Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Использование в таблице формул



ТЕМА 3.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ В ТАБЛИЧНОЙ ФОРМЕ

Общие сведения

 

Документы Word часто содержат данные, оформленные в виде таблицы. Таблицы используются для удобного расположения информации документа.

Таблица (рис. 1) состоит из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки. Таблица Word может содержать максимум 63 столбца и произвольное число строк. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (А, В, С,...) и номером строки (1, 2, 3,...). Ячейки одной строки обозначаются слева направо, начиная со столбца А, причем в явном виде ни столбцы, ни строки не нумеруются. В ячейках таблиц размещается информация произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы.

 

  A B C D E
           
           
           
           

 

Рис. 1. Пример таблицы Word.

Пример

В таблице на рис. 1 ячейки первой строки имеют адреса; А1, В1,...

Адреса ячеек второй строки: А2, В2, С2, D2,...

Адреса ячеек третьей строки: A3, В3, С3, D3, Е3,... и т.д.

 

Высота строк таблицы – произвольная, может различаться для разных строк таблицы, но ячейки одной строки имеют одинаковую высоту. Ширина ячеек одной строки и даже одного столбца – произвольная, в том числе и одинаковая. Первоначально указанное при создании таблицы число строк и столбцов можно изменять, добавляя новые или удаляя существующие строки и столбцы.

Word предоставляет возможность использования таблиц произвольной конфигурации, с различным числом строк, столбцов даже на уровне отдельной строки таблицы. Возможный вид такой таблицы показан на рис. 2.



 

Рис. 2. Структура таблицы Word произвольной конфигурации

Способы создания таблиц

 

Существует несколько способов создания таблиц в документе, которые вставляются по месту установки курсора.

1-й способ. Новую таблицу можно создать с помощью команды главного меню Таблица, Добавить таблицу, которая вызывает диалоговое окно «Вставка таблицы» (рис. 3) для указания размерности таблицы – числа строк и столбцов. После указания размерности создаваемой таблицы можно осуществить ее автоформатирование, нажав кнопку <Автоформат>. В окне «Автоформат таблицы» можно выбрать формат, который отображается в расположенном рядом окне «Образец» (рис. 3). Переключатели в нижней части окна позволяют сделать дополнительное оформление для выбранного стандартного типа таблицы.

2-й способ. С помощью кнопки <Добавить таблицу> на Стандартной панели инструментов определяется структура новой таблицы – при нажатой левой кнопке мыши закрашивается требуемое число столбцов и строк таблицы.

3-й способ. С помощью командыВставка, Объект, вкладка Создание объекта можно в документ Word вставить электронную таблицу Excel, указав тип объекта – Лист Microsoft Excel.

4-й способ. Ранее набранный текст может быть преобразован в табличное представление с помощью командыТаблица, Преобразовать в таблицу при условии, что текст подготовлен с использованием специальных символов – разделителей колонок (табулятор, абзац, пробел и др.).



 

 

Рис. 3. Диалоговые окна «Вставка таблицы» и «Автоформат таблицы» для задания вида отображения таблицы в документе

 

 

Для перемещения по ячейкам таблицы используется мышь или клавиши:

 

Следующая ячейка <ТаЬ> Предыдущая строка <↑>
Предыдущая ячейка <Shift>+<Tab> Последняя ячейка столбца <Alt>+<PgDn>
Следующий символ <→> Первая ячейка столбца <Alt>+<PgUp>
Предыдущий символ <←> Последняя ячейка строки <Alt>+<End>
Следующая строка <↑> Первая ячейка строки <Alt>+<Home>

Изменение структуры таблицы

 

Изменение структуры таблицы означает изменение числа строк и столбцов первоначально созданной таблицы. Выполнению команд по изменению структуры таблицы должно предшествовать выделение соответствующего блока ячеек. Перечень основных действий по реструктуризации таблицы представлен в табл.1.

