Главная Обратная связь Поможем написать вашу работу!

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Найменування посади Найменування посади



(Підпис) (ініціал імені, прізвище) (Підпис) (ініціал імені, прізвище)

 

Дата Дата

9.5. Засвідчення документів

 

9.5.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

 

9.5.2. Документи підписуються повноважними особами органів прокуратури, як правило, на першому примірнику документа відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

При цьому слід дотримуватися таких правил:

- документи, що надсилаються керівнику прокуратури нижчого рівня, підписуються керівником або його заступниками прокуратури вищого рівня;

- документи, що надсилаються заступнику керівника прокуратури нижчого рівня, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками самостійних структурних підрозділів прокуратур вищого рівня;

- документи, адресовані керівництву прокуратури вищого рівня, повинні підписуватися тільки керівником прокуратури або особою, що виконує його обов’язки;

- документи, адресовані керівникам структурних підрозділів прокуратури вищого рівня, можуть підписуватися заступниками керівника прокуратури, а також керівниками структурних підрозділів, якщо такі документи не стосуються виконання доручень прокуратури вищого рівня;

- керівник структурного підрозділу прокуратури вищого рівня має право підписувати документ, адресований лише відповідному заступнику керівника прокуратури, згідно з розподілом обов’язків між керівниками прокуратури;

- документи, адресовані керівнику структурного підрозділу, має право підписувати тільки керівник іншого структурного підрозділу у межах цієї прокуратури.

 

9.5.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої, без зазначення назви прокуратури – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу імені і прізвища.

 

Наприклад: на бланку прокуратури

 

Прокурор області (підпис) (ініціал імені, прізвище)

- на чистому папері:



 

Прокурор відділу криміналістики

прокуратури Донецької області (підпис)(ініціал імені, прізвище)

У разі підписання документа двома особами, їх підписи розміщуються відповідно до посади:

 

Начальник відділу статистики (підпис) (ініціал імені, прізвище)

Прокурор відділу статистики (підпис) (ініціал імені, прізвище)

- якщо однакові посади – на одному рівні:

 

Начальник слідчого Начальник відділу

відділу криміналістики

(підпис) (ініціал імені, прізвище) (підпис) (ініціал імені, прізвище)

 

- посадовими особами різних відомств – також на одному рівні;

- у разі підписання документа, підготовленого комісією, вказують не посади осіб, а розподіл обов’язків у складі комісії.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

 

Голова комісії (підпис) (ініціал імені, прізвище)

Секретар комісії (підпис)(ініціал імені, прізвище)

 

Протоколи засідань колегії підписуються Головою колегії та керівником організаційно-контрольного підрозділу, наприклад:

 

 

Голова колегії (підпис) (ініціал імені, прізвище)

Начальник Головного управління

організаційного та правового

забезпечення (підпис) (ініціал імені, прізвище)

 

9.5.4. У разі відсутності посадової особи, підпис якої було підготовлено на проекті документа, документ передруковується із зазначенням посади особи, що буде підписувати документ, та її прізвища.



 

9.5.5. Не дозволяється підписання документа з прийменником „за” або позначкою скісною рискою перед найменуванням посади.

 

9.5.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження.

Документ затверджується двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа.

Затверджуються, як правило, такі документи: положення про структурні підрозділи, інструкції, звіти та баланси, плани роботи, акти приймання та передавання справ тощо.

 

9.5.7. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа і складається з таких елементів: слово „ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник Генерального

прокурора України

(підпис)(ініціал імені, прізвище)

Дата

 

9.5.8. У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Генерального

прокурора України

20.07.2010 № 45

 

9.6. Адресування документів

9.6.1. Документи адресуються установі, організації, органу прокуратури, структурному підрозділу, посадовій особі, громадянину.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Прокуратура Донецької області

слідчий відділ

 

Посадова особа зазначається у внутрішньовідомчому листуванні, у листах постійним кореспондентам в інших випадках, коли встановлення конкретної особи не становить труднощів. У такому разі найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:



 

Прокуратура Львівської області

начальнику відділу роботи

З кадрами

(прізвище, ініціали)

 

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

 

Прокурору Київської області

(прізвище, ініціали)

