Главная Обратная связь Поможем написать вашу работу!

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






З діловодства в Головному управлінні юстиції у Черкаській області 1 часть



ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного управління юстиції

у Черкаській області

від “_____” квітня 2007 року

№ _______

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Головному управлінні юстиції у Черкаській області

 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

1.1. Інструкція з діловодства в Головному управлінні юстиції у Черкаській області (далі –інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності головного управління юстиції, як органу виконавчої влади і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів головного управління.

1.2. Загальне керівництво та контроль за роботою діловодної служби, дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр – міністра України, здійснює начальник управління.

Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (далі – ПК). Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені відповідно до положення Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. В канцелярії головного управління юстиції застосовується повна централізація діловодства.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства в канцелярії несуть спеціалісти відділу організаційно-аналітичного забезпечення діяльності та організації розгляду звернень громадян.



1.6. Загальне керівництво роботою канцелярії здійснюється начальником відділу організаційно-аналітичного забезпечення та організації розгляду звернень громадян. Начальник відділу в межах наданих йому прав зобов'язаний:

- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

- не допускати вимагання від районних, міських, міськрайонних управлінь юстиції, відділів ДВС, відділів РАЦС, державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, що належать до сфери головного управління, різних відомостей, зведень та інших, не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства головного управління та його структурних підрозділів, районних, міських, міськрайонних управлінь юстиції, нотаріальних контор;

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення діловодної служби сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

- забезпечити організацію навчання працівників діловодної служби управління юстиції та структурних підрозділів головного управління для підвищення кваліфікації;

- здійснювати контроль за обов’язковим додержанням у головному управлінні юстиції вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією інструкцією.



1.7. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.

1.8. Головне управління здійснює діловодство, веде документацію і листування державною мовою.

 

2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ

ДІЯЛЬНОСТІ УПРАВЛІННЯ

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в управлінні є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В управлінні визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

2.2. Управлінська діяльність управління здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять спільний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності управління є:

- Конституція України, закони України, Постанови Верховної Ради, укази Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, накази, постанови Міністерства юстиції України, рішення місцевих органів виконавчої влади, представницьких органів та органів місцевого самоврядування;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання управлінням покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;



- потреба в правовому врегулюванні діяльності апарату управління.

2.3. Згідно з чинним законодавством управління видає постанови, накази, вказівки, інструкції.

Рішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або кількох підвідомчих установ, викладаються в постановах і наказах; рішення інших питань повсякденної діяльності – у розпорядженнях.

2.4. З питань, що становлять обопільний інтерес і належать до компетенції управління та інших органів і громадських організацій, ухвалюються спільні розпорядчі документи, що викладаються у формі наказів.

 

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до управління юстиції від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що є під його керівництвом, управління має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери його управління разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що ухвалюються в колегіальних органах, на зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографуються, то зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегії управління впроваджуються в життя наказами начальника.

2.9. Видання розпорядчих документів обов’язкове:

- з організаційних питань у разі створення, реорганізації і ліквідації органів, установ і організації систем Міністерства та структурних підрозділів; визначенні функцій і завдань органів, установ і організацій системи управління юстиції та структурних підрозділів; затвердження їхньої структури, підведенні підсумків діяльності; визначенні прав і обов’язків посадових осіб; при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;

- з питань планування – при визначенні порядку і строків складання планів; затвердженні перспективних і різних планів; зміни правових показників і встановленні додаткових планових завдань; підведенні підсумків виконання планів;

- з питань праці і заробітної плати – при призначенні працівників на посаду, звільненні з посади і переміщенні по службі; вирішенні питань про заохочення і стягнення, про відрядження працівників.

2.10. Розпорядчі документи, що надходять до управління від вищих органів, доводяться до підвідомчих установ і організацій шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, вказівок), в яких викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань управління.

2.11. При здійсненні оперативних зв’язків з Міністерством юстиції України, обласною державною адміністрацією, підвідомчими та іншими установами і окремими громадянами управління юстиції надсилає листи.

Як правило, листи складаються у випадках, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією та надати усні роз’яснення, вказівки (особисті або телефоном), інструктування тощо.

2.12. Якщо документ потребує негайного виконання, то передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу, що оформляється відповідно до правил.

