Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Общие правила регистрации документов



Регистрации подлежат все документы, требующие специаль­ного учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требую­щие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых до­кументов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: все рек­ламные письма; поздравительные письма и телеграммы; при­глашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с по­метой «лично»; копии нормативных документов, постановле­ний и распоряжений государственных органов; информаци­онные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получа­ет свой регистрационный номер. У входящих документов он не сов­падает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократ­ность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регист­рацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В уч­реждении, имеющем отделы, регистрация документов, в пер­вую очередь внутренних, может проводиться децентрализован­но по группам в тех отделах, где они создаются и оформляют­ся: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внут­ренние документы должны регистрироваться в день подписа­ния или утверждения, входящие — в день поступления, исхо­дящие — в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступаю­щие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, при­нимающий документы, поступающие на имя организации, целе­сообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными реги­страционными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистраци­онную форму выписываются, как правило, следующие сведения:



• дата получения;

• входящий регистрационный номер, присваиваемый доку­менту учреждением-получателем;

• дата документа;

• регистрационный номер документа, присвоенный ему уч­реждением-отправителем ;

• автор (корреспондент) - тот, чей это документ;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция;

• срок исполнения;

• исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

• номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотре­ния документа руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем (если руково­дитель каждое утро просматривает полученную корреспонден­цию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистраци­онную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, све­дения, вписываемые в регистрационные формы, частично изме­няются и дополняются. При регистрации внутренних докумен­тов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпа­дающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отли­чие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, допол­нять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.


Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2019 год. Все права принадлежат их авторам!