Главная Обратная связь Поможем написать вашу работу!

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






III. Організація документообігу та виконання документів



Вимоги щодо раціоналізації документообігу
Облік обсягу документообігу

Приймання та первинне опрацювання
документів, що надходять до установи

Попередній розгляд документів
Реєстрація документів
Організація передачі документів та їх виконання
Організація контролю за виконанням документів
Інформаційно-довідкова робота з документами

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

. Складання та ведення номенклатури справ

Формування справ

· V. Порядок підготовки справ до передачі
для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

Складення описів справ

· Оформлення справ
Описи справ.

. Передача справ на архівне зберігання

. Розмноження документів

Зберігання, облік та використання бланків, печаток, штампів

Слід відмітити, що інструкція по діловодству залежно від специфіки діяльності установи, її структури, порядку проходження документів, технічних засобів, які використовуються, та інших факторів може бути доповнена іншими розділами, наприклад: документування діяльності колегіального органу; оформлення листів, що надсилаються за кордон; використання електронної пошти тощо.

Інструкція повинна бути в кожному підрозділі, де кожний працівник установи повинен ознайомитись з нею під розписку.

Отже, головним призначенням інструкції по діловодству є встановлення загальних правил та єдиного порядку документування та організації роботи з документами в установі. Мета інструкції – це удосконалення роботи з документами, зменшення кількості та підвищення якості підготовки документів, впорядкування документообігу та оптимізація управлінського труда.

 

 

Раціональна організація праці в службі діловодствапо­винна відповідати сучасним вимогам НОП та можливостям техніки і технології виконання робіт. Для ефективної праці

апарату управління в цілому насамперед необхідно правильно організувати роботу персоналу служби діловодства.

Правильна організація праці персоналу служби діловодст­ва установи передбачає:



оптимальну організаційну побудову служби;

вибір раціональної системи діловодства;

чіткий розподіл функцій між співробітниками;

нормування праці кожного;

правильне визначення кількісного складу працівників;

впровадження прогресивних методів управління персо­налом;

застосування засобів сучасної обчислювальної та ор­ганізаційної техніки;

раціональну організацію робочих місць;

організаційне та методичне керівництво діловодством.

Робоче місце кожного працівника повинно бути організо­ване так, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовували­ся на виконання службових обов'язків без перешкод та не-зручностей. Технічні засоби та сучасне обладнання дають змо­гу створити умови для нормального функціонування та робо­ти персоналу установи.

Комплекти меблів та засоби оргтехніки мають включати:

письмові столи, конторські шафи звичайні та для доку­ментів;

приставні столи, стільці;

тумби для зберігання паперів;

настільну картотеку;

набір канцелярського обладнання;

друкарську машинку чи персональний комп'ютер;

диктофони;

зшивачі документів тощо.

Під час планування та обладнання робочих місць працівників служби діловодства необхідно:

встановлювати обладнання, стелажі чи шухляди для документів так, щоб ними було зручно користуватися;

розставляти предмети та засоби праці з урахуванням операцій, що виконуються, без зайвих речей;



для матеріалів, які не потребують термінового оброб­лення, передбачити спеціальні шухляди чи відділення. Якщо документи потребують подальшого оброблення, розміщувати їх у місцях згідно з номенклатурою справ, щоб ними могли користуватися інші співробітники.

розміщувати засоби оргтехніки необхідно так, щоб за­безпечити автоматичне виконання операцій. Викорис­тані матеріали складати так, щоб їх можна було безпе­решкодно знайти в разі потреби;

для швидкого й безпомилкового знаходження доку­ментів використовувати різні за формою та кольором швидкозшивачі або картки.

Робочий стіл працівника служби діловодства має бути об­ладнаний відповідними до його функціональних обов'язків за­собами оргтехніки, які полегшують та прискорюють виконан­ня окремих операцій. У верхній лівій шухляді столу повинні знаходитися касета з липкою стрічкою, клей, діркопробивач, коробка для канцелярських дрібниць тощо. У правій верхній шухляді розміщується реєстраційна або контрольна картоте­ка. Настільний набір включає комплект ручок, олівців та папе­ру для записів. З правого боку столу розміщується блокнот та телефонний довідник.

Довідкові матеріали постійного використання (номенкла­тура справ, орфографічний словник та ін.) слід зручно розмістити вертикально в стелажі для книжок так, щоб було видно їх назви.