 

3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

3.1.Приймання документів

3.1.1. Кореспонденція, що надходить до управління, у тому числі створена за допомогою ПК, приймається в канцелярії управління.

Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата за яку здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати.

Працівникам управління юстиції, незалежно від їх посадового становища, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників органів зв’язку, представників інших установ і організацій.

3.1.2. В канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії (додаток № 1).

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних заяв, касаційних та в порядку нагляду за скаргами громадян.

3.1.3. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів.

3.2.1. Вся кореспонденція, що надійшла до управління, підлягає обов’язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється призначеним працівником канцелярії.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом управління юстиції або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день їх одержання. Доручення вищих органів, телеграми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися положенням про управління, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемами проходження документів.

3.2.5. Керівнику установи відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр – міністра України, запити та звернення народних депутатів України у папці з грифом „Невідкладно”.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

3.2.6. Наслідки розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції.

3.2.7. Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

- складовими резолюції є: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, то головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

- на документах з терміном виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

- як правило, на документі повинно бути не більше однієї або двох резолюцій. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче від реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту, якщо місце для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

 

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрація документів в управлінні здійснюється централізовано канцелярією.

3.3.3. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як такі, що створюються і використовуються в управлінні, так і ті, що надходять від інших органів і приватних осіб, а також пропозиції, заяви і скарги громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Не підлягають реєстрації в канцелярії документи, що містять інформацію оперативного характеру та ті, що обліковуються в інших управліннях (додаток 2).

3.3.4. На всіх вхідних документах проставляється відмітка про надходження (реєстрацію) документа. Вона має вигляд реєстраційного штампа, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі складові: найменування установи, дату надходження документа, індекс документа.

3.3.5. Основним принципом реєстрації документа є одноразовість. Кожний документ реєструється в управлінні лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного відділу в інший він вдруге не реєструється.

 

3.3.6. Документи реєструються в межах груп в залежності від найменування виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються накази управління з основної діяльності, накази з особового складу та відряджень, рішення колегії управління.

3.3.7. При реєстрації вихідним документам надаються умовні позначення – реєстраційні індекси, які складаються з індексу відділу за номенклатурою справ та порядкового номеру по реєстраційній книзі вихідної кореспонденції, що проставляється провідним спеціалістом з діловодства.

3.3.8. Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних управлінням документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки (додаток 3).

3.3.9. Реєстраційні картки на документи виготовляються у двох примірниках. Перший знаходиться в адресній картотеці, а другий примірник знаходиться в пошуковій.

3.3.10. При поставленні документа на контроль виготовляється третій примірник картки, що розміщується у контрольній картотеці.

Контрольна картотека складається з двох частин : невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків документів, що виконані, з певного питання.

По мірі виконання документів картки із розділів першої частини з проставленими у них необхідними відмітками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

3.3.11. Картки на пропозиції, заяви і скарги громадян групуються в окрему картотеку та мають форму окремого зразка (додаток 3а) – додається.

3.3.12. Всі реєстраційні картотеки створюються окремо на кожний календарний рік.

3.3.13. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано в управлінні. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов’язкових реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 4), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа (дата і індекс надходження документа – для документів, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення по суті, дата фактичного виконання і індекс документа – відповіді).

У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують інформацію про всі документи і місце їх знаходження працівників апарату за допомогою виводу інформації на дисплей.

 

4.СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

4.1. Складання документів

 

4.1.1. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів А3(297х420мм), А4(210х297мм) та А5(148х210мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках управління юстиції. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї інструкції з обов’язковим додержанням таких правил:

- встановлюється два види бланків: бланк для листів і бланк для наказів (додаток 5, 6,).

- бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються центрованим або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

- бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору;

- бланки документів повинні мати поля:

ліве – 30 мм;

праве –10 мм;

верхнє і нижче – 20 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше органів, оформляються не на бланках.

4.1.3. Як правило, для прискорення виконання документів та правильного формування у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Зміст документів викладається на природній мові (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми, телетайпограми тощо), а при використанні обчислювальної техніки – на машинній мові.

4.1.5. Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов’язаний з виданими раніше щодо даного питання документами.

4.1.6. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або логічно узгодженого поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа повинен містити граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується при складанні правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій з них вказуються підстави або обґрунтування складання документа, в другій частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну результативну частину: накази – розпорядчу частину без констатуючої, листи – прохання без пояснення тощо.

