Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Основные правила ведения делопроизводства и документооборота



Документооборот или документационное обеспечение- это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение. Различные источники [1-3] определяют взаимосвязь документооборота и делопроизводства описана по- разному. В одних источниках [1] говорится, что документооборот- это часть делопроизводства, в других [2], наоборот, делопроизводство- это часть документооборота. Вообще делопроизводство- это ведение канцелярских дел в учреждении. И если рассматривать документооборот и делопроизводство, то можно сделать вывод, что в ряде случаев некоторые процессы документооборота в организации могут не попадать под требования организации делопроизводства (например, электронная переписка между сотрудниками предприятия). В работе [3] авторы предлагают рассматривать делопроизводство как нормативные основы ведения документооборота с возможной реализацией децентрализованного процесса учета документов.

Документационное обеспечение в учреждении является основной деятельностью. Целью документооборота является осуществление управления информацией при принятии управленческих решений. Информация бывает разной, она может заключаться в сообщениях по электронной почте, в документах, которые пришли из другого структурного подразделения, распоряжения руководства и другое. К такой информации могут относиться приказы, распоряжения, уведомления о неких изменениях в учреждении. Информация, которая приходит в учреждение обрабатывается, затем оформляется в соответствии с требованиями стандартов, которые могут быть закреплены в инструкциях или положениях по документированию.

Вообще документ- это информация, которая записана на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют ее распознать. Существует многоаспектная классификация документов. Все документы разделяются на следующие потоки документов:

· Входящие документы;

· Исходящие документы;

· Внутренние документы.

Входящие документы- это те документы, которые приходят из вышестоящих органов управления, из подведомственных организаций, из других подразделений, из других организаций, и, конечно, от граждан. К таким документам могут относится приказы, распоряжения, письма, жалобы граждан и другие. Входящие документы обычно регистрируются и записываются в журнал входящих документов.



Исходящие документы- это те документы, которые отправляются из учреждения. К таким документам могут относится приказы, распоряжения подведомственным организациям, отчеты, например, вышестоящим органам управления, письма и другие. Исходящие также как и входящие регистрируются и записываются в журнал исходящих документов.

Внутренние документы- это те документы, которые из учреждения не выходят. К таким документам могут относится приказ, распоряжение начальника подчиненному, объяснительные записки, докладные и другие.

В данной работе рассмотрена классификация документов в зависимости от потоков документов. Ниже будут проанализированы разновидности каждого из потоков.

Сначала будет рассмотрена следующая классификация входящих документов:

· документы, которые не требуют ответа;

· документы, которые требуют ответ;

· документы, которые приходят из подведомственных учреждений и организаций;

· личная переписка;

· обращения граждан.

Теперь следует проанализировать исходящие документы. К классификации исходящих документов относятся следующие составляющие :

· ответы на обращения граждан;

· ответы на входящие документы, которые были присланы из других учреждений.



Последний поток документов, который еще не классифицирован- это внутренние документы. К внутренним документам относятся следующие разновидности:

· приказы;

· распоряжения;

· служебные записки;

· поручения.

По форме предъявления можно рассмотреть следующую классификацию:

· на электронных носителях, в частности письма, пересылаемые по электронной почте;

· на бумажных носителях;

· документы, которые отсылают с электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись позволяет проверить, принадлежит ли подпись владельцу сертификата ключа.

По срокам рассмотрения и исполнения документы можно классифицировать на следующие части:

· регламентные;

· нерегламентные.

Регламентные документы- это документы, которые должны быть исполнены в определенный срок.

Нерегламентные документы- это документы, которые не имеют сроков рассмотрения и исполнения.

Следующая классификация документов по сфере исполнения:

· организационно- распорядительный документ;

· справочный документ;

· научно- технический документ;

· финансовый документ;

· отчетно- статистический документ.

В зависимости от структуры бывают следующие документы:

· сложно- структурированный документ;

· простой документ.

По степени допуска к документам, бывают следующие документы:

· открытые документы;

· документы с грифом ограничения доступа.

В зависимости от происхождения бывают следующие документы:

· служебные или официальные документы;

· личные документы.

