Главная Обратная связь Поможем написать вашу работу!

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Формування наглядових проваджень



 

11.2.1. У наглядовому провадженні звернення, відповіді, інші документи групуються протягом кількох років – доки ведеться листування.

 

11.2.2. У наглядові провадження, які заведені за кримінальними справами, підшиваються:

- копії постанов про порушення кримінальної справи, прийняття справи до свого провадження, притягнення як обвинуваченого, застосування запобіжного заходу, продовження строку слідства та утримання обвинуваченого під вартою, припинення або закриття справи, проведення обшуку, вилучення поштово-телеграфної кореспонденції, призначення експертизи, а також прийнятих під час дізнання та досудового слідства інших процесуальних рішень;

- план слідства;

- письмові вказівки прокурора у справі;

- копія обвинувального висновку, копія постанови про направлення справи до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або про її закриття;

- копія опису матеріалів кримінальної справи;

- копії чи виписки з документів, що містять основні докази, на яких ґрунтується обвинувачення;

- копія подання про усунення причин та умов, що сприяли скоєнню злочину, і довідка щодо результатів реагування на подання;

- скарги, заяви та листування за ними, що не підлягають долученню до справи;

- копія супровідного листа про направлення справи до суду чи іншого органу;

- записи вивчення справи державним обвинувачем, необхідні для підтримання державного обвинувачення;

- план судового слідства, записи про його хід із зазначенням змісту досліджених доказів;

- промову у судових дебатах;

- довідки про результати розгляду справи судом, про ознайомлення з протоколом судового засідання та з апеляціями інших учасників процесу;

- копії судових рішень;

- копії апеляції, касаційного подання, клопотання про перегляд судових рішень у порядку виключного провадження з відміткою про результати їх розгляду;

- копія постанови про призначення розслідування нововиявлених обставин та подання про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами.



До наглядових проваджень, які заведені за кримінальними справами, порушеними в порядку нагляду за додержанням законів, долучаються копії матеріалів дослідчої перевірки.

 

11.2.3. Забороняється підшивати у наглядові провадження оригінали протоколів допиту обвинувачених, свідків, експертів, скарги, що надійшли у ході слідства і прийняті за ними рішення, а також інші процесуальні документи, які повинні міститись тільки у кримінальній справі.

 

11.2.4. Строки зберігання наглядових проваджень проставляються на обкладинках працівниками канцелярії відповідно до Переліку документів, що утворюються у діяльності органів прокуратури України із зазначенням термінів їх зберігання.

 

11.2.5. Закінчені наглядові провадження зберігаються у папках по
25-30 одиниць. На папках зазначаються номери наглядових проваджень, що знаходяться в них.

У наглядових провадженнях, крім постійного зберігання та заведених за кримінальними справами і матеріалами дослідчої перевірки, на звороті останнього аркуша працівником канцелярії зазначається дата підшивки, кількість аркушів і особистий підпис.

Картки закінчених наглядових проваджень зберігаються разом з ними.

 

11.2.6. Після закінчення діловодного року проводиться відбір наглядових проваджень постійного зберігання для включення в опис.

Під час здачі в архів прокуратури наглядові провадження тимчасового зберігання включаються в один опис зі справами тимчасового зберігання і розміщуються в описі після них.



 

11.2.7. Закрита кримінальна справа передається на зберігання в архів прокуратури разом з наглядовим провадженням, яке було заведено за цією справою, за його номером.

 

11.2.8. Наглядові провадження, в яких містяться документи, що становлять інтерес для науки, історії, які набули суспільного обговорення у засобах масової інформації, або ті, що можуть слугувати прикладом для обміну позитивним досвідом, або які містять дані про осіб, що мають видатні заслуги перед державою, або які свідчать про надзвичайні події, які заслуговують на увагу слідства та прокурорського нагляду, експертними комісіями прокуратури можуть відбиратися на постійне зберігання.

Формування справ

 

11.3.1. Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

 

11.3.2. Під час формування документів у справи слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих, дублетних документів, копій та документів, що підлягають поверненню;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ та документів навчальних закладів). Особові справи формуються протягом усього часу роботи працівника у прокуратурі;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов’язковим внесенням її назви та строку зберігання в чинну номенклатуру справ;



- документи, створені за допомогою комп’ютерної техніки, групуються у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки);

- документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи прокуратури, документи постійного та тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або вирішення питання згадані документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій – документи тимчасового зберігання.

