Главная Обратная связь Поможем написать вашу работу!

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Складання номенклатури справ



10.1. Номенклатура справ – це систематизований і проіндексований перелік назв справ, що утворюються у процесі діяльності прокуратури із зазначенням строків їх зберігання.

 

10.2. Номенклатура справ є обов’язковим для кожної прокуратури документом, який складається для створення у прокуратурі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду.

Номенклатура справ оформляється на бланку прокуратури.

 

10.3. Під час складання номенклатури справ прокуратури слід керуватися державними стандартами, Законом України „Про прокуратуру”, структурою прокуратури, положеннями про структурні підрозділи, типовими номенклатурами справ, відомчим та типовим переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурами справ минулих років, описами справ постійного та тимчасового строку зберігання.

 

10.4. Номенклатура справ структурного підрозділу апарату та прокуратури складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності.

 

10.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться, наприклад: „Листування з підпорядкованими прокуратурами з питань діловодства”, „Документи (рапорти, заяви, доповідні записки) з кадрових питань”, „Книга реєстрації вхідної кореспонденції за 2010 рік”.

Не дозволяється заводити справи із загальними назвами („Загальні питання”, „Різне листування” ін.).

10.6. Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої прокуратури (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.



 

10.7. Кожній справі, що включена до номенклатури, надається умовне позначення арабськими цифрами – індекс, який складається з індексу структурного підрозділу і порядкового номера справи у межах підрозділу. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної тире.

У номенклатурі справ зберігаються однакові порядкові номери для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів (справи з копіями наказів керівника прокуратури, протоколи оперативних нарад ін.).

Якщо протягом року у структурних підрозділах, прокуратурі районного рівня виникають нові справи, не передбачені номенклатурою, вони додатково включаються до номенклатури справ. Для цього у кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.

 

10.8. У кінці діловодного року працівником канцелярії структурного підрозділу до номенклатури справ підрозділу складається підсумковий запис, у якому зазначається кількість (томів, частин) і категорії (постійного, тривалого і тимчасового зберігання) фактично заведених за рік справ.

 

10.9. Відомості, що містяться у підсумковому записі номенклатури справ підрозділів, передаються керівнику архіву (архіваріусу) прокуратури для оформлення підсумкового запису зведеної номенклатури справ прокуратури.



 

10.10. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 43) на наступний календарний рік складається працівником канцелярії цього підрозділу, підписується його керівником, погоджується керівником архіву прокуратури і не пізніше 1 листопада поточного року передається керівнику секретаріату для складання зведеної номенклатури справ прокуратури
(додаток 44).

 

10.11. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться секретаріатом в єдину (зведену) номенклатуру справ прокуратури.

 

10.12. Організації (навчальні, наукові установи), які належать до сфери управління прокуратури, складають окремі номенклатури справ, що не включаються у зведену номенклатуру справ прокуратури.

 

10.13. Під час розроблення зведеної номенклатури справ прокуратури, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність прокуратури у цілому. При цьому використовуються структура прокуратури, положення про структурні підрозділи, номенклатури та описи справ за минулі роки, типовий та відомчий перелік документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання прокуратури на наступний рік.

 

10.14. Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої структури прокуратури. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів.

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між окремими працівниками прокуратури. Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ прокуратури, побудованої за таким принципом, відображають її функції та галузі діяльності і розміщуються у ній за ступенями їх важливості.



 

10.15. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ прокуратури включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи прокуратури.

До зведеної номенклатури справ включаються також не закінчені у діловодстві справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, алфавітні та контрольні картотеки, номенклатури справ, книги обліку, документи, створені за допомогою комп’ютерної техніки (інших пристроїв).

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх вирішення або ведення.

 

10.16. До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники тощо.

 

10.17. Зведена номенклатура справ прокуратури, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і після її остаточного доопрацювання схвалюється з експертною комісією (ЕК) прокуратури і погоджується експертно-перевірною комісією (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади і управління (далі ЦДАВО) України (обласного державного архіву) та затверджується керівником прокуратури і вводиться у дію з першого січня наступного календарного року.

Зведена номенклатура справ оформляється на загальному бланку прокуратури.