Служебные или официальные документы- это документы, которые составлены физическим или юридическим лицом в определенном порядке, отражающие интересы учреждения.

Личные документы- документы, которые отражают интересы определенного лица. Их еще называют именными документами.

По юридической силе бывают следующие документы:

· оригинальные документы;

· копия;

· отпуск;

· заверенные копии;

· дубликаты;

· выписки.

Оригинальные документы- это документы, которые были созданы первыми или изготовлены в единственном экземпляре, подписанные автором.

Копия документов- это документы, в которых находится полная информация оригинального документа и его вид, но данный вид документов не имеет юридической силы.

Отпуск документов- копия документа, которая изготовлена под копирку при оформлении оригинального документа и которая остается в учреждении.

Заверенные копии- копии, которые имеют юридическую силу.

Дубликаты- это повторные экземпляры оригинального документа, которые имеют такую же юридическую силу, как оригинальный документ.

Выписки- это часть документа, заверенная должностным лицом и печатью, в котором указан документ, из которого он был выписан.

По форме изложения бывают следующие документы:

· индивидуальные;

· трафаретные;

· типовые;

· примерные;

· унифицированные.

Индивидуальные документы- это документы, которые излагаются в произвольной форме.

Трафаретные документы- документы, в которых структура и часть содержания заранее были готовы, а другие части заполняются при составлении.

Типовые документы- это документы, которые описывают определенные явления и процессы. К таким относятся типовые инструкции.

Примерные документы- документы, которые используются при составлении документов по аналогичным документам.

Унифицированные документы- это документы, которые входят в какую- либо унифицированную систему.

По срокам исполнения бывают следующие документы:

· без указания срока исполнения;

· срочные.

По срокам хранения бывают следующие документы:

· документы временного хранения ( до 10 лет);

· документы постоянного хранения;

· документы долговременного хранения (свыше 10 лет).

Выше рассмотрена полная классификация документов [3].

Рассмотренные выше документы, их движение и называется документооборотом.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы [4]:

  • Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
  • Предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • Регистрация документов;
  • Контроль исполнения;
  • Информационно-справочная работа;
  • Исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
  • Отправка или направление в дело.

Теперь целесообразно рассмотреть каждый этап подробней.

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов выполняется сотрудниками делопроизводства. Электронные письма обычно приходят каждому сотруднику и поэтому выполняется обработка не только сотрудниками делопроизводства, но и отдельными сотрудниками.

Далее идет этап предварительного рассмотрения и распределения документов. Этот этап предусматривает распределение документов по отдельным сотрудникам, в чьем ведении тот или иной вопрос, либо кому адресован документ.

Регистрация документов играет важную роль. Этот этап нужен, чтобы какой-либо документ не был утерян и чтобы проследить исполнение данного документа.

Контроль исполнения- является следующим этапом. Он подразумевает контроль за своевременностью и качественным исполнением документов.

Информационно- справочная работа подразумевает место нахождения документа, у кого данный документ и в каких документах находится информация по какому- либо вопросу.

Исполнение документов, их составление, согласование и оформление является предпоследней стадией обработки документов.

Отправка или направление в дело является последним этапом. После того, как документ исполнен, смотрят срок документа и отправляют с подшитыми документами по данному вопросу в дело.

Выше была рассмотрена классификация документов. В связи с этим выделяются следующие виды документооборота [3]:

· внешний;

· внутренний.

Внешний документооборот- это документооборот, в котором документы приходят из других учреждений.

Внутренний документооборот- это документооборот, в котором движение документов происходит только по данному учреждению.

В зависимости от типа организации выделяются следующие документообороты [3]:

· централизованный- это документооборот, при котором существует единая система регистрации и учета документов;

· децентрализованный- это документооборот, в котором нет единой системы регистрации и учета документов;

· смешанный- это документооборот, в котором имеют место быть и децентрализованный и централизованный документообороты. Такой вид документооборота применяется на больших предприятиях, в которых происходит большой объем документов.

Документооборот в настоящее время не является идеальным, хоть и много о нем говорят и, написано в литературе не мало. Во многих организациях существуют нерешенные вопросы, которые препятствуют улучшению управления учреждением. Поэтому движение документов в учреждении продуман не достаточно эффективно, некоторые документы проходят длинным путем к адресату, операции с этим документом дублируются. Часто путь, который документ проходит намного дольше, чем время работы над ним.