 

Таблица 1. Основные действий по изменению структуры таблицы

 

№ п/п Действие   Содержание действия  
  Выделить всю таблицу 1. Установите курсор в любую ячейку таблицы. 2. Выполните команду Таблица, Выделить таблицу.
  Выделить строку Установите указатель мыши на левое поле страницы и нажмите левую кнопку мыши.
  Выделить столбец   Установите указатель мыши на верхнюю границу столбца до появления маленькой черной стрелки и щелкните левой кнопкой мыши.
  Выделить ячейку Установите курсор в ячейку и 3 раза нажмите левую кнопку мыши.
  Выделить блок ячеек   Установите курсор на левую верхнюю (нижнюю правую) ячейку, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, выделите прямоугольный блок ячеек движением вправо и вниз (влево и вверх).
  Снять выделение Переставьте курсор в произвольное место и нажмите левую кнопку мыши.
  Вставить столбец в таблицу   1. Установите курсор в место вставки столбца (на первый сдвигаемый вправо столбец). 2.Выделите этот столбец командой Таблица, Выделить столбец. Выполните команду Таблица, Добавить столбцы.
  Вставить строку в таблицу 1. Установите курсор в таблице в место вставки строки (на первую сдвигаемую вниз строку). Выполните команду Таблица, Добавить строки.
  Добавить строку в конец таблицы 1. Установите курсор в правую нижнюю ячейку таблицы. Нажмите клавишу <Таb> для появления новой строки.
  Вставить блок ячеек   1. Установите курсор в место вставки блока ячеек. 2. Выделите блок ячеек, соответствующий конфигурации вставки. 3.Выполните команду Таблица, Добавить ячейки. Укажите направление сдвига остальных ячеек: сдвигать вправо/ вниз.
    Переместить столбцы в таблице     1. Установите курсор на свободное пространство над первым выделяемым столбцом, появится стрелка ↓, далее нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протащите курсор, закрашивая перемещаемые столбцы. 2. Отпустите кнопку мыши. 3. Установите курсор в выделенную область. 4. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор к столбцу, перед которым делается вставка выделенных столбцов. Отпустите кнопку мыши.
Альтернатива 1. Выполните выделение перемещаемых столбцов (указанным выше способом). 2.Выполните команду Правка, Вырезать. 3. Установите курсор на столбец, перед которым выполняется вставка. Выполните команду Правка, Вставить.
Объединить части таблицы Удалите клавишей <Del> символы абзаца между различными частями таблицы.
  Объединить ячейки 1. Выделите смежные ячейки одной строки. 2. Выполните команду Таблица, Объединить ячейки.
  Разбить таблицу 1. Установите курсор на строку, перед которой требуется разрыв. Выполните команду Таблица, Разбить таблицу.
  Переместить строки в таблице   1. Установите курсор на свободное пространство слева от первой выделяемой строки, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протащите курсор, закрашивая перемещаемые строки. 2. Отпустите кнопку мыши. 3. Установите курсор в выделенную область. 4. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор к строке, перед которой делается вставка выделенных строк. 5. Отпустите кнопку мыши. Альтернатива: 1. Выполните выделение перемещаемых строк (указанным выше способом). 2. Выполните команду Правка, Вырезать. 3. Установите курсор на строку, перед которой выполняется вставка. Выполните команду Правка, Вставить.
Переместить строки в таблице 1. Установите курсор на свободное пространство слева от первой выделяемой строки, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протащите курсор. 2. Отпустите кнопку мыши. 3. Установив курсор в выделенную область, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор к строке, перед которой делается вставка выделенных строк. 4. Отпустите кнопку мыши. Альтернатива: 1. Выполните выделение перемещаемых строк (указанным выше способом). 2. Выполните команду Правка, Вырезать. 3. Установите курсор на строку, перед которой выполняется вставка. 4. Выполните команду Правка, Вставить.
Разбить ячейки 1. Выделите ячейки, подлежащие разбиению. 2. Выполните команду Таблица, Разбить ячейки. 3. Укажите число столбцов. 4. Нажмите кнопку <OK>
  Удалить блок ячеек 1. Выделите блок удаляемых ячеек. 2. Выполните команду Таблица, Удалить ячейки. 3. Укажите направление сдвига остальных ячеек: влево/ вверх. 4. Можно удалить соответствующие блоку выделенных ячеек строки или столбцы. 5. Нажмите кнопку <OK>.
Удалить столбцы таблицы 1. Выделите в таблице удаляемые столбцы. 2. Выполните команду Таблица, Удалить столбцы.
  Удалить строки таблицы 1. Выделите в таблице удаляемые строки. 2. Выполните команду Таблица, Удалить строки.

