осуществляется в соответствии с требованиями инструкции о порядке работы на ПЭВМ при обработке несекретной информации.

Учет.Учет носителей коммерческих секретов про­водится с целью их контроля наличия. Для этого заво­дят следующие виды учета;

· учет входящих документов (поступающих с дру­гих организаций, предприятий, подразделений);

· учет исходящих документов, подготовленных внутри фирмы;

· инвентарный учет, разработанных на предпри­ятии или присланных с других предприятий, докумен­тов. Данный учет проводится для документов, находя­щихся на постоянном хранении;

· учет дел. Этот учет ведется при наличии большо­го потока информации, которая учитывается в зависи­мости от направлений деятельности фирмы (марке­тинг, реклама, кредитование и т.п.).

Каждый вид учета осуществляется, как правило, в отдельном журнале.

Учет документов и изданий с грифом «КТ» ведется в журналах (форма 1) или на карточках (форма 2) отдель­но от учета другой несекретной документации.

Листы журналов нумеруются, прошиваются и опеча­тываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета (форма 5).

Движение документов и изданий с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом «КТ» проставляется штамп, в котором указываются наиме­нование, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Тираж издания с грифом «КТ», полученный для рас­сылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий (форма 3).

Дополнительно размноженные экземпляры доку­мента (издания) учитываются за номером этого доку­мента (издания), о чем делается отметка на размножа­емом документе (издании) и в учетных формах. Нуме­рация дополнительно размноженных экземпляров про­изводится от последнего номера ранее учтенных эк­земпляров.

Печатание материалов с грифом «КТ» производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

Отпечатанные и подписанные документы с грифом «КТ» вместе с их черновиками и вариантами передают­ся для регистрации сотруднику канцелярии, осущест­вляющему их учет. Черновики и варианты уничтожают­ся этим сотрудником с подтверждением факта уничто­жения записью на копии исходящего документа: «Чер­новик (и варианты) уничтожены». Дата. Подпись.

Журнал ведется с соблюдением требо­ваний общего делопроизводства.

На титульном листе документа (дела, магнитного носителя, экспонированной фотопленки) проставляют­ся следующие данные:

· гриф: «секретно», «конфиденциально», «коммер­ческая тайна»;

· учетный номер по журналу учета;

· дата учета;

· количество листов (массивов данных или число кадров).

На последнем листе, в нижнем правом или левом углу проставляются:

· количество исполненных экземпляров документа;

· учетный номер по журналу размножения;

· дата исполнения (размножения);

· расчет рассылки (адрес отправки каждого экзем­пляра документа).

Кроме того, на последнем листе могут быть показаны фамилии исполнителя и лица, размножившего доку­мент.

ЖУРНАЛ


Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2019 год. Все права принадлежат их авторам!