Главная Обратная связь Поможем написать вашу работу!

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА



А. Содержание работы:

- ведение делопроизводства и документооборота;

- работа со звонками и факсом;

- размножение документации;

- составление графиков консультаций;

- учет консультаций и других услуг;

- информирование клиентов;

- обеспечение порядка в офисе (канцтовары, состояние техники, благоустрой­
ство).

С. Секретарь-референт должен обеспечить:

- экономию времени сотрудников через:

- сокращение потерь времени по секретарским причинам (см. выше содер­
жание работы);

- выполнение некоторых функций других сотрудников;

- формирование своими средствами доверительного, уважительного отноше­
ния извне к ассоциации;

- готовность помочь всем контактерам:

- уметь слушать,

- создавать приятную атмосферу,

- уметь работать вопросами,

- обеспечить точную диспетчеризацию,

- владеть достаточной информацией.

Как же организуется сама процедура поиска необходимых формулировок служебных функций, будь то положение об отделах или должностные инст­рукции? Здесь есть несколько последовательных шагов.

1. Объясните руководителям, управленческой команде - обязательно в
присутствии главы компании - разницу между двумя подходами определения
служебных функций: описательным (через перечень действий) и продуктным.
Можно предложить сопоставить приведенные выше примеры со службой рек­
ламы, торговой базой и др.

2. Сделайте особый упор на рассеивании целей в организации как опасной
оргпатологии и представьте предлагаемую здесь методику определения слу­
жебных функций как мощный управленческий ресурс по согласованию целей
подразделений и сотрудников с общефирменными целями.

3. Если Вам удалось убедить первого руководителя, начните практичес­
кую работу с какого-то подразделения, которое они считают наиболее проблем-


ным. Предложите сначала главе компании, руководителю этого подразделения, еще кому-нибудь из руководителей вопросник, который приведен в табл. 27. Воп­росник они могут заполнить сами. Однако учтите, что их ответы могут быть невразумительны, декларативны, невнятны. Поэтому лучше всего консультанту брать на себя заполнение этого вопросника со слов соответствующих респон­дентов.



Таблица 27 Вопросник для определения служебных функций

 

Вопросы Ответы
Как Вы определите основной вклад данного подраз­деления в успех организации в целом?  
Что данное подразделение делает в организации та­кое, чего не делает здесь никто? В чем это выража­ется?  
Каков главный результат работы руководителя дан­ного подразделения?  
Когда выполнение его функций будет считаться са­мым эффективным?  
Какой продукт работы данного подразделения ру­ководство вашей организации согласно "купить"? (Краткое название, в каком виде он должен быть представлен.)  
Кто персонально должен быть основным "покупате­лем" такого продукта, производимого данным под­разделением?  
Что потеряла бы ваша организация, если бы данного подразделения у нее не было?  
По каким параметрам руководство фирмы оценивает главные результаты работы данного подразделения? - Пожалуйста, перечислите эти параметры. - Пронумеруйте их по приоритетности.  

4. Обработайте ответы на эти вопросы, выбрав из них лучшие, по вашему
мнению, варианты.

5. Пригласите главу компании, руководителя, а также некоторых сотруд­
ников соответствующего подразделения и руководителей смежных подразде­
лений, желательно утром пораньше1, на групповую работу по определению слу­
жебных функций данного подразделения.



6. Распространите среди участников работы листки с лучшими, по ваше­
му мнению, формулировками функций. Затем предложите каждому написать
свою редакцию функций руководителей данного подразделения в течение 10-
15 минут. Затем по очереди каждый назовет вам свои версии - нанесите их на
флип-чарт. Предлагайте собственные интерпретации. Пусть они отметят на
флип-чарте палочками слева наиболее предпочтительные варианты формули­
ровок. Последнее слово оставьте за главой компании, поскольку его личные
риски здесь наибольшие.

7. Разложите эту функцию по внутренним клиентам: что именно данное
подразделение должно выполнять для других служб. Естественно, глава ком­
пании будет первым из них - но не ограничивайтесь только им, постарайтесь
перебрать всех возможных внутренних клиентов.

1 Иногда клиент предлагает делать эту работу вечером, но после работы приглашенные вами уча­стники слишком утомлены и торопятся домой Поэтому для этой работы лучше выбирать утреннее время - за час-полтора до начала рабочего дня либо половину какого-либо из выходных дней


8. После этого предложите руководителю подразделения, функции ко­торого сейчас определяются, сформулировать свои требования к другим подразделениям и руководителям, опять же начиная с генерального дирек­тора.

Вот как выглядит пример.


Просмотров 404

Эта страница нарушает авторские права




allrefrs.ru - 2021 год. Все права принадлежат их авторам!