 

Для изменения ширины и высоты ячеек имеются два способа:

¨ использование командыТаблица, Высота и ширина ячейки;

¨ использование мыши.

КомандаТаблица, Высота и ширина ячейки вызывает диалоговое окно «Высота и ширина ячейки» с двумя вкладками Строка и Столбец.

1-й способ.

Вкладка Строка (рис. 4) задает размеры высоты строк. Высота строки указывается в выбранной единице измерения, которая задается командойСервис, Параметры на вкладке Общие.

Рис. 4. Диалоговые окна задания высоты строк и ширины столбцов таблицы

 

Параметр Отступ слева определяет расстояние между левым, полем страницы и левым краем текста в выделенных строках таблицы. Смещение ячеек строки относительно края страницы задается кнопками: по левому краю, по центру, по правому краю.

Можно запретить или разрешить разбиение таблицы или текста в строке при переходе со страницы на страницу. Для перемещения по строкам таблицы и их настройки используются кнопки <Следующая> и <Предыдущая>.

Вкладка Столбец (рис. 4) настраивает ширину столбца для выделенных ячеек или столбцов и интервал между данными различных столбцов. Кнопка <Автоподбор> автоматически изменяет ширину столбца с учетом содержимого.

Й способ.

Ширину столбца и высоту строк можно также установить, перемещая линии сетки или перетаскивая маркеры столбца и строки на горизонтальной и вертикальной линейках при нахождении курсора внутри ячейки. При этом, если выделена какая-либо отдельная ячейка, изменения ширины столбца касаются только этой ячейки; но изменение высоты строки распространяется на все ячейки текущей строки.

Форматирование таблицы

 

Для содержимого ячеек таблицы работают все команды режимаФормат (допустимо различное шрифтовое оформление текста внутри одной и той же ячейки, обрамление и заполнение выделенных ячеек или их содержимого на уровне отдельных абзацев, изменение регистра символов, вставки табуляторов абзацев ячеек, форматирование кадров и т.п.).

Таблицу можно многократно автоматически форматировать с помощью команды Таблица, Автоформат (см. рис. 3).

Для автоформатирования таблицы выбирается стандартный табличный формат и проводится его дополнительная настройка. При этом можно отказаться от используемого обрамления, типа шрифта и т.п., отключив соответствующие переключатели. Кроме того, к отдельным частям таблицы (заголовкам строк, первому столбцу, последней строке, последнему столбцу) можно применить специальные форматы.

Использование в таблице формул

 

Текстовый процессор Word позволяет выполнять вычисления, записывая в отдельные ячейки таблицы формулы с помощью командыТаблица, Формулы. Формула задается как выражение, в котором могут быть использованы:

¨ абсолютные ссылки на ячейки таблицы в виде списка (разделяемые точкой с запятой—Al; B5; Е10 и т.д.) или блока (начало и конец блока ячеек—A1:F10);

¨ ключевые слова для ссылки на блок ячеек:

¨ LEFT – ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой;

¨ RIGHT – ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой;

¨ ABOVE – ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой;

¨ BELOW – ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой;

¨ константы – числа, текст в двойных кавычках;

¨ встроенные функции Word (табл. 2);

¨ знаки операций (+, -, *, /, %, =, <, <=, >, >=, <>).

 

Таблица 2.Виды встроенных функций Word

 