4.1.7. Цілісний зв’язний текст складних документів може складатися з розділів, підрозділів, повинен мати заголовки і нумерацію, які розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з надання кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1.2., 1.1.3., 2.1.1., 2.1.2.). Прізвище, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийнятому для даного виду документа порядку.

Довільне скорочення найменування управління та окремих слів є неприпустимим.

4.1.8. Для ощадження часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфікуватися. Цілісний зв’язний текст документа може складатися на основі трафарету або макета, що містять постійну інформацію і пропуски для внесення інформації, що замінюється.

4.1.9. Форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах

4.1.10. Форма таблиці використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно - розпоряд-чих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для обробки засобами обчислювальної техніки, об’єкти, ознаки та їх показники за потреби кодуються.

4.1.11. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр – міністра України, за рішеннями начальника Головного управління на одного із заступників відповідно до розподілу обов’язків.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на начальника, заступників начальників підрозділів управління, виконавців та інших призначених відповідальних осіб.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

4.2.Оформлення документів

 

4.2.1. Службові документи, що складаються в управлінні, повинні мати встановлений комплекс обов’язкових реквізитів і установлений порядок їх розміщення (додаток 8): найменування управління – автора документа, назва документа (не визначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, позначка про виконання документа і направлення його у справу.

При підготовці і оформленні документів склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того вимагає призначення документа, процес його обробки тощо. Нормативно-правові акти управління юстиції, інших органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в управлінні за встановленим зразком про державну реєстрацію.

4.2.2. Найменування управління – автора документа.

Найменування управління вказують відповідно до положення про нього.

4.2.3. Назва виду документа.

Назва виду документа (наказ, розпорядження і т.ін.) вказується на бланку друкарським або машинописним способом і повинна бути відповідною до компетенції управління, змісту управлінської дії.

4.2.4. Заголовок до тексту документа.

Заголовок до тексту документа – короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися із назвою документа і формуватися за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання “про що?”, “чого”, наприклад, “Про результати виконання доручення” та “Щодо виконання постанови колегії…”.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може формуватися узагальнено.

Заголовок до текстів машинограм слід формулювати за тими самими правилами та зразками.

При складанні документу на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Дозволяється не складати заголовки до тексту на документі формату А5.

Заголовки до текстів не складаються на телефонограми, телеграми, факсограми та повідомлення.

 

4.3.Датування документів

 

4.3.1. Всі службові документи датуються.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що ухвалюється колегіальним органом – дата його прийняття; для документа, що затверджується – дата затвердження.

Датування спільного нормативно-правового акту визначається органом, підпис якого стоїть першим.

4.3.2. Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачено іншої дати. Спільні нормативно-правові акти повинні мати єдину дату підписання документа.

Документи, які підлягають державній реєстрації в Головному управлінні, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації, якщо в них не встановлено більш пізнього строку набуття ними чинності.

4.3.3. Дати підписання, затвердження документа, а також, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 грудня 1999 року слід писати 13.12.99.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними проставляється цифра 0. Наприклад: 3 січня 1999 року слід писати: 03.01.99. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 січня 1999року. При посиланні у тексті на нормативно-правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином: лист … від 30.01.99.

4.3.4. Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, в момент підписання або затвердження.

4.3.5. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його у справу, тощо).

4.3.6. Дата підписання документа проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці у бланку. Якщо документ складено не на бланку, то його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі.

4.4.Індексація документів

 

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам при реєстрації і вказують на місце їх складання, виконання та зберігання.

Індекси вхідних і створюваних управлінням юстиції документів складаються з порядкових номерів в межах групи документів, що реєструються, які залежно від завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, структурних підрозділів, кореспондентів тощо.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися із індексів органів, що видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.

4.5.Погодження документів

 

4.5.1. У разі потреби в оцінці діяльності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності до чинного законодавства і правових актів здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах управління (з відділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті), так і за його межами.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України, доручень Прем’єр – міністра України, проводяться не пізніше, ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються начальником управління невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводяться не пізніше, ніж у 3 – денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.


Просмотров 426

Эта страница нарушает авторские права




allrefrs.ru - 2021 год. Все права принадлежат их авторам!