Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать



Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложе­ние» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

Например:

Приложение

 

к приказу ректора университета

11.04.99 № 07/21

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. «Приложение № I», «Приложение № 2» и т. д.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать про­писными буквами, а также центровать это выражение, наимено­вание документа, его дату, и регистрационный номер относи­тельно самой длинной строки, например,

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

 

к приказу ректора университета

11.04.2000 № 07/21

 

Реквизит 21 подпись. Право подписи управленческих доку­ментов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распреде­лением их обязанностей, установленным правовым актом (ус­тавом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера мо­гут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но толь­ко в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выхо­дят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должно­стными лицами, если за его составление и содержание от­ветственны несколько должностных лиц. Например, доку­менты, в которых содержатся сведения денежного, матери­ального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита «подпись» входит наименование должно­сти лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.



Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ подготовлен двумя организациями и его под­писывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:

 

В таком случае документы оформляют не на бланках и под­писывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом каждая ор­ганизация (учреждение) имеет официально оформленный под­линник документа.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Например:

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов — протоколы и выписки из них подписывают председа­тель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах ор­ганизации — автора документа. Приложения к документам так­же должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2—3 межстрочных интервала.



В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что до­кумент подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. Доку­мент может подписать лицо, официально исполняющее обязан­ности руководителя. Использование предлога «за» или сокраще­ния «зам», «врио» недопустимо.*

 
 


* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с.2—3. С изменениями № 1, утвержден­ными постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

 

Допускается в реквизите «подпись» центрирование наимено­вания должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например,

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись — это механическое вос­произведение собственноручной подписи руководителя. Органи­зация самостоятельно определяет порядок использования фак­симильной подписи и виды документов, которыми она заверя­ется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изда­нием распорядительного документа, либо инструкцией по дело­производству. При этом необходимо помнить, что использова­ние факсимильной подписи вместо настоящей не должно про­тиворечить закону или иным правовым актам.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил порядок удостоверения доку­мента, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридиче­ская сила таких документов удостоверяется электронной цифро­вой подписью.*

 
 


* Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от20.01.95. №24-ФЗ.

 

Реквизит 22 гриф согласования документа. Реквизит 23 визы согласования документа. Согласование документа осуществля­ется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания доку­мента, его соответствия действующему законодательству, точ­ности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Согласование документа необходимо для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структур­ных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе.

Согласование документа в пределах одной организации оформляется визой. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97 при визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату. Например,

Такое оформление облегчает работу с документом специали­стам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе — при контроле качества подго­товки документа и его оформления, руководителю — при под­писании документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны послед­него листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.*

 
 


* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с.2-3. С изменениями № 1, утвержденны­ми постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

 

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизвод­ству (по работе с документами) или регламентируются распоря­дительным документом первого руководителя. Проекты инст­рукций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структур­ных подразделений. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. По усмотрению организации допускает­ся полистное визирование документа и его приложения.

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляет­ся или на последнем листе проекта документа, ниже всех под­писей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово «СО­ГЛАСОВАНО», должности руководителя и наименования орга­низации, с которой согласовывают документ, его личной подпи­си, инициалов, фамилии и даты. Гриф согласования на доку­менте располагают ниже подписи слева. Например:

 

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:

 

 

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Реквизит 24 печать. Заверение документов печатью организа­ции — особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должно­стных лиц организации, подтверждающих расходование денеж­ных средств и материальных ценностей, и др.

Печати подразделяют на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Федерации), а по ок­ружности — наименование организации. Воспроизведение Госу­дарственного герба Российской Федерации обязательно на печа­тях центральных органов власти, центральных органов федераль­ной исполнительной власти, на печатях иных органов государст­венной власти. Герб субъекта Российской Федерации размещает­ся на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Герб города, района Российской Федера­ции размещается на печатях органов представительной и испол­нительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федера­ции». Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами — федеральными законами, нормативны­ми актами субъектов Федерации, города, района.

В негосударственных организациях используется фирмен­ная печать, которая приравнена к гербовой — в центре раз­мещается эмблема организации или аббревиатура ее наимено­вания, по окружности — полное наименование организации. В некоторых законодательных актах, регламентирующих по­рядок создания и деятельность организаций различных орга­низационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям. Например, п.6, ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его на­хождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямо­угольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печа­тей пользуются для заверения справок, копий документов, на­правляемых за пределы организации, при рассылке копий рас­порядительных документов, при опечатывании пакетов, банде­ролей, шкафов и т.д.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах фи­нансового характера печать проставляется без захвата наиме­нования должности и подписи, на специально для этого отве­денном месте. Как правило, место проставления печати отме­чается символом «М.П.»

Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено специальными нормативными актами (например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой орга­низации список документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.

Примерный перечень документов, заверяемых печатью, дан в приложении 2.

Реквизит 25 отметка о заверении копии. Копия документа — воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии с помощью копировального аппарата. Если изготавли­вается копия с документов, касающихся прав и интересов граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике копируют в ос­новном исходящие документы для того, чтобы в делах орга­низации остались их копии. Заверяют копии работники дело­производственной службы, проставляя ниже реквизита «под­пись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, лич­ной подписи и даты. Например:

 

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати на копиях документов (выписках из них) обязательно, если документ пред­ставляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.).

Выписки из протоколов заверяет секретарь, который со­ставлял протокол и осуществляет его хранение, из приказов — секретарь (или инспектор), который отвечает за хранение до­кументов.

Реквизит 26 отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, разме­щается на лицевой или оборотной стороне последнего листа до­кумента на 2—4 интервала ниже реквизита «подпись» и печата­ется от левого поля. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специали­стом, который непосредственно готовил данный документ. Рек­визит может быть оформлен в двух вариантах:

а) фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;

б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:

Сидоркин 709 44 23 Илья Ильич Сидоркин 709 44 23

В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печа­тала текст документа.

Реквизит 27 отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного от­вета, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения докумен­та, указывает номер дела, в которое помещен документ на хра­нение, дату и ставит подпись. Например:

В ряде организаций существует практика, когда отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подраз­деления, в котором исполнялся документ.

Реквизит 28 отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может простав­ляться от руки или для этой цели используют штампы. В штам­пе указывается наименование организации, номер (индекс вхо­дящего документа) и дата поступления.

Реквизит 29 идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в ле­вом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие по­исковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.


Просмотров 725

Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2021 год. Все права принадлежат их авторам!