Категория Функция Назначение
Статистические   AVERAGE() Вычисление среднего значения для диапазона ячеек, например: =AVERAGE(A1:C20; B25; А30)
COUNT() Подсчет числа значений в указанном диапазоне ячеек, например: = COUNT(A1 :С20; B25; А30)
MAX() Нахождение максимального значения в указанном блоке ячеек, например: =МАХ(А1:С20; B25; А30)
MIN()   Нахождение минимального значения в указанном блоке ячеек, например: =MIN(A1:C20;B25;A30)
SUM()   Нахождение суммы чисел в указанном блоке ячеек, например: =SUM(A1 :С20)
Математические     ABS(x)   Абсолютное значение вычисляемого выражения, например: =ABS(APB12-C25+100)
MOD(x,y)   Остаток от деления первого числа на второе, например: =MOD(A1,C12)
INT(x) Целая часть числа, например: =INT(2345.45)
PRODUCT() Произведение чисел в указанном диапазоне ячеек, например: = PRODUCT(A1:C20; B25; А30)
ROUND(x,y) Округление значения до указанного числа знаков, например, округлить до сотен: = ROUND(2345.45,-2)
SIGN(x) Определение знака числа, например, -1 – для отрицательных и 1 – для положительных чисел): = SIGN(-2345.45)
Логические     IF(x,y,z) Проверка заданного условия и присвоения значения ячейке: если условие истинно – значение1, иначе – значение2, например: =IF (Е12>012;значение1; значение2)
AND(x,y)   Вычисляет значение 1, если заданы истинные значения логических аргументов, иначе – 0, например: = AND(A4>3; B2<3)
OR(x,y)   Вычисляет значение 1, если заданы истинные значения любого логического аргумента, иначе – 0, например: = OR(A2>3; D3<=4)
NOT(x)   Вычисляет значение 0, если задано истинное значение логического аргумента, иначе – 1, например: =NOT(D4>2)
FALSE Логическая константа ложь, которой соответствует число 0
TRUE Логическая константа истина, которой соответствует число 1
DEFINED(x) Определяет значение в ячейке

 

Основные действия с формулами приведены в табл. 3.

 

Таблица 3.Основные действия с формулами

 

№ п/п Действие Содержание действия
Ввод и редактирование формул 1. Установите курсор в ячейку для ввода формулы 2. Выполните команду Таблица, Формула 3. Введите вычисляемое выражение, используя имена встроенных функций – Вставить функцию 4. Задайте формат числа для результата 5. Нажмите кнопку <ОК>
  Работа с полями в ячейках таблицы   1. Выполните команду Сервис, Параметры, на вкладке Вид выберите Коды полей Альтернатива 1. Нажмите клавиши <Shift> <F9> при установке курсора в ячейке 2. Установите курсор в область формулы и выполните корректировку формулы
Обновление значения поля 1. Выделите таблицу 2. Нажмите клавишу <F9>

 

При копировании формул ссылки на адреса ячеек автоматически не изменяются, их следует редактировать вручную. Для этого нужно перейти из режима показа значений в режим показа кодов полей, воспользовавшись любым приведенным ниже способом:

¨ повторно выполнить командуТаблица, Формула и осуществить редактирование формулы в окне «Формула»;

¨ с помощью командыСервис, Параметры, вкладка Вид, переключатель Коды полей;

¨ с помощью командыКоды/значения полей, выполняемой из контекстного меню, которое вызывается на поле формулы правой кнопкой мыши.

 

ЗАДАНИЕ 1

Подготовьте таблицу подсчета количества студентов, сдавших экзамены на отлично, хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно, и студентов, не явившихся сдавать (табл. 4).

 

При выполнении этого задания рекомендуется придерживаться следующей последовательности действий:

1. Создайте новый документ.

Таблица 4 для подсчета количества оценок (файл Table.doc)

 

2. Создайте таблицу из 9 столбцов и 12 строк.

3. Выполните объединение ячеек первой строки.

4. Установите ширину столбца А (для строк 2-12) – 0,7 см.

5. Установите ширину столбца В (для строк 2-12) – 2,75 см.

6. Установите ширину столбца С (для строк 2-12) – 1,5 см.

7. Установите ширину столбца D-I (для строк 2-12) – 1,75 см.

8. Введите текст в ячейки таблицы.

9. Затените итоговые строки и столбцы для подсчета количества оценок.

10.Сохраните документ в файле Table.doc.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

 

1. Создайте новый документ. Для этого:

выполните командуФайл, Создать с подтверждением в диалоговом окне установленных по умолчанию параметров документа, определяемых переключателем Документ и типом Обычный.

2. Создайте таблицу из девяти столбцов и четырнадцати строк. Для этого:

¨ выполните командуТаблица, Добавить таблицу;

¨ в появившемся диалоговом окне «Вставка таблицы» укажите необходимое число столбцов (9) и строк (12).

3. Выполните объединение ячеек первой строки. Для этого:

¨ установите мышь в первой ячейке первой строки, нажмите левую клавишу мыши и, не отпуская, перемещайте курсор до тех пор, пока вся строка не будет выделена (дальнейшие выделения ячеек, столбцов и строк производятся таким же образом);

¨ нажмите правую клавишу мыши и в появившемся меню выберите командуОбъединить ячейки.

