Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Вимоги щодо раціоналізації документообігу 5 часть



 

292. Приймання - передача кожної справи здійснюється працівником архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

 

293. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву установи за описами.

 

У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві установи.

 

294. Справи, що передаються до архіву установи, повинні бути зв'язані належним чином.

 

295. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву установи незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

 

Установи зобов'язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві установи для постійного зберігання до відповідного державного архіву.

 

Додаток 1

до Інструкції

(пункт 18)

ВИМОГИ

до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

 

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

 

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).



 

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

 

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

 

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

 

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

 

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

 

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

 

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

 

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

 

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:



 

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

 

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

 

104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

 

125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

 

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

 

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

 

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

 

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

 

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

 

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

 

Додаток 2

до Інструкції

(пункт 20)

 

ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

 

(місце для назви виду документа)

_______ Київ N ________

 


Додаток 3

до Інструкції

(пункт 20)

 

 

ДЕРЖАВНА

АРХІВНА СЛУЖБА

УКРАЇНИ

УКРДЕРЖАРХІВ

вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110

Тел. 277-27-77, факс 277-36-55

E-mail: mail@archives.gov.ua

Web: http:// www.archives.gov.ua

Код ЄДРПОУ 37552598

 

______ N ____

 

На N __________ від ________

 

 

Додаток 4

до Інструкції

(пункт 20)

 

УКРДЕРЖАРХІВ

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ

АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

(УНДІАСД)

 

вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110, тел./факс: (044) 275-53-82, тел. 277-13-74

E-mail: undiasd@archives.gov.ua Код ЄДРПОУ 22992594

 

__________ N

На N ___________ від

 

Додаток 5

до Інструкції

(пункт 20)

 

ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

 

ДКУД

_________

 

НАКАЗ_______

Київ N ______

Додаток 6

до Інструкції

(пункт 39)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

 

1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

 

2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

 

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

 

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

 

5. Номенклатури справ.

 

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

 

7. Описи справ.

 

8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

 

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

 

10. Посадові інструкції.

 

11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

 

12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

 

13. Розцінки на виконання робіт.

 

14. Статути (положення) установ.

 

15. Структура установи.

 

16. Форми уніфікованих документів.

 

17. Штатні розписи.

 

Додаток 7

до Інструкції

(пункт 73)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

 

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

 

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

 

3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

 

4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

 

5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

 

6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

 

7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

 

8. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

 

9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

 

10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

 

11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

 

12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

 

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

 

14. Номенклатури справ.

 

15. Описи справ.

 

16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

 

17. Протоколи (погодження планів поставок).

 

18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

 

19. Специфікації (виробів, продукції тощо).

 

20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

 

21. Статути установ.

 

22. Титульні списки.

 

23. Трудові книжки.

 

24. Штатні розписи.

 

Додаток 8

до Інструкції

(пункт 138)

ЖУРНАЛ

реєстрації відряджень


Просмотров 275

Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2020 год. Все права принадлежат их авторам!