Главная Обратная связь Поможем написать вашу работу!

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






З діловодства в Головному управлінні юстиції у Черкаській області 2 часть



4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза містить особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування. У разі необхідності зазначається найменування посади цієї особи.

Віза проставляється як на лицьовому, так і зворотному боці останнього аркуша документа, якщо кількість осіб, які повинні завізувати документ перевищує число три, а місця для поставлення віз на лицьовому боці останнього аркушу документа недостатньо.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

 

Начальник відділу виконавчої служби

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються

 

Дата

Зауваження обов’язково подаються особі, яка підписує документ.

Проекти постанов, рішень, наказів, розпоряджень та інших нормативно-правових актів управління перевіряються працівниками на предмет відповідності їх до чинного законодавства і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша документа.

4.5.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження проставляється нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа і містить в себе відокремлене слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою узгоджується документ (включно з найменуванням установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

 

ПОГОДЖЕНО

 

Заступник начальника Головного

управління юстиції

 

(Підпис)(Ініціали, прізвище)

 

Дата

 

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

 

ПОГОДЖЕНО

 

Протокол засідання колегії

Головного управління юстиції

 

Дата ____________ № _______

 

4.5.7. Якщо зміст документа зачіпає інтереси більш, ніж трьох установ, то складається “Аркуш погодження”, про що робиться позначка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:



 

Аркуш погодження додається.

Ініціали, прізвище виконавця, підпис

Дата

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

 

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

 

Найменування посади підпис ініціали, прізвище

Дата

 

Найменування посади підпис ініціали, прізвище

Дата

 

4.6. Засвідчення документів

 

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами управління відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими документами.

Документи, що надсилаються до вищих органів, підписуються начальником управління і лише в разі його відсутності заступником начальника.

Документи, що надсилаються стороннім установам від імені управління, підписують начальник або його заступник у межах їх компетенції.

Документи, що надсилаються підвідомчим органам, підписуються начальником управління, його заступниками.

Підписання нормативно-правових актів начальниками відділів не допускається.

4.6.3. Підпис складається з: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, скорочене – на документі, складеному на бланку) особистий підпис, ініціали і прізвище.

Наприклад:

 

Начальник Головного



управління юстиції підпис ініціали, прізвище

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня начальник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком підвідомчим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі управління, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

4.6.6. Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посад:

 

Начальник Головного

управління юстиції підпис ініціали, прізвище

 

Головний бухгалтер підпис ініціали, прізвище

 

4.6.7. При підписанні документа кількома особами, які займають однакові посади, підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

 

Начальник Головного Голова

управління обласного суду

Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис)(Ініціали, прізвище)

 

4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем:

 

Голова комісії підпис ініціали, прізвище

 

Члени комісії підпис ініціали, прізвище

 

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки. При цьому обов’язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: “в.о.”, “заст.”). Є неприпустимим підписування документа з прийменником “за” або проставлення косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом набуття чинності документа після підписання є його затвердження, що санкціонує поширення дії документа на окреслене коло установ, посадових осіб і громадян. Документи затверджуються відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 9).



4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або видання розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом органу, що видав акт.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то складовим грифа затвердження є: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Начальник управління

Підпис)(Ініціали, прізвище)

Дата

 

4.6.13. При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Наказ начальника Головного

управління юстиції

00.00.00 № _____

 

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

4.6.15. На документах, що вимагають засвідчення прав громадян і юридичних осіб, фіксації факту витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також передбачених актами, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою.

Крім того, гербова печатка проставляється на статутах (положеннях) установ, на договорах, посвідченнях та дорученнях.

Перелік інших документів, що їх необхідно скріпити гербовою печаткою, визначається начальником на підставі діючих нормативно-правових актів (додаток 10).

Печатка, що відтворює найменування управління, проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.

Відбиток треба проставити таким чином, щоб він захоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.