Телефон встановлюється ліворуч на столі або приставці до нього так, щоб лівою рукою можна було взяти трубку, а пра­вою записувати необхідну інформацію.

Засоби оргтехніки (телефакс, ксерокс тощо), якими кори­стуються всі співробітники, мають бути доступні кожному з них.

Письмові столи для друкарських машинок та приставки до них виготовляють 68 см заввишки (нижче від звичайних).

Встановлювати їх необхідно так, щоб перешкодити вібрації. Шухляди столу мають легко висуватися. В них розміщують папір для друкування, папір для копіювання, копіювальну стрічку та інші предмети, необхідні для роботи на машинці.



Для зручності роботи за письмовим столом користуються спеціальним стільцем з поворотним сидінням та спинкою. Форма і розміри сидіння та спинки стільця мають забезпечу­вати рівномірний розподіл ваги людини.

Предметами обладнання приміщень діловодних підрозділів є також канцелярські шафи, де зберігаються різні папери, бланки канцелярські приладдя тощо. Нерідко корис­туються і комбінованими шафами, які разом з іншими канце­лярськими меблями роблять привабливим зовнішній вигляд приміщення.

Сейфи необхідні для зберігання службових документів, печаток та штампів. Відкривається сейф лише в разі потреби взяти з нього чи покласти в нього документи. Після роботи працівник повинен запечатати його, а прийшовши на роботу, перевірити відбиток печатки.

Службові приміщення та робочі місця співробітників по­винні мати добре природне освітлення. Робочі столи слід роз­ставляти так, щоб світло падало зліва від працюючих. Для об­меження денного світла використовуються жалюзі різної кон­струкції, для забезпечення розсіяного освітлення за невеликої яскравості світильників застосовують люмінесцентні лампи.

Освітлення робочих місць забезпечується за допомогою різних за виконанням пересувних або поворотних настільних ламп з дзеркальними відбивачами.

Згідно з вимогами технічної естетики, службові приміщення фарбують з урахуванням особливостей клімату, умов роботи персоналу та характеру освітлення. Використан­ня відповідного кольору не тільки поліпшує зовнішній вигляд приміщення, а й підвищує продуктивність праці, зменшує сто­млюваність, справляє відповідний психологічний вплив.

Для працівників служби діловодства необхідно створити певний здоровий комфорт. Важливо використовувати колір як носій інформації, а також для створення необхідного поряд­ку на робочому місці, кращої організації праці. Конкретний колір повинен відповідати функціям приміщення. Приміщен­ня з високою температурою повітря доцільно фарбувати в хо­лодні тони, а з низькою — в теплі. Світле пофарбування ство­рює ілюзію збільшення невеликої кімнати, темне — навпаки.

Щоб забезпечити нормальні умови праці, необхідно змен­шити зайвий шум. Рівень зайвих шумів, що проникають у приміщення, визначається згідно з чинними нормами. Але в будь-якому разі він не може перевищувати 40 ДБ. Боротьба з шумом проводиться шляхом звукоізоляції обладнання та ро­бочих місць. Якщо рівень шуму обладнання перевищує припу­стимий, стіни, підлогу і стелю приміщень покривають акус­тичними звукопоглинаючими матеріалами, під друкарську ма­шинку підкладають поролонові підкладки, ніжки стільців підклеюють звукопоглинаючим матеріалом тощо.

Слід також знати, що у визначених дозах шум позитивно впливає на працездатність, тому виконання монотонної робо­ти (сортування кореспонденції, підшивання документів тощо) варто супроводжувати мелодичною чи ритмічною музикою.

Службове приміщення необхідно регулярно провітрювати або кондиціонувати. Нетривале провітрювання (5-10 хв) пере­носиться легше, ніж постійний легкий повітряний потік у ви­гляді протягу. Благодійний вплив справляє озеленення приміщень. Квіти виконують не тільки декоративну функцію, а й сприяють поліпшенню складу повітря, зменшують нервове та зорове напруження.

Режим роботи персоналу служби діловодства має перед­бачати відповідне чергування періодів праці та відпочинку. Тим, чия праця пов'язана з тривалим перебуванням за робо­чим столом, необхідно надавати 5-8 хв перерви кожні дві годи­ни. Такі перерви доцільно використовувати для активного відпочинку та занять фізкультурою.

 

 


Просмотров 615

Эта страница нарушает авторские права




allrefrs.ru - 2021 год. Все права принадлежат их авторам!