4. Выделите столбец А для строк 2-12 и установите ширину столбца 0,7 см. Для этого выполните командуТаблица, Высота и ширина ячейки.

5. Выделите столбец В для строк 2-12 и установите ширину столбца 2,75 см – командаТаблица, Высота и ширина ячейки.

6. Выделите столбец С для строк 2-12 и установите ширину столбца 1,5 см – командаТаблица, Высота и ширина ячейки.

7. Выделите столбцы D-I для строк 2-12 и установите ширину столбца 1,75 – командаТаблица, Высота и ширина ячейки.

8. Введите текст в ячейки таблицы, соблюдая форматирование.

Шрифт: Times New Roman

Размер —10 пт

9. Затените итоговые строки и столбцы для подсчета количества оценок:

¨ введите командуФормат, Границы и заливка;

¨ в диалоговом окне «Заливка» выберите оттенки, которым необходимо отличить итоги.

10. Сохраните файл, выполнив следующие действия:

¨ выполните командуФайл, Сохранить как;

¨ в появившемся диалоговом окне «Сохранение документа» установите следующие параметры:

Тип: документ Word

Папка: откройте список и выберите нужное вам имя

Имя файла: наберите в данном окне Table.doc

11. Закройте файл (документ), выполнив командуФайл, Закрыть.

ЗАДАНИЕ 2

Произведите расчеты по формулам в таблице 4:

¨ числа студентов каждой учебной группы, сдававших экзамен по определенной дисциплине;

¨ общего числа студентов, сдавших экзамен по каждой дисциплине на отлично, хорошо и т.д.;

¨ количества всех студентов, сдававших экзамен по определенной дисциплине;

¨ числа студентов, сдававших экзамены.

Для этого:

1. Откройте файл Table.doc.

2. Создайте формулу для расчетов числа студентов каждой учебной группы, сдававших экзамен по определенной дисциплине.

3. Скопируйте формулу в другие ячейки таблицы.

4. Произведите обновление (расчет) значений в скопированных формулах.

5. Создайте формулу для расчета общего числа студентов, сдававших экзамен по каждой дисциплине на отлично, хорошо и т.д.

6. Введите формулу для суммирования всех студентов, сдававших экзамен по определенной дисциплине.

7. Сохраните файл Table.doc.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Откройте файл Table.doc, в котором хранится таблица 4, с помощью командыФайл, Открыть.

2. Введите формулы для расчетов числа студентов каждой учебной группы, сдававших экзамен по определенной дисциплине:

¨ установите курсор в ячейку D3 и выполните командуТаблица, Формула;

¨ в диалоговом окне «Формула» наберите следующее выражение: = SUM(RIGHT)

3. Скопируйте формулу из ячейки D3 в ячейки D4 – D6 и D8 – D11. Для этого:

¨ выделите значение формулы в ячейке D3, нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите командуКопировать;

¨ последовательно устанавливая курсор в каждой ячейке блоков D4 – D6 и D8 —D11, вставьте формулу, используя для этого из контекстного меню командуВставить;

¨ после копирования формулы в каждой ячейке будет одно и то же число, например в нашем случае – 32.

4. Произведите обновление (расчет) значений в скопированных формулах. Для этого в каждой ячейке:

¨ устанавливайте курсор в ячейке, куда была скопирована формула;

¨ вызывайте контекстное меню и выбирайте командуОбновить поле;

¨ измените значения в некоторых ячейках, где введено количество полученных оценок, а затем обновите значения в соответствующих ячейках графы Всего.

5. Введите формулу для расчета общего числа студентов, сдававших экзамен по каждой дисциплине на отлично, хорошо и т.д. Для этого в ячейки Е7 – I7 и Е12 – I12 по аналогии с п.2 введите формулу: =SUM(ABOVE)

6. Введите формулу для суммирования всех студентов, сдававших экзамен по определенной дисциплине. Для этого установите курсор в ячейку D7 и по схеме, отраженной в п.2, введите формулу: =SUM(RIGHT)

То же самое проделайте и для заполнения ячейки D12.

7. Сохраните файл Table.doc командойФайл, Сохранить.

 


Просмотров 597

Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2020 год. Все права принадлежат их авторам!