Понятие и значение организационных коммуникаций

Коммуникации – одна из наиболее сложных и неоднозначных проблем организационного поведения. Оценки специалистов показывают, что в активной жизни большинства людей процессы общения, коммуникации занимают до 75% времени. Коммуникации позволяют людям совместно трудиться, накапливать и передавать огромный запас знаний. Менеджеры в силу специфики своей деятельности должны в совершенстве владеть технологией и искусством коммуникации. По оценкам специалистов, до 80% рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на те или иные виды общения. Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует, мотивирует и контролирует подчиненных. Большинство подчиненных на вопрос, какие качества они ценят в своем руководителе, на первом месте назвали умение выслушивать подчиненных. Таким образом, каждый менеджер обязан быть коммуникатором.

Что такое коммуникация в вашем понимании? Впишите основные слова, которые у вас ассоциируются с понятием «коммуникация», например (рис. 11.1).

Рисунок 11.1 – Что такое коммуникация

Коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто. Проблемы коммуникации, коммуникативных связей всегда были актуальны. Еще Аристотель считал, что способность вступать в общение (коммуникацию) отличает человека от «недоразвитых в нравственном смысле существ». На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей.

Термин «коммуникация» происходит от латинского слова communicatio – делаю общим, связываю. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а понимания с помощью общих символов (рис. 11.2).

Рисунок 11.2– Коммуникация как общность символов

Этот термин появился в научной литературе в начале ХХ в. и в настоящее время имеет три интерпретации (рис. 11.3).

Рисунок 11.3 – Интерпретации понятия «коммуникация»

Таким образом, под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов или действий. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации.

Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Основными функциями коммуникаций являются:

¾ информационная – проявляется в циркуляции информации и упорядочении информационных потоков;

¾ интегративная – выражается в обеспечении связи между различными видами человеческой деятельности;

¾ дестабилизирующая – направлена на создание напряженности и конфликтности обществе;

¾ культурологическая – проявляется в обеспечении преемственности развития материальной и духовной культуры, трансляции накопленного опыта;

¾ экспрессивная – возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний;

¾ контактная – установление и поддержание коммуникативного контакта;

¾ регулятивная – социализация и воспитание, социальный контроль, внедрение социальных норм.

¾ мотивационная – побуждение сотрудника к производительному труду,

¾ контрольная – отслеживание трудового поведения работника и оценка результатов его труда.

Необходимо отметить, что многие из этих функций взаимосвязаны. Так, интеграция в обществе немыслима без социального наследования, которое, в свою очередь, может быть действенным лишь при условии его упорядоченности, определенной организации, что во многом обеспечивается системой социальной коммуникации.

Руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, помимо управленческих функций (планирование, организация, мотивация и контроль). Т.к. обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, то коммуникации называют связующим процессом. Поэтому одна из главных сфер возникновения проблем в организациях - неэффективные коммуникации.

Опросы показали, что 73% американских, 63% английских , 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией – неэффективным. Считается, что лишь 50% попыток обмена информацией приводит к согласию общающихся. Если у людей нет возможности обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей. Поэтому основная цель коммуникационного процесса – обеспечить понимание передаваемой информации.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

Организационная коммуникация - процесс, с помощью которого руководители развивают систему представления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным институтам и индивидуумам за пределами организации.

Они служат необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить всю необходимую информацию, представляет информацию, необходимую для принятия решения. Для четкости определения коммуникации применяется ряд терминов (табл. 11.1).

Таблица 11.1 - Термины, определяющие понятие «коммуникация»

Общение включает в себя обмен мыслями, чувствами, реализуемый при помощи, прежде всего, вербальных средств коммуникации. При общении передаются не только фрагменты информации, но и социальный опыт, происходит изменение сущности взаимодействующих субъектов, социализация личности.

Кроме того, воплощение социальных ценностей осуществляется и посредством материально-вещественных элементов, и в этом смысле материальные ценности являются посредником в определенных формах общения. Например, основные семейные ценности результативнее воплощаются в уютной домашней обстановке, а не в шумном общественном месте (кафе, ресторане).

Выбор стиля общения зависит от индивидуально-типологических характеристик людей, особенностей сложившихся отношений с конкретными людьми, коллективами. Особое значение в общении имеет устная речь и так называемая паралингвистическая система информации (язык мимики и жестов), в которой фиксируются определенные социальные значения. Организационные коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

1) руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

2) коммуникации необходимы для эффективности управления;

3) коммуникации необходимы также для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

4) хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Очень важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи (говорил на том же языке, что и подчиненный).

Специалисты считают, что наиболее важным фактором, нарушающим общность в коммуникациях между источником и получателем, являются те, которые происходят в координировании и расшифровке. Когда процессы кодирования и расшифровки становятся разнородными, то коммуникации разрушаются. М. Винер назвал эту проблему энтропией, т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.

Направления коммуникаций:

¾ используется для постановки задач, описания работ. Чем больше уровней она проходит, тем больше вероятность, что она будут искажена;

¾ для обратной связи с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Руководители используют данную информацию для анализа;

¾ позволяет сохранить время и скоординировать деятельность. В данном случае такое общение является формальным и обязательным, в другом - происходит спонтанно.

Организационные факторы, влияющие на коммуникации:

¾ должностное положение;

¾ стиль управления. Руководитель влияет на направление и поток информации, т.е. он может установить правила и процедуры, согласно которым информация должна передаваться в определенном направлении и в определенной последовательности;

¾ разделение труда. Работники лучше и конкретнее понимают свою работу, физическое расстояние между лицами при разделении труда обычно меньше.

В динамической организации необходимо учитывать поток и точность коммуникаций. В стабильных организациях, в которых происходят лишь небольшие изменения в технологии работы и персонале можно разработать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания, что упрощает взаимопонимание между участниками.

Резюме. Таким образом, невозможно переоценить важность коммуникаций. Едва ли не все, что делают руководители для достижения определенной цели, требует эффективного обмена информацией, т.е. коммуникаций. Коммуникации выполняют жизнеобеспечивающую роль в каждой организации, и если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.