10.18. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, погоджують номенклатури справ з ЕК прокуратури вищого рівня, після чого затверджують керівником прокуратури.

 

10.19. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з ЦДАВО України (обласним державним архівом) або органом вищого рівня, якщо у прокуратурі не створюються документи Національного архівного фонду.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:

- перший (недоторканний) – зберігається у справах секретаріату;

- другий – передається до архівного підрозділу прокуратури для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

- третій – надсилається до ЦДАВО України (обласного державного архіву) або до органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ;

- четвертий – розподіляється за розділами між структурними підрозділами для практичної роботи.

 

10.20. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так й у зведеній номенклатурі справ прокуратури протягом діловодного року в графі „Примітка” робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву прокуратури.

 

10.21. Зведена номенклатура справ підлягає перескладанню і повторному погодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або в разі суттєвих змін у структурі, функціях та характері роботи прокуратури.

 

11. Формування справ і наглядових проваджень

11.1. Загальні правила формування справ і наглядових проваджень

 

11.1.1. Справи і наглядові провадження формуються за місцем реєстрації та виконання (вирішення) документів.

У структурних підрозділах у справи і наглядові провадження групуються документи, які відносяться до їх компетенції; у прокуратурі районного рівня здійснюється формування справ і наглядових проваджень у цілому по прокуратурі.

 

11.1.2. Формування справ і наглядових проваджень покладається на працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах (прокуратурах). Забороняється формування та зберігання справ і наглядових проваджень у виконавців.

 

11.1.3. У справи і наглядові провадження підшиваються тільки виконані, правильно оформлені документи, які стосуються одного питання та розміщуються у хронологічній послідовності: документ-відповідь за документом-запитом (вхідні – за датами надходження, вихідні – за датами відправлення).

 

11.1.4. Виконані документи передаються працівнику канцелярії в упорядкованому стані з відміткою прокурорсько-слідчого працівника, що складається із слова „до справи №” або „до н/п”, особистого підпису і дати.

 

11.1.5. Документи у справи і наглядові провадження підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками не пізніше трьох днів після їх виконання.

 

11.1.6. У кожну справу чи наглядове провадження підшивається не більше 250 аркушів. Якщо документів більше, формується другий том з відміткою індекса справи першого тому.

Документи постійного зберігання формуються у тверду обкладинку, а тимчасового – у м’яку.

 

11.1.7. Всі аркуші справи чи наглядового провадження, крім чистих, нумеруються графітовим олівцем. Якщо справа чи наглядове провадження складається з кількох томів, кожен том нумерується окремо. Забороняється нумерувати листи чорнилом або кольоровими олівцями.

 

11.1.8. Нумерації підлягають аркуші:

- всіх справ постійного зберігання;

- справ, які містять документи з грифом „Для службового користування”;

- особових справ;

- матеріалів дослідчої перевірки;

- кримінальних справ;

- наглядових проваджень, що передаються на державне зберігання;

- наглядових проваджень, що заведені за кримінальними справами.

До всіх перелічених справ і наглядових проваджень складається та підшивається внутрішній опис документів і засвідчувальний напис.

 

11.1.9. Під час формування перевіряється додержання правил оформлення документів (наявність підписів, дати, індексу, відміток „завести н/п”, „до справи №”, „в очікуючі” ін.).

Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю на доопрацювання.

 

11.1.10. Забороняється підшивати у справу чи наглядове провадження документи:

- які не належать до справи;

- які не мають відповідних відміток прокурорсько-слідчого працівника;

- які підлягають поверненню, а також чернетки, дублікати.

 

11.1.11. Вилучення та видача будь-яких документів із справ і наглядових проваджень постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках вилучення можливе тільки з дозволу керівника прокуратури з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії вилученого документа і вкладенням акта щодо причин вилучення оригіналу документа.

 

11.1.12. Відмітка прокурорсько-слідчого працівника „до справи №” чи „до н/п” свідчить про те, що робота над документом закінчена і його слід долучити до вказаної справи чи наглядового провадження.


Просмотров 451

Эта страница нарушает авторские права




allrefrs.ru - 2021 год. Все права принадлежат их авторам!