 

11.3.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

 

11.3.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Накази з основної діяльності формуються у справи окремо від наказів по особовому складу.

У разі формування великої кількості наказів по особовому складу доцільно групувати їх в окремі справи за видами (відрядження, відпустки, звільнення, преміювання ін.).

Доручення вищестоящих прокуратур та документи про їх виконання групуються у справи за напрямками діяльності прокуратури.

 

11.3.5. Документи засідань колегії групуються у дві справи:

- документи з організації та проведення засідань колегії (порядок денний, список запрошених осіб, доповідні записки, проекти рішень колегії тощо);

- документи про виконання рішень колегії.

Документи засідань колегії групуються в справи у хронологічному порядку і за номерами, документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів.

11.3.6. Нормативні акти (положення, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, рішеннями тощо), уміщуються у справи разом із цими документами.

 

11.3.7. Накази з основної діяльності, з особового складу, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

 

11.3.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

 

11.3.9. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

 

11.3.10. Особові справи прокурорсько-слідчих працівників формуються відповідно до Інструкції по обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України, затвердженої першим заступником Генерального прокурора України від 16.12.1992.

Порядок формування та ведення особових справ державних службовців визначений постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 №731.

 

11.3.11. Забороняється ведення справ поза номенклатурою.

 

12. Підготовка справ до зберігання та використання

12.1. Закінчені у діловодстві справи та наглядові провадження (надалі – справи) постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу повинні здаватися в архів прокуратури для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів прокуратури за погодженням з керівником секретаріату.

 

12.2. Підготовка документів до передачі в архів прокуратури включає:

- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передавання справ до архіву прокуратури;

- забезпечення збереженості документів.

13. Експертиза цінності документів у прокуратурах

13.1. Експертиза цінності документів

 

13.1.1. Експертиза цінності документів – всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

 

13.1.2. Забороняється:

- знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності;

- вилучати з Національного архівного фонду документи:

створені у період до 1946 року;

з мотивів конфіденційності чи таємності інформації, що містяться в них, з політичних чи ідеологічних міркувань.

13.2. Організація експертизи цінності документів

 

13.2.1. Експертиза цінності документів в прокуратурі проводиться:

- у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;

- під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі у складі Національного архівного фонду.

 

13.2.2. Організація експертизи цінності документів, їх відбору для наступного зберігання здійснюється експертними комісіями прокуратур. ЕК прокуратур здійснюють діяльність на підставі Положення, що розробляється відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 №183.

13.2.3. У разі утворення нових прокуратур вони зобов’язані упродовж року з початку діяльності звернутися до державного архіву, у зоні комплектування якого вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду.

 

13.3. Основні завдання експертної комісії

 

13.3.1. Основними завданнями ЕК є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві прокуратури.

ЕК прокуратури приймає рішення про схвалення та подання до ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву) проектів таких документів:

- описів справ постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду;

- описів справ з особового складу;

- номенклатури справ;

- інструкції з діловодства;

- положення про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії;

- анотованих переліків унікальних документів Національного архівного фонду;

- актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

- актів про вилучення документів з Національного архівного фонду.

13.4. Організація роботи експертної комісії

 

13.4.1. ЕК Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, організовує свою роботу відповідно до Положення, що затверджується наказом керівника прокуратури.

 

13.4.2. До складу ЕК, який затверджується наказом керівника прокуратури, включаються керівник секретаріату, керівник архіву прокуратури, досвідчені працівники інших структурних підрозділів і фахівці відповідного державного архіву. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника прокуратури, а секретарем – керівник архіву прокуратури.

 

13.4.3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Державного комітету архівів України.

 

13.4.4. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником прокуратури, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правочинними, якщо на них присутні не менше двох третин складу комісії.

 

13.4.5. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником прокуратури, за рішенням якого була утворена ця комісія. У разі відмови керівника прокуратури затвердити протокол комісії з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися із скаргою до ЦЕПК Держкомархіву, рішення якої є остаточним.