Якщо документ адресується багатьом органам прокуратури, адресата необхідно зазначити узагальнено:

 

Прокуратури областей

(але не „прокуратурам”)

Прокурорам областей, міст,

районів

9.6.2. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово „копія” перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилання (див. п. 7.13 Інструкції) і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту „Адресат” входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу мають відповідати правилам надання послуг поштового зв’язку, наприклад:

 

Генеральна прокуратура України

вул. Різницька, 13/15

м.Київ, 01011

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

 

Івченко Петро Семенович

Вул.Садова, 7, кв.24

м. Вінниця, 21003

 

9.6.3. У разі зазначення класного чину (рангу) адресата слід зазначати класний чин посадової особи, що підписала документ.

Під час внутрішньовідомчого листування (заяви, рапорти, доповідні записки) дозволяється не зазначати класні чини.

9.7. Відмітка про виконавця

Прізвище виконавця (працівника, який склав документ) і номер його службового телефону обов’язково вказують у вихідних документах (за винятком відповідей заявникам, адвокатам, супровідних листів) на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. Ця вимога є також обов’язковою, якщо документ підлягає копіюванню. Ініціали виконавця не вказують.

 

Наприклад: Степанов 290-94-51

 

Індекс друкарки, що проставляють нижче прізвища виконавця, оформляється за формою:

ЛП 2 27.08.2010 (ЛП – перші літери імені та прізвища друкарки,
2 – кількість примірників, 27.08.2010 – дата друкування).

 

За необхідності у документах, у тому числі в тих, що мають гриф обмеження доступу, після індексу друкарки і дати друкування проставляють кількість віддрукованих примірників з указівкою адресатів:

 

Степанов 290-94-51

ЛП 2 27.08.02

Прим. № 1-МВС України

Прим. № 2-справа № 04/2-12

9.8. Оформлення копій документів

9.8.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника прокуратури або керівника відповідного структурного підрозділу. Орган прокуратури може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ньому.

Для внутрішнього використання під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ прокуратура може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копіювання матеріалів кримінальної справи для виділення їх в окреме провадження здійснюється слідчим або іншим працівником прокуратури за його дорученням.

 

9.8.2. Копія документа виготовляється рукописним, друкарським способами або засобами автоматизованого копіювання (ксерокс). Під час виготовлення копії рукописним і друкарським способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка „Копія” або „Витяг” зазначається у верхній правій частині лицевого боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів „З оригіналом згідно”, що завірений печаткою, з найменуванням відповідної прокуратури (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту „Підпис”.

Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

 

9.8.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах прокуратури, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його номер, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, також мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

 

9.9. Оформлення додатків до документів

9.9.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

 

9.9.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

 

9.9.3. Відмітки про наявність додатків можна оформити таким чином:

- якщо документ має додатки, наведені у тексті, після тексту вказують:

Додаток: на 5 арк., в 1 прим.;

- якщо документ має додатки, що не згадуються в тексті, необхідно перерахувати їх із вказівкою кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників:

Додаток: зауваження до проекту закону на 2 арк., в 1 прим.;

- якщо додаток теж має додатки, вони перераховуються з указівкою кількості аркушів:

Додаток: лист прокурора Закарпатської області від 15.05.2010 № 07-138 вих. та додаток до нього, разом на 10 арк.;

- якщо додаток направляється одному, а лист у копіях кільком адресатам:

Додаток: звернення гр. Зубова І.І. та додаток до нього, разом на 5 арк., першому адресату;

- якщо є кілька додатків, вони нумеруються:

Додаток: 1;

- якщо до листа додаються цінні або особисті документи (паспорт, посвідчення, диплом тощо), вони перераховуються із зазначенням найменування органу, що видав документ, номера і дати видання, а також прізвища та ініціалів власника:

Додаток: диплом № 327105 на ім’я Проніна В.М. про закінчення Української академії внутрішніх справ, виданий 15.07.1995;

- у разі великої кількості додатків на них складається окремий опис, а в документі після тексту вказується:

Додаток: відповідно до опису на 59 арк.;

- якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то у супровідному листі зазначається: „тільки адресату”.