Оформление документов в соответствии со стандартами является основополагающей частью в переписке с другими организациями, учреждениями, предприятиями. Как раз делопроизводство предназначен для правильного написания документов различных видов в разные места приема. Существуют следующие государственные стандарты оформления документов:

· ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

· ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.

Первым будет рассмотрен стандарт ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Данный стандарт предусматривает термины и определения в области архивного дела и делопроизводства. Термины и определения, которые записаны в данном государственном стандарте должны отражаться во всех видах документации и литературе по делопроизводству и архивному делу [5].

Далее идет ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Государственный стандарт распространяется на управление документами во всех организациях. Он распространяет свое влияние на все форматы документов и на все носители. В стандарте содержаться положения о процессах, которые связаны с документами учреждения, положения об ответственности, процедурах, политике, в нем находятся методические рекомендации по внедрению и проектированию систем управления документом [6].

Далее будет рассмотрен следующий государственный стандарт оформления документов: Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). К унифицированной системе организационно- распорядительной документации относятся приказы, распоряжения, письма, акты, протоколы, решения. Государственный стандарт предусматривает: требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению, правильное расположение реквизитов. Требования данного государственного стандарта рекомендуемые, но в тоже время обязательные, потому что неправильно оформленный документ может стать причиной задержки работы организации, государственного учреждения, так как неправильно оформленный документ могут неправильно понять и отправить на доработку в то структурное подразделение, откуда он пришел. Правильное оформление документов является важной составляющей работы организации, учреждения с другими структурными единицами, особенно если это касается государственных учреждений, с которыми вы работаете или намерены работать [7].

И последний ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик. Данный стандарт являет межгосударственным. Страны, которые приняли данный стандарт: Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызия, Молдова, Российская Федерация, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан и Украина. Данный стандарт устанавливает реквизиты, то есть их содержание, представление, состав, электронных ресурсов, которые являются базой данных [8].

Делопроизводство в организации либо учреждении- это поток информации, который должен правильно быть оформлен, учтен и зарегламентирован.

У каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки.

К достоинствам делопроизводства относится, в первую очередь, оперативный доступ к необходимым документам. Оперативный доступ к необходимым документам определяет организацию как хорошо организованную, структурированную организацию, с которой легко сотрудничать. Существуют следующие преимущества делопроизводства:

· эффективность управления за движением документов;

· хранение документов по одному виду деятельности в едином месте;

· формирование архива документов.

У делопроизводства существуют как достоинства, так и недостатки. Теперь целесообразно рассмотреть следующие недостатки делопроизводства [9]:

· устаревшая база нормативных документов, регламентирующих деятельность документационного обеспечения и ведения делопроизводства;

· слабая систематизация в подходах к реализации типовых процедур, которая не позволяет быстро исполнять или создавать документы;

· недостаточная оснащённость современными средствами компьютерной техники подразделений, которые связаны с организационно- кадровой работой;

· недостаточная или отсутствие единой коммуникативно- транспортной сети, которая объединяет хранилища документов разных подразделений организации или учреждения;

· применение недостаточно соответствующих норме электронных технологий, которые приводят на разных операциях документа (создания, обработки, хранения и контроля исполнения) к использованию неправильных решений;

· слабая эффективность системы контроля и оперативного реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения.

Классификация документов разнообразна и по объему считается как большая. Взаимосвязь документооборота своеобразна и многие источники конкретизируют ее по-разному. Документооборот как и делопроизводство- это самостоятельные части в учреждении. Документооборот- это движение документов в учреждении, а делопроизводство- это создание или оформление документов в соответствии с требованиями или, по-другому, стандартами. В каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки. Что касается документооборота, то идеального нет, а существуют некие усовершенствования по быстрому прохождению пути к адресату. Достоинства и недостатки делопроизводства рассмотрены.

Далее будет рассмотрено правовое регулирование делопроизводства и документооборота в Российской Федерации. Будут рассмотрены законы.


Просмотров 792

Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2020 год. Все права принадлежат их авторам!