 

13.4.6. Секретар ЕК за вказівками її голови забезпечує скликання комісії, складає протоколи засідань, доводить до відома структурних підрозділів і окремих посадових осіб прокуратури рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її зберігання.

 

13.5. Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів

 

13.5.1. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками канцелярії (секретаріату) прокуратури разом з ЕК під методичним керівництвом архіву прокуратури.

 

13.5.2. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву прокуратури, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах прокуратури, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ прокуратури шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

 

13.5.3. Справи з позначкою „ЕПК”, у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені із зазначених справ, об’єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення новосформованих справ здійснюється тільки по завершенні експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

 

13.5.4. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами прокуратури здійснюється їх розшук. Якщо результат розшуку буде негативним, керівник прокуратури за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (додаток 45), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву прокуратури.

 

13.5.5. За результатами експертизи цінності в прокуратурі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до Національного архівного фонду. При цьому враховуються такі примітки, як „Доки не мине потреба”, „До заміни новими”, „Після закінчення строку договору” тощо. Оформлення та описання справ здійснюється відповідно до вимог пунктів 14.1, 14.8 Інструкції.

 

13.5.6. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення (додаток 46) здійснюються після зведення описів справ прокуратури за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК прокуратури одночасно. Схвалені ЕК прокуратури описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на погодження ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву).

Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником прокуратури, після чого прокуратура-фондоутворювач має право знищувати документи.

 

13.5.7. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2004 року, з п’ятирічним строком зберігання – не раніше 1 січня 2006 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи прокуратури в цілому. Назви однорідних справ, відібраних для знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

13.5.8. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК прокуратури, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК (ЕК) ЦДАВО України (обласного державного архіву). Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником прокуратури.

 

13.5.9. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з №1.

 

13.5.10. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів для знищення. Ці акти зберігаються в архіві прокуратури.

Якщо обсяг справ, виділених для знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

 

13.5.11. Порядок зберігання та знищення документів і справ з грифом «Для службового користування» визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від
27.11.1998 №1893.

14. Підготовка і передача справ до архіву прокуратури

 

Оформлення справ

 

14.1.1. Оформлення справ, заведених у структурних підрозділах прокуратури, покладається на працівників, що забезпечують діловодство цих підрозділів за методичною допомогою архіву прокуратури.

14.1.2. Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

14.2. Нумерація аркушів справ

14.2.1. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

 

14.2.2. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

 

14.2.3. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

 

14.2.4. Аркуш формату, більшого, ніж формат А-4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А-4.

 

14.2.5. Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

 

14.2.6. Підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

 

14.2.7. Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

 

14.2.8. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

 

14.2.9. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-6 тощо);

 

14.3. Складання внутрішнього опису документів справи

14.3.1. Внутрішній опис складається до справ та наглядових проваджень, які зазначені в п. 11.1.8 Інструкції.

 

14.3.2. Внутрішній опис (додаток 47) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

 

 

14.3.3. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

 

14.3.4. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» із посиланням на відповідні підтверджуючі документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

14.4. Складання засвідчувального напису справи

14.4.1. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 48) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) – на зворотному боці останнього чистого аркуша.

 

14.4.2. У засвідчувальному напису зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак „+” (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

 

14.4.3. У засвідчувальному напису застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

- наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

- номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

- номери великоформатних аркушів;

- номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

 

14.4.4. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному напису із посиланнями на відповідний виправдувальний документ (наказ, акт).

 

14.4.5. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

Оправлення справ

14.5.1. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

 

14.5.2. Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

Оформлення обкладинок справ

14.6.1. Обкладинки справ постійного (додаток 49, 50), тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання (додаток 51, 52) та з особового складу оформляються за встановленою формою.

Перед передаванням справ до архіву прокуратури в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

 

14.6.2. На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У разі зазначення точних календарних дат указується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

 

14.6.3. На обкладинці справи проставляється її номер за описом і за погодженням з архівом прокуратури архівний номер опису.

 

14.6.4. У разі зміни найменування прокуратури (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої прокуратури (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування прокуратури (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

 

14.6.5. У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

14.7. Складання та оформлення описів справ

 

14.7.1. Описи справ та наглядових проваджень складаються за встановленою формою (додаток 53).