 

 

4.7.Адресування документів

 

 

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

При адресуванні документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування пишуть у називному відмінку, наприклад:

 

Управління юстиції __________ (району)

 

У разі надсилання документа посадовій особі найменування управління зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата у давальному, наприклад:

 

Начальнику управління

Міністерства внутрішніх справ України

в ___________ області

 

Прізвище, ініціали

 

У разі адресування документа начальнику або його заступникам найменування управління входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

 

Начальнику управління

 

Прізвище, ініціали

 

У разі необхідності в реквізиті “адресат” можуть вказуватись почесне звання та вчений ступінь.

При адресуванні документа багатьом однорідним установам адресата необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

 

Районним, міським, міськрайонним

управлінням юстиції ______ області

 

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед позначенням другого, третього, четвертого адресатів не вказується. При надсиланні документа більш, ніж за чотирма адресами складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До складу реквізиту “адресат” може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу управління повинен бути відповідним до вимог за адресування Поштових правил Міністерства зв’язку України.

Повна поштова адреса зазначається при надсиланні документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу

“Архіви України”

вул.Солом’янська,24

МСП, Київ-110, 25110

 

При адресуванні документа приватній особі спочатку зазначається адресат, а потім поштова адреса, наприклад:

 

Карпенку А.Є.

Київське шосе, 67, кв.4

м.Миколаїв-25, 327025

 

4.7.3. При надсиланні документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із заздалегідь надрукованими адресами.

 

4.8.Відмітки про проходження та виконання документів

 

4.8.1. Проходження документа в установі супроводжується обов’язковим поставленням на ньому:

- відмітки про надходження (реєстрацію) документа, що проставляється на нижньому полі першого аркуша праворуч і містить такі елементи: скорочене найменування установи, дату надходження документа, індекс документа;

- відмітки про взяття документа на контроль, що проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту), і позначається словом “Контроль” або літерою “К”;

- відмітки про виконання документа і направлення його у справу, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа ліворуч і містить такі елементи: коротку довідку про виконання (якщо немає документа про виконання), слова “До справи” і номер справи, до якої документ буде підшито, дату направлення документа у справу, найменування і підпис виконавця, наприклад:

 

До справи №06/24

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 05.02.99

(посада)

(Ініціали, прізвище)

 

Відмітка “До справи” свідчить про те, що роботу над документами закінчено.

- відмітки про перенесення даних на машинний носій, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі складові: інформацію “ перенесено на машинний носій”, дату перенесення, номера масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних

4.8.2. Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього виконавця, який складається з його прізвища і номера службового телефону, які проставляються як на лицьовому так і на зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті. Наприклад:

 

Петренко 244-12-64

 

При необхідності нижче від прізвища виконавця документа і номера його телефону допускається вказувати індекс друкарки (перші букви імені і прізвища, кількість надрукованих примірників і дату друкування). Наприклад:

 

Кравченко 551-47-12-

ЛГ 5 12.01.99

 

4.9.Оформлення копій документів

 

4.9.1. Копія документа виготовляється і видається з дозволу керівництва управління або начальника відділу. Управління може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в самому управлінні (це правило не поширюється на архівні установи і органи нотаріату).

При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ посадових осіб та учнів, управління може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.9.2. Копія документа відтворюється рукописним, машинописним способом; текст документа відтворюється повністю, враховуючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії до оригіналу.

Відмітка “копія” проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч.

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово “згідно”, найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче від реквізиту “підпис”. Наприклад:

 

Згідно

Інспектор відділу кадрів підпис В.В. Мовчан

Дата

 

4.9.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах управління, текст бланків може не відтворюватись, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа.

Наприклад:

 

Дата 234/05-13/27

__________________________

__________________________

Начальник відділу підпис (ініціали, прізвище)

 

Згідно

Інспектор відділу кадрів підпис ( ініціали, прізвище)

Дата

 

Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряється печаткою, що відтворює найменування управління. Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.

 

4.10.Оформлення додатків до документів

 

4.10.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна бути відповідною до назви самого додатка.

4.10.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або запроваджуються розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст одного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

4.10.3. У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

 

“Розробити і подати на затвердження Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка по формі, зазначеній у додатку 1”.

