Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Основные правила регистрации документов



Инструкцией предусматривается общий порядок регистрации документов. Поэтому несмотря на специфику организаций, эти принципы должны соблюдаться.

1. Каждый документ регистрируется только 1 раз – принцип однократности документа. При соблюдении этого принципа сведения о документе фиксируются только 1 раз, в форме, удобной для последующего учета и контроля, независимо от места регистрации.

2. Однократность регистрации обеспечивается также принципом инициативного документа (независимо от того, входящий это или исходящий документ). Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к записям на соответствующий документ. Т.е. и запрос, и ответ регистрируются в одной регистрационной форме. Этот принцип может применяться при карточной системе.

3. Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.

 

ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Индекс инициативного входящего документа повторяется в ответном документа. Это связывает одним индексом и инициативный документ, что облегчает их поиск.

Индексация документов в делопроизводстве (индекс – система условных обозначений документа, состоящая из нескольких элементов (индекс структурного подразделения, индекс дела по НД, индекс корреспондента, индекс вопроса)) – проставление номера и необходимых условных обозначений, указывающих на место составления и хранения документа.

Индекс документа состоит их номера дела по НД и валового регистрационно-учетного номера, индекса структурного подразделения.

Пример:

 

Входящий документ – 100/2-3 (индекс дела после исполнения)

Исходящий документ – 2-3/100

 

2 – индекс структурного подразделения

3 – номер дела по НД внутри данного структурного подразделения

100 – порядковый номер (или валовой), присвоенный документу при регистрации

 

Индексы исходящих и входящих документов состоят из тех же элементов, но меняется их расположение.

В индекс документа составной частью может включаться индекс корреспондента. Для этого составляется шифратор корреспондентов, который в качестве приложения включается в инструкцию по делопроизводству.

В индекс документа может включаться вопрос деятельности. Для этого в организации разрабатывается классификатор вопросов деятельности. Он может быть в качестве приложения к инструкции по делопроизводству, как и индекс структурных подразделений с их условными обозначениями.



код территории
В индекс может включаться первая буква фамилии должностного лица, подписавшего документ. Может включаться и код территории, где располагается организация. Т.о. индекс может выглядеть следующим образом:

код вопроса  
первая буква фамилии
номер структурного подразделения – номер дела
валовой номер
корреспондент
2/3/100/2-3/В/4

 

Система условных обозначений определяется каждой организацией с учетом общих принципов регистрации документов и закрепляется в инструкции по делопроизводству, которая имеется в каждом структурном подразделении.

При учете распорядительных документов, протоколов им присваивается валовые порядковые номера в пределах календарного года.

Приказы по личному составу в зависимости от сроков хранения делятся на 2 категории:

1. Со сроком хранения 75 лет (о приеме, перемещении, увольнении, премировании, изменении имен и фамилий, зарубежных командировках).

2. Со сроком хранения 3 года (после проверки налоговыми органами).

В НД предусматривается 2 дела и 2 регистрационные формы для таких документов (по личному составу – 1-Л, по кадрам – 1-К).

При оформлении в отдельные дела приказов по личному составу о командировании они также будут регистрироваться отдельно и им присваивается отдельный регистрационный индекс (например, Км).

Система обозначений не должна заканчиваться на гласную букву.

Протоколы, как и приказы, регистрируются в пределах календарного года (например, 5 (номер протокола)/8 (номер повестки дня)).

По отдельным вопросам повестки дня заседания коллегиального органа могут приниматься самостоятельные решения и оформляться постановлениями или решениями. Их индекс будет состоять из номера протокола и номера вопроса повестки дня (например, 5/2).



Индекс внутреннего документа (справка, накладная и др.) состоит из условного обозначения структурного подразделения, где будет храниться документ и валового регистрационного номера, номера дела.

 


Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2018 год. Все права принадлежат их авторам!