 

14.7.2. Опис справ структурного підрозділу складається працівником, відповідальним за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву прокуратури з дотриманням таких правил:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, у якому заведені включені до опису справи.

Приклад.

Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу №05, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2000 році, будуть мати номери: 05П – 2000; 05Т – 2000; 05ОС – 2000;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу „Строк зберігання, стаття за переліком”;

- у графі опису „Крайні дати справи, тому, частини” зазначаються крайні дати документів – самого раннього і самого пізнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;

- графа опису „Примітка” використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам прокуратури або іншій прокуратурі, про наявність копій документів у справі;

- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати їх систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і прокуратури в цілому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами „те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за хронологією в алфавітному порядку.

 

14.7.3. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

 

 

14.7.4. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

 

14.7.5. У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: „Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, № ____”, а графи 4, 5 опису не заповнюються.

 

14.7.6. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.

 

14.7.7. Опис справ структурного підрозділу прокуратури складається в двох примірниках, перший з яких передається разом із справами в архів прокуратури, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

 

14.7.8. Описи справ структурних підрозділів прокуратури є підставою для складання зведеного опису справ прокуратури.

 

14.8. Передавання справ до архіву прокуратури

 

14.8.1. Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу передаються до архіву прокуратури для наступного зберігання та користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів прокуратури за рішенням її керівника. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

 

14.8.2. Підготовка справ структурного підрозділу для передачі до архіву прокуратури включає перевірку правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідності справ номенклатурі.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов’язані їх усунути.

 

14.8.3. У разі встановлення фактів нестачі документів і справ під час передачі їх до архіву відповідними структурними підрозділами здійснюється їх розшук. Якщо результат розшуку буде негативний, керівник прокуратури за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву прокуратури.

14.8.4. Прийняття справ проводиться працівником архіву прокуратури в присутності працівника, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву прокуратури, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

Справи до архіву прокуратури доставляються працівниками структурних підрозділів.

15. Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ прокуратури та закінчених описів справ фонду в цілому

 

15.1. Складання і оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання

 

15.1.1. В архіві прокуратури, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ усієї прокуратури.

 

15.1.2. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 54) включаються заголовки справ, що відклалися в структурних підрозділах прокуратури впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку „ЕПК”.

Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для прокуратур районного рівня – зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевірення правильності формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню.

 

15.1.3. У разі виявлення нестачі справ, включених в опис структурного підрозділу, архів прокуратури разом із секретаріатом та структурним підрозділом прокуратури, де перебували ці справи, здійснюють заходи, передбачені п. 14.3.3 Інструкції.

 

15.1.4. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання аналогічний порядку, викладеному у п.10.6 Інструкції. Заголовки справ, що містять документи за кілька років, включаються у річний розділ зведеного опису відповідно до норм, викладених у п. 10.15 Інструкції.

 

15.1.5. Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку доти, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад номер 2, або інший валовий номер. У прокуратурах з річним документообігом менше 600 документів допускається закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.

 

15.1.6. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити (додаток 54).

Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ прокуратури, залежно від кількості таких справ можуть уноситися у річний розділ під літерними номерами (118-а, 454-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.

 

15.1.7. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру прокуратури за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

Передмова підписується укладачем опису та керівником архіву прокуратури (особою, відповідальною за архів).

 

15.1.8. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (додаток 55).

 

15.1.9. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК прокуратури, що проставляє гриф „СХВАЛЕНО” на кожному примірнику опису.

 

15.1.10. Прокуратури, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках, які подаються на розгляд ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву).

Схвалені ЕПК описи справ затверджуються керівником прокуратури. Перший примірник направляється державній архівній установі, в зоні комплектування якої перебуває прокуратура. Другий зберігається як недоторканний в архіві прокуратури. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і секретаріатом для поточного пошуку справ і в разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державної архівної установи.

15.1.11. Прокуратури, що зберігають документи Національного архівного фонду постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках. Після схвалення ЕК прокуратури описи подаються на розгляд ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву). Погоджені ЕПК описи затверджує керівник прокуратури. Перший примірник опису зберігається в архівному підрозділі прокуратури, другий – у секретаріаті.