 

 

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка, проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч, наприклад:

 

Додаток 1

до наказу Міністерства юстиції України

20.02.98 № 15

 

У разі наявності кількох додатків на них проставляються порядкові номери наприклад: “Додаток 2” і т.д. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись заступниками, начальниками відділів управління на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

4.10.4. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку у тексті документа про їх наявність.

Такі додатки повинні мати порядковий номер та відмітку з посиланням на пункт тексту документа, що вони пояснюють та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.

Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч, наприклад:

 

Додаток 1 Додаток 1

до п. 3.1.2 до п.3.1.3.

Примірної інструкції або Примірної інструкції

з діловодства в Міністерствах з діловодства в

інших центральних органах Міністерстві юстиції

виконавчої влади, Раді міністрів України

Автономної Республіки Крим,

місцевих органах державної виконавчої влади

 

Ці додатки мають спільну нумерацію аркушів разом із основним документом.

4.10.5. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

 

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

 

Якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

 

Додатки: 1.Довідка про використання нотаріальних бланків

за 1 квартал 1998 р. на 5 арк. у 1 прим.

2.Графік прийому відвідувачів на 2 квартал

1998 р. на 2 арк. у 1 прим.

 

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначка про наявність додатка оформляється таким чином:

 

Додаток: Висновок судово-медичної експертизи 25.01.97 №4

і додаток до нього всього на 21 арк. у 2 прим.

 

 

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначається. При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

 

Додаток: відповідно до опису на ________арк.

 

Якщо додаток надсилається не в усі зазначені в документі адреси, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

 

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. На першу адресу.

 

 

4.11.Вимоги до документів, що друкуються

 

4.11.1. В управлінні юстиції друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до друку, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем.

Рукописи, написані не чітко, кольоровими чорнилами, пастою або олівцем, до друку не приймаються.

На рукописі виконавець вказує, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату подання матеріалів до друку.

4.11.2. Текст документів формату А4 друкують через півтора міжрядкового інтервалу, на бланках формату А5 – через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до типографського видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

4.11.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Відмітка про наявність додатка”, “Гриф погодження” відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

 

ПОГОДЖЕНО

Начальник Головного

управління юстиції

ПІДПИС ( ІНІЦІАЛИ ПРІЗВИЩЕ)

1,5

(дата)

 

4.11.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3-міжрядковими інтервалами.

4.11.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.11.6. Розшифровку підпису в реквізиті “підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.11.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів – 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), то його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

4.11.8. При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 – від межі лівого поля для друкування реквізитів “Заголовок до тексту”, “Текст”(без абзаців), “Відмітка про наявність додатка”, “Прізвище виконавця і номер

його телефону”, “Відмітка про виконання документа і направлення його у справу”, найменування посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погодження”, засвідчувального напису “Згідно”, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”;

1 – після 5 друкарських знаків для початку абзаців у тексті;

2 – після 16 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 – після 24 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 – після 32 друкарських знаків для реквізиту “Адресат”;

5 – після 40 друкарських знаків для реквізиту “Гриф затвердження” та “Гриф обмеженого доступу до документа”;

6 – після 48 друкарських знаків для розшифровки підпису у реквізиті “Підпис”;

7 – після 56 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської діяльності (УКУД).

4.11.9. При наявності кількох грифів затвердження і узгодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від 0-го і 5-го положення табулятора.

4.11.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкуються від 0-го положення табулятора, а текст, що їх стосується – через один міжрядковий інтервал.

4.11.11. При оформленні документів на кількох і більше сторінках друга та наступна сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка” (стор.) та розділових знаків.

4.11.12. Друкований текст перевіряє особа, яка підготувала документ. Якщо будуть виявленні друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає машинописному бюро надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки на машинці, без помарок.

 

4.12.Розмноження документів

 

4.12.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівництвом управління, а необхідність розмноження окремих документів – працівниками відділів.