 

9.9.4. У разі надсилання кримінальних справ, матеріалів перевірок, інших зброшурованих документів зазначається кількість томів:

Додаток: кримінальна справа № 6935 у 2 томах.

9.10. Правила друкування службових документів

9.10.1. Службові документи друкуються (виготовляються) працівниками прокуратури за допомогою комп’ютерної техніки (інших технічних пристроїв для відображення тексту документа на папері).

 

9.10.2. У структурних підрозділах друкують усі внутрішні документи, а також усі документи обсягом до сторінки друкованого тексту.

За наявності в апаратах прокуратур підрозділів, на які покладено функцію виготовлення службових документів, друкування документів доручається працівникам таких підрозділів.

 

9.10.3. Документи друкуються у порядку їх надходження. У першу чергу друкуються організаційно-розпорядчі та контрольні документи, адресовані керівникам органів державної влади та управління, матеріали координаційних нарад, засідань колегії, окремі документи за дорученням керівництва прокуратури.

 

9.10.4. Рукописи, підготовлені для друкування, повинні бути:

- написані на папері стандартного формату темним чорнилом (чорним, синім, фіолетовим);

- написані чітким, охайним, розбірливим почерком, зі вставками на полях, окремих аркушах або у тексті, якщо відстань між рядками не менш ніж два міжрядкові інтервали;

- ретельно вивіреними та відредагованими, а великі за обсягом або ті, що підлягають передрукуванню, повинні бути завізовані керівником структурного підрозділу.

 

9.10.5. Неохайно оформлені рукописи, з великою кількістю виправлень, вставок, вільних скорочень, написаних неповністю (частками), нерозбірливо, олівцем, будь-яким іншим чорнилом, крім чорного, синього та фіолетового, до друкування не приймаються.

 

9.10.6. У разі виготовлення документа за допомогою друкарської машинки помилки виправляють олівцем на другому примірнику, а якщо документ виготовляється за допомогою комп’ютерної техніки – на першому примірнику ручкою.

 

9.10.7. У верхньому лівому куті рукопису виконавець зазначає: необхідну кількість примірників, прізвище і номер службового телефону, дату передачі для друкування.

 

9.10.8. Тексти документів друкуються на папері формату А4 та А5 шрифтом Times New Roman 14 кеглем через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання і виступів, набираються через півтора міжрядкові інтервали.

 

9.10.9. Реквізити (крім тексту), складені з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів „Адресат”, „Гриф затвердження”, „Відмітка про наявність додатків”, „Гриф погодження” відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

 

9.10.10. Реквізити документа відокремлюють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

 

9.10.11. Максимальна довжина рядка багаторядкового реквізиту – 28 знаків.

 

9.10.12. Назву виду документа друкують великими літерами, заголовок – малими літерами. Крапка в кінці назви документа не ставиться.

 

9.10.13. За необхідності підпису документа кількома особами вони розміщуються один під одним, назви посад та розшифровка підписів розділяють 2-4 міжрядковими інтервалами.

 

9.10.14. При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора (додаток 38):

0 – межа лівого поля;

1 – після 5 друкованих знаків від межі лівого поля;

2 – після 16 друкованих знаків;

3 – після 24 – “ –;

4 – після 32 – “ –;

5 – після 40 – “ –;

6 – після 48 – “ –;

7 – після 56 – “ –.

 

9.10.15. Від нульового положення табулятора друкують на бланках такі реквізити:

назва виду документа;

дата;

посилання на номер та дату вхідного документа;

заголовок до тексту;

текст (без абзаців);

відмітка про наявність додатків;

назва посади в реквізиті „підпис”;

гриф „погодження”;

відмітка про завірення копії;

слова „Примітка” і „Підстава”.

 

9.10.16. За наявності кількох грифів „погодження” їх розміщують двома вертикальними рядками. Перший рядок друкують від нульового положення табулятора, другий – від п’ятого.

 

9.10.17. Від першого положення табулятора друкують початок абзаців у тексті.

Від четвертого положення табулятора друкують реквізит „адресат”.

Від п’ятого положення табулятора друкують реквізит „гриф затвердження” та „гриф обмеження доступу до документа”.