 

15.2. Складання і оформлення закінченого опису справ постійного зберігання

 

15.2.1. Декілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.

Систематизація заголовків справ у закінченому опису може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами – назви структурних підрозділів прокуратури. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться.

 

15.2.2. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис (додаток 55) аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису Інструкції.

 

15.2.3. Обов’язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш (додаток 56), зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності і становлять довідковий апарат до опису.

Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

 

15.3. Складання і оформлення опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

 

15.3.1. В опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів прокуратури. Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою (додаток 57). Порядок унесення заголовків справ до опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання (Інструкції).

 

15.3.2. Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати зведеній номенклатурі справ прокуратури за цей самий рік.

 

 

15.3.3. Прокуратури, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у двох примірниках, які схвалюються ЕК прокуратури та затверджуються її керівником. Перший примірник як недоторканний зберігається в архіві, а другий є робочим.

Прокуратури, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох примірниках. Після схвалення ЕК прокуратури описи направляються для схвалення ЕК органу вищого рівня. Після повернення схвалені описи справ затверджуються керівником прокуратури. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві прокуратури як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій може надсилатися для контролю органу вищого рівня.

15.4. Складання і оформлення опису справ з особового складу

 

15.4.1. Опис справ з особового складу складається за встановленою формою (додаток 58). Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання (Інструкції).

 

15.4.2. Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності:

- накази з особового складу;

- списки особового складу;

- картки з обліку особового складу;

- особові справи;

- особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості із зарплати);

- трудові книжки (незатребувані);

- акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) уносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених громадян.

 

15.4.3. Описи справ з особового складу прокуратур, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК прокуратури, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву) та затверджуються керівником прокуратури.

 

15.4.4. Описи справ з особового складу прокуратур, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК прокуратури, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву) та затверджуються керівником прокуратури.

16. Забезпечення збереженості документів архіву

 

16.1. Вимоги до приміщень архіву

 

16.1.1. Приміщення архіву складаються з:

- сховища для зберігання документів;

- робочої кімнати працівників архіву.

 

16.1.2. Сховище архіву має бути віддаленим від виробничих, складських, лабораторних та побутових приміщень, пов’язаних із зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин, харчових продуктів і не мати з ними спільних вентиляційних каналів.

У сховищі архіву забороняється прокладення газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проведення труб немагістрального характеру допускається лише за умови їх ізоляції, що унеможливлює проникнення викидів з них у сховище.

 

16.1.3. Двері приміщень архіву ізолюються металом, у неробочий час вони опечатуються. Печатка разом з ключами від приміщення архіву зберігаються у працівника архіву та у чергового по прокуратурі.

Якщо приміщення архіву розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються відкидні металеві ґрати та охоронна сигналізація.

 

16.1.4. У приміщеннях архіву електропроводка прокладається в схованому вигляді або в газових трубах. Застосовується напівгерметична освітлювальна арматура. Рубильники, електрощити та інше розподільне електрообладнання встановлюються тільки за межами архівосховищ.

 

16.1.5. За пожежною безпекою приміщення архівів відносяться до категорії „В” і повинні розміщуватися в будівлях не нижче другого ступеня вогнестійкості.

 

16.1.6. Сховища і приміщення для роботи з документами мають бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння. Вогнегасники встановлюються з розрахунку не менше одного на кожні 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне окреме приміщення.

 

16.1.7. Режим зберігання документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря +17 - +19° С, відносна вологість – 50-55 %. У приміщеннях з нерегульованим кліматом рекомендується встановлювати кондиціонери, зволожувачі повітря.

 

16.1.8. Освітлення в архівосховищах може бути природним та штучним. При природному освітленні не допускається попадання сонячних променів на документи, для чого вони вміщуються в картонажі, папки з клапанами. Вікна в сховищах захищаються щільними шторами, жалюзі або віконницями, стелажі розміщуються перпендикулярно до вікон.

Для штучного освітлення в архівосховищах застосовуються електролампи в плафонах або люмінесцентні лампи фіолетового або жовтого відтінків.

 

16.1.9. Санітарно-гігієнічні роботи в сховищі необхідно проводити регулярно: щоденно – вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у санітарні дні – вологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та знепилювання коробок з документами.

