РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Короткий зміст

Резолюція, відповідальний за виконання ______________________________________________________________

Автор резолюції___________________________________________________________________________________

Пропозиція, заява, скарга___________________________________________________________________________

Категорія, соціальний стан__________________________________________________________________________

Зворотній бік

ХІД ВИКОНАННЯ

Наслідки розгляду________________________________________________________________________

Дата відповіді заявнику Дата відповіді органу,

що взяв на контроль

Дата зняття з контролю Підпис

________________________________________________________________________________________

Дата списання до справи Підпис

________________________________________________________________________________________

Справа № Том № Аркуш №

Архів: Фонд № Опис № Справа №

________________________________________________________________________________________

Додаток 4

до п.3.3.13

П Е Р Е Л І К

обов’язкових реквізитів для заповнення

машинно-орієнтованої реєстраційно-контрольної картки

(РКК)

Назва виду документа Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється.

Автор (кореспондент) При реєстрації документа, що надійшов, записується назва установи (особи) – автора документа. При реєстрації документів, що відправляються, записується назва міністерства (особи) – кореспондента. Допускається застосування скороченої назви міністерства.

Дата документа Дата надана документу, установою-автором, переноситься на РКК, число, місяць, рік – трьома парами арабських цифр.

Індекс документа Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється.

Дата надходження Дата надходження документа в міністерство переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабський цифр.

Індекс надходження Індекс, наданий документу міністерством – одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампу. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами.

Заголовок документа Переноситься заголовок сформульований на документі.

або короткий зміст За відсутності заголовка на документі, він формулюється

відповідно до правил.

Резолюція Переноситься на РКК з документа основний зміст

доручення, автор і дата резолюції.

Відповідальний виконавець Прізвище, ініціали відповідального виконавця

переносяться з резолюції, можливо зазначення

номера телефону.

Термін виконання Проставляється число, місяць, рік – трьома парами

арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного

документа, що відправляється, записується дата

відповіді, що очікується.

Позначка про виконання Короткий запис вирішення питання по суті або дата і

індекс документа-відповіді.

Додаток 5 до п. 4.1.2

Міністерство юстиції України

Головне управління юстиції

У Черкаській області

Н А К А З

Додаток 6

до п.4.1.2.

УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ЧЕРКАСЬКІЙ ОБЛАСТІ   бульвар Шевченка, 185, м. Черкаси, 18000, тел. 37-35-50, факс 45-24-23, E-mail: upr@ck.minjust.gov.ua
_____________ № ______________ на № ________від ______________

УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ЧЕРКАСЬКІЙ ОБЛАСТІ ВІДДІЛ РЕЄСТРАЦІЇ АКТІВ ЦИВІЛЬНОГО СТАНУ   вул. Громова, 12, м. Черкаси, 18033, тел./факс 63-34-78, E-mail: oblzags@ck.informjust/ua

_____________ № ______________ на № ________від ______________

УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ЧЕРКАСЬКІЙ ОБЛАСТІ ВІДДІЛ ДЕРЖАВНОЇ ВИКОНАВЧОЇ СЛУЖБИ   проспект Хіміків, 50, м. Черкаси, 18018, тел./факс 71-25-20, 69-12-66, E-mail: dvs@ck.minjust.gov.ua
_____________ № ______________ на № ________від ______________

Додаток 7

до п. 7.2.1.

ПЕРЕЛІК

документів із зазначенням

строків виконання

Депутатський запит – не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів – протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта – протягом 10 днів.

Додаток 8

до п. 4.2.1.

Склад реквізитів

організаційно-розпорядчих документів

1. Державний герб України.

2. Емблема установи, організації або підприємства.

3. Зображення нагород.

4. Код установи, організації або підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Найменування міністерства або відомства.

7. Найменування установи, організації або підприємства.

8. Найменування структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер факсу, номер рахунку в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

14. Місце складення або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документів.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження. Резолюція.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Позначка про контроль.

21. Текст.

22. Позначка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Відмітка виконавця і номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

Додаток 9

до п. 4.6.10.

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що підлягають затвердженню

1. Акти:

- перевірок і ревізій;

- прийому закінчених будівельних об’єктів, обладнання, списання, експертизи;

- передачі справ;

- ліквідації установи, організації, підприємства тощо.

2. Завдання:

- на проектування об’єктів, технічних споруд, на капітальне будівництво;

- на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт;

- технічні тощо.

3. Звіти(про діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси:

- витрат на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд;

- використання коштів фонду підприємства;

- на підготовку і освоєння виробництва нових виробів;

- на капітальне будівництво.

5. Нормативи:

- витрачання сировини, матеріалів, електроенергії, технологічного проектування;

- чисельності працівників тощо.

6. Переліки:

- посад працівників з ненормованим робочим днем;

- типових документальних матеріалів, що створюються в міністерствах, відомствах й інших установах із зазначенням строків зберігання документів тощо.

7. Плани:

- виробничі;

- будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт;

- впровадження нової техніки;

- кооперованих постачань продукції;

- розподілу продукції за встановленою номенклатурою;

- прибутки по житлово-комунальному господарству, по капітальному ремонту;

- роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

8. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

9. Розцінки на здійснення робіт.

10. Статути державних підприємств (об’єднань).

11. Структура і штатна чисельність.

12. Форми уніфікованих документів.