Від шостого положення табулятора друкують розшифровку підпису в реквізиті „підпис”, коди.

Друге, третє, сьоме положення табулятора використовується при друкуванні таблиць.

 

9.10.18. Якщо у тексті документа є примітка або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що слугував підставою для його видання, то слова „Примітка” і „Підстава” друкують від нульового положення табулятора, а текст, який до них відноситься, – через один міжрядковий інтервал.

 

9.10.19. У грифах погодження та затвердження назва посади в одному рядку не повинна займати більше 28 знаків, а розшифровування підпису розміщується так, щоб її перша літера знаходилася після останньої літери назви посади, але одним міжрядковим інтервалом нижче.

9.10.20. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова „сторінка” та розділових знаків.

 

9.10.21. Надрукований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо виконавець повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту дозволяється тільки за допомогою комп’ютерної техніки.

 

9.11. Тиражування документів

9.11.1. Порядок тиражування документів спеціальними пристроями визначається керівником прокуратури, а необхідність тиражування окремих документів – керівниками структурних підрозділів.

 

9.11.2. Тиражування невеликих за обсягом документів може здійснюватись у структурних підрозділах за допомогою наявної оргтехніки.

 

9.11.3. Тиражування великої кількості примірників службових документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (відповідним працівником) за такими правилами:

- для виконання робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 39);

- документи для тиражування передаються разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі для виконання;

- замовлення реєструється у книзі обліку замовлень (додаток 40). Під час одержання тиражованих документів особа, яка їх одержує, розписується у книзі із зазначенням дати одержання;

- у першу чергу здійснюється тиражування організаційно-розпорядчих документів, а також інших важливих документів (завдань, планів роботи тощо) за підписом керівництва прокуратури;

- оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.

 

9.11.4. Підготовка службових документів до видання типографським способом, робота у процесі друкування та контроль за своєчасним доведенням тиражованих документів до підпорядкованих прокуратур покладається на ті структурні підрозділи, які готували проекти документів.

 

9.11.5. Замовлення на виконання типографських робіт передається до господарського підрозділу, який забезпечує своєчасне та якісне виготовлення службових документів і доставлення їх у прокуратуру.

До рапорту керівника структурного підрозділу, що підготував документ, крім документа додаються зразки обкладинки і титульного аркуша. Перевірку верстки та сигнального примірника здійснює працівник, відповідальний за підготовку документа.

9.12. Переклад документів

 

9.12.1. Звернення, листи, інші документи перекладаються штатними перекладачами або надаються до бюро перекладів.

 

9.12.2. Доручення на переклад (додаток 41) підписується керівником структурного підрозділу і передається перекладачам разом з документом, який потребує перекладу. На переклад направляються документи, без перекладу яких неможливо прийняти рішення.

 

9.12.3. Облік документів, які потребують перекладу, здійснюється у книзі обліку документів, які надійшли для перекладу (додаток 42).

 

9.12.4. Матеріали та долучені до них документи перекладаються з обов’язковим зазначенням даних, необхідних для реєстрації на алфавітній картотеці.

 

9.12.5. Повний переклад документа здійснюється за вимогою замовника.

 

9.12.6. Правила оформлення перекладу.

Під час перекладу слідчих чи судових матеріалів необхідно дотримуватися аналогічного з оригіналом формату, за необхідності виділяти та підкреслювати текст, зроблені від руки написи виділяти курсивом, текст печаток та штампів перекладати у лапках, наприклад: Кругла печатка: „назва органу вказана на печатці”.

Під час перекладу матеріалів кримінальних справ, на вимогу слідчих, унизу кожної сторінки перекладач вносить колонтитулом наступний текст: „Перекладач ПІБ попереджений про кримінальну відповідальність за ст.ст. 384, 385 Кримінального кодексу України – Підпис”.

Якщо текст або підпис є нерозбірливими, необхідно зробити напис: Нерозбірливо (прим. перекладача).

Після виконання перекладу доручення на переклад, документи, які потребували перекладу, а також переклад підшивають у наглядове провадження.


Просмотров 366

Эта страница нарушает авторские права




allrefrs.ru - 2021 год. Все права принадлежат их авторам!