 

16.1.10. У разі виявлення в приміщеннях плісняви, комах, гризунів проводиться дезінфекція, дезінсекція, дератизація уражених ділянок або приміщення в цілому.

 

16.2. Обладнання архіву

 

16.2.1. Архівосховища обладнуються стелажами, що розміщуються таким чином:

- ширина головного проходу між рядами стелажів – 120 см;

- ширина проходів між стелажами – 80 см;

- відстань стелажа від стіни – 50 см;

- відстань між полицями – 40 см;

- відстань від підлоги до нижньої полиці – не менше 20 см, а в підвальних і цокольних приміщеннях – не менше 30 см;

- відстань між стелажами та опалювальними системами – не менше
110 см.

Дерев’яні стелажі обов’язково обробляються вогнестійкими речовинами. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін, що мають віконні прорізи та опалювальні системи.

 

16.2.2. В архівах прокуратур, де зберігається менше 100 справ, допускається їх розміщення у шафах, що зачиняються, розташованих у робочих приміщеннях. Ключі від шаф повинні бути тільки в керівника архіву (особи, відповідальної за архів).

 

16.3. Розміщення документів в архівосховищі

 

16.3.1. Документи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах
(у шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.

Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу.

Документи ліквідованих організацій – попередників прокуратури зберігаються окремо.

 

16.3.2. Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами. Справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в’язках з картонними прокладками. Справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в’язок.

 

16.3.3. На картонажі наклеюються, а до в’язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються назва фондоутворювача і структурного підрозділу, номер фонду, опису, крайні дати та номери справ, уміщених у картонаж (в'язку). Картонажі (в’язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного фонду або опису.

 

16.3.4. Забороняється зберігати архівні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.

 

16.3.5. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз зліва направо.

 

16.4. Порядок видавання справ з архівосховища

 

16.4.1. Справи з архівосховища видаються для користування працівникам прокуратури-фондоутворювача, науковцям, а також у тимчасове користування іншим прокуратурам.

 

16.4.2. Кожне переміщення документів за межі архівосховища потребує вжиття заходів, що забезпечують їх надійну збереженість. За межі будівлі прокуратури документи вивозяться тільки в упакованому виді та закритому автотранспорті. Під час транспортування документи вміщуються у валізи, чемодани або упаковуються в пачки. При цьому використовується цупкий папір, шпагат, під який підкладаються картонні прокладки.

 

16.5. Перевіряння наявності та стану справ

 

16.5.1. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед передаванням документів на постійне зберігання.

 

16.5.2. Перевіряння наявності і стану справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу здійснюється раз на 10 років.

 

16.5.3. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться:

- після переміщення документів в інше сховище;

- після ліквідації наслідків стихійного лиха;

- якщо змінюється керівник архіву (особа, відповідальна за архів);

- під час реорганізації або ліквідації прокуратури.

Щорічно перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.

 

16.5.4. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками архіву або комісією, яку призначає керівник прокуратури.

Перевіряння наявності та стану справ проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів архівного опису з описуванням справ на обкладинках (титульних аркушах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікації документів усередині справи.

 

16.5.5. Справи, що видавалися для користування впродовж минулого року, перевіряються за книгами видавання справ у тимчасове користування.

 

16.5.6. Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш перевіряння наявності та стану справ, у якому фіксуються всі виявлені недоліки.

Окремий аркуш перевіряння складається на кожен опис архівного фонду. Після завершення перевіряння в кожному опису після засвідчувального напису вноситься запис «Перевірено», проставляються дата перевіряння та підпис особи, яка перевіряла справи цього опису.

 

16.5.7. Якщо під час перевіряння в опису виявлено літерні, пропущені, вільні номери справ, не відмічені в підсумковому запису, то він складається знову з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

 

16.5.8. Якщо перевірянням виявлено нестачу справ, то організовується їх розшук. Для цього необхідно:

- вивчити облікові документи архіву, у тому числі про видавання справ з архівосховища;

- організувати розшук невиявлених справ у структурних підрозділах, де вони були сформовані;

- перевірити в архівосховищі справи структурних підрозділів або інших фондів, що розташовані поруч, тому що справи можуть бути неправильно підкладені;

- вивчити документи справи фонду, у першу чергу акти про вилучення документів до знищення, про передання документів до інших прокуратур, на постійне зберігання, а також акти й аркуші попередніх перевірок наявності та стану справ.

Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.

 

16.5.9. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені їм місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів та інших облікових документів.

 

Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути:

- акти про вилучення їх до знищення (додаток 59);

- акти про непоправні пошкодження справи;

- акти передання справ іншим прокуратурам та на постійне зберігання (додаток 60).

 

16.5.10. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи.

 

17. Видача документів у тимчасове користування за межі архіву

 

17.1. Одержання з архіву прокуратури наглядових проваджень (справ) здійснюється працівником канцелярії структурного підрозділу на підставі відповідного замовлення (додаток 61) і реєструється в книзі видачі наглядових проваджень (справ) у структурні підрозділи прокуратури (додаток 62).

 

17.2. Справи з архіву видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця.

По закінченні встановленого строку у разі потреби здійснюється переоформлення документів на справи, що видані, після ознайомлення працівника архіву зі станом їх збереженості.

 

17.3. Вилучення справ з архіву або окремих документів зі справ і передача їх у постійне користування іншим установам, як правило, забороняється.

 

17.4. В окремих випадках на письмову постанову судово-слідчих органів у зв’язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, архів за письмовою вказівкою керівника прокуратури здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів.

Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках (додаток 59), перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.

18. Облік, використання, зберігання бланків, печаток і штампів

18.1. Порядок виготовлення бланків, їх облік, використання і зберігання

 

18.1.1. В органах прокуратури України використовуються бланки суворої звітності, які виготовляються типографським способом, та звичайні бланки, виготовлені в органах прокуратури за допомогою комп’ютерної техніки.

Усі бланки повинні виготовлятися згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.

 

18.1.2. До бланків суворої звітності відносяться кольорові бланки, що містять відображення Державного Герба України, повне найменування та юридичну адресу прокуратури (далі – гербові бланки), бланки посвідчень працівника прокуратури, бланки посвідчень про відрядження.

 

18.1.3. На бланках суворої звітності типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери, а в разі необхідності і серії цих номерів за видами бланків.

 

18.1.4. Кольорові гербові бланки використовуються для листування з органами державної влади та управління, народними депутатами України, установами, підприємствами, організаціями тощо.

Для листування із закордонними кореспондентами, дипломатичними установами і компетентними органами іноземних держав та представництвами міжнародних організацій виготовляються бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною з відображенням Державного Герба України, повного найменування та адреси прокуратури.

Інші бланки (не кольорові), які містять відображення Державного Герба України та повне найменування прокуратури, використовуються для відомчого листування в органах прокуратури, оформлення організаційно-розпорядчих документів та листування із заявниками.

 

18.1.5. Бланки, у яких використано іноземну мову, застосовувати у межах України не дозволяється.

 

18.1.6. Виготовлення та облік бланків суворої звітності покладається на підрозділи матеріально-технічного забезпечення Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня, які здійснюють їх видачу структурним підрозділам (підпорядкованим прокуратурам).

 

18.1.7. Керівники структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, прокурори районного рівня визначають осіб, відповідальних за отримання та видачу бланків працівникам прокуратури.

 

18.1.8. Бланки суворої звітності підлягають обов’язковому обліку у книгах обліку бланків (додаток 63) централізовано та у структурних підрозділах, зберігаються у сейфах або металевих шафах, які належно зачиняються та охороняються.

 

18.1.9. Видача гербових бланків, бланків посвідчень особи, посвідчень на відрядження здійснюється під розписку у зазначених вище книгах обліку.

 

18.1.10. Книги обліку бланків нумеруються, прошиваються і опечатуються та включаються до номенклатури справ.

 

18.1.11. Знищення зіпсованих бланків суворої звітності здійснюється комісією, у складі щонайменше трьох осіб (як правило, керівник підрозділу і працівник, який забезпечує діловодство), за актами, з відміткою у книзі обліку бланків.

Акт на знищення складається у довільній формі з відміткою усіх номерів зіпсованих бланків та способу їх знищення (подрібнення або спалення).

 

18.1.12. Контроль за використанням, зберіганням, обліком та списанням бланків суворої звітності покладається на керівників структурних підрозділів.