13. Штатні розписи та зміни до них.

Додаток 10

до п. 4.6.15.

ПРИМІРНИК ПЕРЕЛІК

документів, на які ставиться гербова печатка

Акти (прийому, закінчення будівництвом об’єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи тощо).

Аркуші погодження нормативних актів.

Виконавчі листи.

Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до вищої атестаційної комісії.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).

Доручення (про матеріальну відповідальність; поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, на капітальне будівництво; технічні тощо).

Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо).

Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

Зразки відбиток печаток і підписів, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій.

Посвідчення про відрядження.

Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію по договору, на капітальне будівництво тощо).

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Норма витрат на коштовні матеріали.

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).

Протоколи (погодження планів поставок).

Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

Специфікації (виробів, продукції тощо).

Статути державних підприємств (об’єднань).

Судові позови і заяви.

Титульні списки.

Штатні розписи і зміни до них.

Додаток 11

до п.4.12.2.

З А М О В Л Е Н Н Я №

на розмножувальну роботу

Відділ

№ документу

Кількість сторінок кількість примірників______________

Прийнято до виконання „ _____”____________________________________200___ р.

Строк виконання _________________________________________________________

Виконано _______________________________________________________________

Начальник відділу ____________________________

підпис П.І.П.

Виконавець ___________________________

підпис П.І.П.

Додаток 12

до п. 4.12.2.

Ж У Р Н А Л

обліку роботи розмножувального цеху

Додаток 13

до п. 4.14.2.

ЖУРНАЛ

реєстрації посвідчень про відрядження

Додаток 14

до п. 7.3.9

ЗВЕДЕННЯ

про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю

станом на __________________ року

Провідний спеціаліст

по діловодству ________________________ Ініціали, прізвище

/підпис/

Для організації з документообігом понад 25000 зведення може бути доповнене графами за видами документів (накази, рішення колегії тощо).

Додаток 15

до п. 7.3.9

ПЕРЕЛІК

документів, не виконаних _________________________________________

/назва та індекс структурного підрозділу/

у встановлений строк станом на __________________ року

Провідний спеціаліст

по діловодству ________________________ Ініціали, прізвище

/підпис/

Примітка: графи 6-8 заповнюються у відділі, який виконує

Додаток 16

до п.8.1.3.

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Головного

управління юстиції

Головне управління юстиції у Черкаській області

у Черкаській області

_______ Ініціали, прізвище

__________________ р.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_______________№________

на _____________ рік

Провідний спеціаліст

по діловодству Підпис Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО

Експертно-перевірною комісією

Держархіву Черкаської області

Протокол _________ № ______

Продовження додатка 16

до п. 8.1.3.

Підсумковий запис категорії і кількість справ, заведених у ____________ році в управлінні юстиції

постійного

тимчасового

(понад 10 років)

тимчасового

(до 10 років включно)

Провідний спеціаліст

по діловодству Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано в експертно-перевірну комісію Держархіву області.

Найменування посади особи,

відповідальної за передачу відомостей Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Додаток 17

до п. 9.5.

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Головного

Головне управління юстиції управління юстиції у

у Черкаській області ї Черкаській області

Підпис Ініціали, прізвище Дата

А К Т

_______________ № ___________

_____________________________

/місце складання/

Про виділення до знищення документів,

що не підлягають зберіганню

На підставі

/назва і вихідні дані переліку документів

із зазначенням строків їх зберігання/

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності і втратили практичне значення, документи фонду №

/назва фонду/

Продовження додатка 17

до п. 9.5.

Разом справ за роки

/цифрами і літерами/

Описи справ постійного зберігання за роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК

/ найменування архівної установи/

(протокол від № )

Завідуючий архівом

управління юстиції Підпис Ініціали, прізвище

Дата

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК

від №

Документи у кількості справ

/цифрами і літерами/

вагою кг здано в

/найменування установи/

на переробку за прийомно-здавальною

накладною від №

Завідуючий архівом

управління юстиції Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Додаток 18

до п. 9.11.

Головне управління юстиції у Черкаській області

Міністерства юстиції України

м. Черкаси Черкаської обл.

Відділ організаційно-аналітичного забезпечення діяльності та розгляду звернень громадян

Справа № 01-06 Том 1

Накази начальника управління з основної діяльності

№ 1-О – 50-О

Додаток 19

до п. 9.17.

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

Головне управління юстиції у Черкаській області

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник начальника

Головного управління юстиції

у Черкаській області

Підпис Ініціали, прізвище

Дата

О П И С № _______

/назва розділу/

В даний опис внесено справ з № по № , у тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

Найменування посади

укладача опису Підпис Ініціали, прізвище

Дата

ПОГОДЖУЮ

Начальник Головного управління

Юстиції у Черкаській області

Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання

Продовження додатка 19

до п. 9.17.

Передав справ та

/цифрами і літерами/ /цифрами і літерами/

реєстраційно-контрольних карток та документів (х)

Найменування посади особи

укладача опису Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Прийняв справ та

/цифрами і літерами/ /цифрами і літерами/

реєстраційно-контрольних карток до документів.

Завідуючий архівом

управління юстиції Підпис Ініціали, прізвище

Дата

_________________________________________

/х/ - передаються разом із справами канцелярії

Форма опису справ постійного,

тимчасового (понад 10 років)

зберігання і з особового складу

структурного підрозділу установи