4.12.2. Розмноження документації здійснюється працівниками управління або розмножувальним цехом, який займається розмноженням документів за такими правилами:

- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує начальник відділу (додаток 11);

- документи на розмноження передаються у розмножувальний цех разом із замовленням. При цьому замовленню присвоюється номер, зазначається дата його передачі, встановлюється строк виконання замовлення;

- замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножувального цеху (додаток 12). При одержані розмноженого матеріалу посадова особа, яка його одержала, розписується на замовленні і зазначає дату одержання;

- оригінали документів після зняття з них копій повертаються за належністю.

 

 

4.13.Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів

 

4.13.1. Засідання колегії управління проводяться відповідно до планів роботи.

У плані роботи управління юстиції зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище відповідальної особи, яка готує документи для розгляду на колегії управління.

Керівники підрозділів завчасно подають для занесення в план роботи управління перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданні колегії управління.

4.13.2. Документи з питань, що виносяться на обговорення колегії , повинні подаватися не пізніше, ніж за тиждень до засідання колегії подає першому заступнику начальника Головного управління юстиції, який після їх розгляду надає голові колегії. Ці документи складаються:

- з проекту порядку денного засідання колегії з визначенням доповідачів з кожного питання;

- з довідок з кожного питання порядку засідання колегії з обґрунтованими висновками і пропозиціями;

- з проекту рішення колегії;

- зі списку запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання колегії, з зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;

- довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного.

4.13.3. Структурний підрозділ, відповідальний за підготовку питання порядку денного колегії, подає секретарю колегії погоджені головою колегії матеріали не пізніше, ніж за три дні до засідання.

Секретар колегії формує на основі поданих матеріалів папки, які надає членам колегії та іншим учасникам засідання колегії для ознайомлення.

4.13.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.13.5. Після засідання члени колегії та особи, що були запрошені для участі в засіданні, повертають одержані документи секретарю колегії. Зайві примірники знищуються секретарем колегії.

4.13.6. Після засідання колегії структурний підрозділ, відповідальний за підготовку питання, доопрацьовує протягом десяти днів (якщо головою колегії не встановлено інший строк) проект постанови колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджує його з членами колегії, при потребі , - з керівниками структурних підрозділів та подає проект рішення на розгляд голови колегії.

4.13.7. Про кожне засідання колегії складається протокол, який підписується головуючим на засіданні та працівником, який веде протокол.

4.13.8. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідання покладається на заступників начальника, керівників підрозділів.

4.13.9. Рішення колегії проводяться у життя наказами начальника Головного управління юстиції.

4.13.10.Матеріали засідань колегії зберігаються в установленому порядку в структурному підрозділі (окремого працівника), визначеному головою колегії.

4.13.11.Контроль за виконанням постанов колегії покладається на окремих посадових осіб, структурні підрозділи або їх працівників, визначених у постанові колегії, затвердженому наказом начальника Головного управління юстиції.

 

4.14.Оформлення документів про відрядження

 

4.14.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи управління з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

4.14.2. Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, начальник відділу в доповідній записці (заяві) на ім’я керівництва управління зазначає куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається начальнику управління, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 13).

4.14.3. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику підрозділу про виконання одержаного завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

5. РОБОТА ВИКОНАВЦІВ З ДОКУМЕНТАМИ

 

5.1. Заступники начальника, керівники підрозділів забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження, контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.

5.2. Виконавець одержує документи у день їх реєстрації або у наступний день відповідно до вказівки начальника відділу.

Термінові документи передаються негайно.

За потреби розмноження документа або інших затримках виконавцю передається реєстраційна картка або використовується інша форма його інформування.

5.3. Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготування проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підпис (затвердження) керівництву управління, підготовку до відправлення адресату.

Виконавець визначає необхідну кількість екземплярів документа, забезпечує його тиражування.

5.4. При оперативному вирішенні питання без складання додаткових документів виконавець проставляє відмітки на документі про дату надходження, про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), про дату і результати остаточного виконання.


Просмотров 364

Эта страница нарушает авторские права




allrefrs.ru - 2021 год. Все права принадлежат их авторам!