 

18.1.13. Перевірки наявності бланків суворої звітності, стану їх використання, зберігання та обґрунтованості списання проводиться не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається розпорядженням керівника прокуратури. Результати перевірки відображаються у книзі обліку після останнього запису.

 

18.2. Облік, використання, зберігання печаток і штампів

 

18.2.1. Службові, процесуальні, фінансово-господарські та інші документи, які складені в органах прокуратури, копії цих документів, а також вхідні та вихідні документи посвідчуються чи завіряються печатками або штампами.

 

18.2.2. Види документів, які необхідно завіряти або посвідчувати печатками чи штампами, а також види печаток і штампів, що використовуються при цьому, визначають керівники прокуратур розпорядженням на підставі чинних нормативно-правових актів.

 

18.2.3. В органах прокуратури використовуються печатки із відображенням Державного Герба України і повного найменування прокуратури відповідного рівня (далі - гербові печатки), інші печатки і штампи.

 

18.2.4. Перелік документів, які посвідчуються гербовою печаткою в органах прокуратури України, наведено у додатку 64 Інструкції.

 

18.2.5. Копії документів, які в оригіналі посвідчені гербовою печаткою, завіряються винятково гербовою печаткою прокуратури відповідного рівня. Копії інших документів засвідчуються печатками „Для копій” тих структурних підрозділів, які їх склали.

 

18.2.6. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ, відбиток
штампа – на вільній від реквізитів та інших написів частині документа.

 

18.2.7. Перелік печаток і штампів, які рекомендовано до використання у діяльності органів прокуратури України, визначено у додатку 65 Інструкції.

 

18.2.8. Виготовлення, облік видачі та списання печаток і штампів покладається на підрозділи матеріально-технічного забезпечення Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня, які здійснюють їх видачу структурним підрозділам (підпорядкованим прокуратурам).

 

18.2.9. Печатки і штампи підлягають обов’язковому обліку у підрозділах, що їх використовують. Такий облік ведеться у книгах обліку печаток і штампів за формою, визначеною цією Інструкцією (додаток 66), з обов’язковим зазначенням контрольного відбитку печатки (штампа).

 

18.2.10. Великі гербові печатки зберігаються та використовуються Першим відділом Генеральної прокуратури України, режимно-секретними підрозділами прокуратур обласного рівня, прокурорами районного рівня.

 

18.2.11. Малі гербові печатки (видавлюючі гербові печатки) для посвідчень працівника прокуратури та інших документів, визначених у пункті 7 додатку 64, зберігаються та використовуються кадровими підрозділами.

 

18.2.12. Негербові печатки і штампи використовуються самостійними структурними підрозділами Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, секретаріатом для засвідчення факту реєстрації вхідних і вихідних документів, посвідчення копій документів, інших відміток довідкового характеру.

Порядок їх використання регламентується розпорядженням керівництва Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня, прокурора районного рівня.

 

18.2.13. У разі зміни найменування прокуратури чи структурного підрозділу діючі печатки або штампи з відображенням їх назви необхідно знищити. Нові печатки і штампи з відображенням назви прокуратури чи структурного підрозділу виготовляються та використовуються у роботі на підставі розпорядження керівництва прокуратури.

 

18.2.14. Керівники структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, прокурори районного рівня визначають осіб, відповідальних за отримання і правильне використання печаток і штампів.

 

18.2.15. Працівники, які отримали печатки і штампи для виконання покладених на них службових обов’язків, несуть персональну відповідальність за їх збереження та правильність використання.

 

18.2.16. Тимчасова передача печаток і штампів іншим працівникам може проводитися лише за письмовою згодою керівника самостійного структурного підрозділу, прокурора районного рівня.

 

18.2.17. У неробочий час гербова, інші печатки і штампи зберігаються виключно в сейфах відповідальних працівників або у спеціально відведених для цього приміщеннях підрозділів діловодства, які належно зачиняються та охороняються.

 

18.2.18. Відповідальність за додержання порядку зберігання та використання великої гербової печатки покладається на начальника Першого відділу Генеральної прокуратури Укра


Просмотров 924

Эта страница нарушает авторские права




allrefrs.ru - 2021 год. Все права принадлежат их авторам!