Главная Обратная связь Поможем написать вашу работу!

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Номер бланка проставляється нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка. 3 часть



Документи про службові відрядження

138. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи Відділу Держгеокадастру.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи Відділу Держгеокадастру, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я керівника або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 85 Інструкції, передається керівникові Відділу Держгеокадастру, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 7).

139. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного керівником Відділу Держгеокадастру, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерської служби Відділу Держгеокадастру.

 

 

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

140. Документообіг Відділу Держгеокадастру – це проходження документів у Відділі Держгеокадастру з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Відділі Держгеокадастру на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

141. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів у Відділі Держгеокадастру найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);



одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування у Відділі Держгеокадастру структурних підрозділів і робочих місць.

142. Порядок документообігу регламентується Інструкцією, регламентами роботи Відділу Держгеокадастру, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

143. Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією Відділу Держгеокадастру з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують у Відділі Держгеокадастру.

Служба діловодства Відділу Держгеокадастру (у разі впровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу) разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

144. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Облік обсягу документообігу

145. Обсяг документообігу Відділу Держгеокадастру – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).



146. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники документа, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої у Відділі Держгеокадастру системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватись як за Відділом Держгеокадастру в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, окремо за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву Відділу Держгеокадастру для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

147. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 8).

Приймання та первинне опрацювання
документів, що надходять до Відділу Держгеокадастру

148. Доставка документів до Відділу Держгеокадастру здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службами.

Поштою та кур’єрською службою доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

У разі надходження документів в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі) їх роздруковують на папері із проставленням надпису на верхньому полі документа “Отримано в електронній формі”.



Через систему електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0” надходять документи від центрального апарату Держгеокадастру та його Відділів.

149. Усі документи, що надходять до Відділу Держгеокадастру, приймаються централізовано в службі діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і година та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником Відділу Держгеокадастру.

150. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто” та “тендерний комітет”.

151. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший – зберігається у службі діловодства.

152. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

153. Факт і дата надходження документа до Відділу Держгеокадастру обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними
в пункті 82 Інструкції.

154. Електронні носії інформації обов’язково передаються до Відділу Держгеокадастру із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

155. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

Попередній розгляд документів

156. Документи, адресовані керівникам територіального органу Держгеокадастру, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду
в службі діловодства.

157. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду керівником Відділу Держгеокадастру, його заступниками або структурними підрозділами.

Обов’язковому розгляду керівником Відділу Держгеокадастру підлягають акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, доручення Голови Держгеокадастру та заступників Голови Держгеокадастру, запити, звернення, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Відділу Держгеокадастру і потребують вирішення безпосередньо керівником.

Інші документи передаються заступникам керівника або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

158. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

159. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положенні про Відділ Держгеокадастру та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками, посадових інструкціях, а також враховується класифікатор питань діяльності, номенклатура справ, схеми проходження документів.

160. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 9), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Реєстрація документів

161. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

162. Реєстрація актів органів державної влади, доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, документів, що надійшли на розгляд керівника Відділу Держгеокадастру та його заступників, наказів з основних питань діяльності, листів за підписом керівника та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано службою діловодства.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів Відділу Держгеокадастру, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах за рішенням керівника Відділу:

накази з основної діяльності з питань розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності –
у структурному підрозділі, що займається питаннями землеустрою;

накази з кадрових питань (відповідно до їх видів та строків зберігання) – у кадровій службі;

накази про відрядження та посвідчення про відрядження – у кадровій службі;

звернення громадян – у структурному підрозділі, що займається розглядом звернень та прийомом громадян;

бухгалтерські документи (акти, договори) та фінансові звіти –

у бухгалтерській службі;

договори – у структурному підрозділі з юридичного забезпечення.

Місце реєстрації окремих груп документів (накази з кадрових питань, договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції з діловодства Відділу Держгеокадастру.

Реєстрації підлягають також документи, створені в Відділі Держгеокадастру (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

163. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

164. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, що надійшли до Відділу Держгеокадастру;

накази з основних питань діяльності;

накази з основної діяльності з питань розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності;

накази з адміністративно-господарських питань;

накази з кадрових питань (відповідно до їх видів та строків зберігання);

документи органів виконавчої влади, установ, підприємств і організацій, а також документи обмеженого доступу з грифом “Для службового користування”;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи (акти, договори) та фінансові звіти;

заявки на матеріально-технічне постачання;

звернення громадян;

запити на інформацію.

165. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються в системі електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0” із зазначенням в реєстраційно-контрольній картці виду доставки “Факсом”.

166. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються в системі електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0” із зазначенням в реєстраційно-контрольній картці виду доставки “Електронною поштою”.

167. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, передається виконавцю із фіксацією передачі в закладці «Рух документа» реєстраційно-контрольної картки.

168. Під час реєстрації документа надається умовне позначення реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 34 Інструкції.

169. У Відділі Держгеокадастру застосовується автоматизована форма реєстрації. Документи реєструються у системі електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0”.

170. У системі електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0” формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді. Документи після реєстрації в обов’язковому порядку скануються.

171. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

Доступ до повної бази даних всіх документів здійснюється централізовано на автоматизованих місцях системи електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0”.

Рівень доступу до бази даних документів працівників інших структурних підрозділів залежить від покладених на них функцій, вирішуваних ними завдань та визначається керівником відповідного структурного підрозділу й узгоджується з керівником служби діловодства або особою, що його заміщує.

172. Під час реєстрації документів у системі електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0” оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 10) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 11).

173. Перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці може визначатися Відділом Держгеокадастру.

Організація передачі документів та їх виконання

174. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву Відділу Держгеокадастру і структурним підрозділам.

175. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації керівнику Відділу Держгеокадастру у теці з грифом “Невідкладно” передаються акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

176. Документи, розглянуті керівництвом Відділу Держгеокадастру, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.

177. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, співвиконавці отримують в електронній формі.

178. Оригінал передається головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. Факт передачі виконавцю оригіналу документа фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі.

179. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, в якій було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.

180. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря).

181. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.

182. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника територіального органу Держгеокадастру, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який дав доручення.

183. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівникові установи, а у деяких випадках – керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби – підготовку для пересилання адресату.

184. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

185. Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

186. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

Організація контролю за виконанням документів

187. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

188. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю, за переліком документів, затвердженим керівником установи.

Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, розпорядчі документи та доручення керівництва Відділу Держгеокадастру, рішення колегіального органу, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, здійснює перший заступник або заступник керівника Відділу Держгеокадастру відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

189. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу контролю – спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

190. Строк виконання документа встановлюється у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника Відділу Держгеокадастру. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

191. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 12.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Відділу Держгеокадастру. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

192. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в Відділі Держгеокадастру, до якого надійшов документ.

193. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

194. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

195. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщує.

196. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

197. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.

198. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівника Відділу Держгеокадастру або його заступника.

199. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

200. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0”.

201. Документи, що перебувають на контролі, групуються в системі електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0” за строками виконання документів, виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади тощо).

202. Система електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0” контролює виконання як документа в цілому, так і його окремих пунктів, що підлягають виконанню.

203. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу “Відмітки про виконання”. При цьому попередні записи зберігаються.

204. Автоматизований контроль за виконанням документів є складовою системи електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0”.

205. Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

206. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на наступний рік – не рідше одного разу на рік;

завдань на наступні місяці поточного року – не рідше одного разу на місяць;

завдань на поточний місяць – кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.

Система електронного документообігу інформує виконавців і контролерів про наближення термінів виконання або їх порушення.

207. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки керівник Відділу Держгеокадастру, його заступники, які встановили контрольний термін у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

208. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в Відділі Держгеокадастру, вихідних документів про виконання завдань.Виконані документи подаються на підпис керівництва Відділу Держгеокадастру не менш як за один день до закінчення строку їх виконання з метою залишення певного часу на їх доопрацювання за рішенням керівництва.

209. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву у вигляді зведень про виконання документів (додаток 13).

Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

210. У Відділі Держгеокадастру з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично у строки, передбачені Інструкцією, складаються і надсилаються до структурних підрозділів – виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк (додаток 14). Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до служби контролю.

Інформаційно-довідкова робота з документами

211. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням системи електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0”.

212. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства Держгеокадастру розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор з питань діяльності;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор тематики наказів з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності;

нумерація територіальних органів Держгеокадастру.

213. Службою діловодства Відділу Держгеокадастру з урахуванням конкретних умов діяльності розробляються:

класифікатор резолюцій;

класифікатор структурних підрозділів;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ тощо.

214. У системі електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0” пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

 

 

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

215. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службами.

Категорія поштового відправлення та вид надсилання визначається виконавцем документа.

216. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється службою діловодства Відділу Держгеокадастру відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

217. З використанням засобів електрозв’язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.

218. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

Документи, адресовані центральному апарату Держгеокадастру, Відділу Держгеокадастру, надсилаються через систему електронного документообігу “ДОК ПРОФтмСТЕП 2.0” в електронному вигляді. Одночасно в паперовій формі надсилаються документи постійного та тривалого зберігання, зокрема:


Просмотров 325

Эта страница нарушает авторские права




allrefrs.ru - 2021 год. Все права принадлежат их авторам!