Порядок роботи з речовими доказами. (п.11)

Інструкція з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді АРК та ВССУ України з розгляду цивільних і кримінальних справ.

1.Порядок видачі (надсилання) справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення та копій судових документів.(п.13)

13. Порядок видачі (надсилання) справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення та копій судових документів

13.1. Справи (матеріали кримінального провадження) видаються для ознайомлення апаратом суду за резолюцією голови суду, судді (судді-доповідача), секретаря відповідної судової палати на підставі письмової вимоги (заяви) таким особам: прокуророві, який має право на участь у розгляді справи, – після пред’явлення службового посвідчення; адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення документа, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги, зокрема: посвідчення адвоката, договору про надання правової допомоги; довіреності; ордера; доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги); іншим учасникам кримінального провадження, адміністративного або цивільного процесу, а також особам, які не брали участі в справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та в необхідних випадках – доручення представника). Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, не пов'язаним із розглядом справи (матеріалів кримінального провадження), справи видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги з резолюцією голови суду, після пред'явлення службового посвідчення. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) проводиться виключно у приміщенні суду та у присутності працівника апарату суду. Факт ознайомлення із матеріалами справи (кримінального провадження) фіксується працівником апарату суду в журналі видачі судових справ шляхом вчинення запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою (матеріалами кримінального провадження). Видача справ (матеріалів кримінального провадження) для проведення аналізів, узагальнень або з іншою метою, що не пов'язані з розглядом справ (матеріалів кримінального провадження), проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.

13.2. Особи, зазначені у пункті 13.1 цієї Інструкції, мають право знайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних проваджень і справ про адміністративні правопорушення протягом усього робочого дня апарату суду.

13.3. Особа, яка одержує справу (матеріали кримінального провадження) для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення (Додаток 14), де зазначаються дата, година видачі. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) та протоколом судового засідання проходить у встановленому розпорядженням голови суду місці. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) та протоколом (журналом) судового засідання особи, яка тримається під вартою (підозрюваної, обвинуваченої або засудженої), відбувається у спеціально відведеному місці приміщення суду, визначеному головою суду. Після ознайомлення з матеріалами справи особа робить відмітку на заяві про надання справи для ознайомлення, яка долучається до матеріалів справи. При поверненні справи (матеріалів кримінального провадження) після ознайомлення працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі (матеріалах кримінального провадження), зазначити в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення час повернення справи (матеріалів кримінального провадження) та поставити підпис про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, а другий долучається до справи (матеріалів кримінального провадження).

13.4. Судові справи (матеріали кримінального провадження) надсилаються поштою або нарочним (кур'єром) на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ (матеріалів кримінального провадження), і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду. У разі надсилання судової справи (матеріалів кримінального провадження) за межі суду виготовляється копія судового рішення, яким закінчено розгляд справи (матеріалів кримінального провадження), та яка зберігається в суді. Категорично забороняється надсилати судові справи (матеріали кримінального провадження), провадження в яких не закінчено, іншим органам, крім експертних установ.

13.5. Копії судових рішень у справі, які видаються учасникам судового процесу повторно, виготовляються апаратом суду лише після внесення встановленої законодавством плати (судового збору) за виготовлення копії судового рішення. Після повернення справ із судів апеляційної чи касаційної інстанції копії судових рішень цих судів видаються судом першої інстанції.

13.6. Копії судових рішень, що набрали законної сили, мають бути підписані відповідальним працівником (особою) суду та суддею, а також скріплені відбитком гербової печатки суду. У разі якщо судове рішення не набрало законної сили, про це працівником апарату суду зазначається на копії, що видається. На копії судового рішення, що набрало законної сили, зазначається дата набрання ним чинності. На вимогу нотаріальних органів, органу Державної реєстраційної служби України, Державної автомобільної інспекції МВС України на копії судового рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться у матеріалах справи (кримінального провадження).

13.7. Копії судових рішень мають бути належним чином оформлені та засвідчені відбитком гербової печатки суду. Якщо копія судового рішення складається з кількох аркушів, вона має бути прошнурована нитками на п’ять проколів, а на зворотному боці останнього аркуша – скріплена підписом судді, працівника апарату суду, засвідчена відбитком гербової печатки суду, із зазначенням кількості зшитих аркушів.

13.8. До копії судового рішення, до якого внесено зміни, обов'язково додається копія ухвали апеляційного (касаційного) суду, яким судове рішення змінено, а також за наявності – копії додаткового рішення, копії ухвал про виправлення описок тощо.

13.9. Особа, яка одержала копію судового рішення, повинна надати розписку про її отримання. У разі надіслання копії судового рішення поштою про це зазначається в судовій справі шляхом приєднання копії супровідного листа.

13.10. Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку, у строки, визначені кримінальним процесуальним законодавством.

2.Передача та виконання непроцесуальних документів(п.4)

4. Передача та виконання непроцесуальних документів

4.1. Передача кореспонденції на розгляд керівництву суду забезпечується службою діловодства (відповідальним працівником чи відповідним структурним підрозділом) невідкладно або наступного робочого дня, у разі надходження документів у неробочий час засобами факсимільного зв’язку чи електронною поштою.

4.2. Після вивчення непроцесуального документа керівництвом суду накладається резолюція та передається до служби діловодства (відповідального працівника або відповідного структурного підрозділу) для внесення змісту резолюції до АСДС. Резолюції керівництва суду можуть оформлюватися на бланках установленого зразка.

4.3. У разі покладення обов’язку виконання документа на кілька підрозділів (осіб) відповідальним за виконання є підрозділ (особа), зазначений першим, якщо інше не зазначено в резолюції. Відповідальній за виконання документа особі надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. У разі відсутності цієї особи за виконання документа відповідає особа, зазначена в резолюції наступною. Строки виконання документа співвиконавцями визначаються в резолюції.

4.4. Передача документа від одного структурного підрозділу апарату суду (виконавця) до іншого здійснюється виключно через службу діловодства (відповідального працівника або відповідний структурний підрозділ) за резолюцією керівництва суду із внесенням до АСДС відповідної відмітки.

4.5. Після розгляду відповідними посадовими особами суду з їх резолюцією документ опрацьовується службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом) в АСДС, береться на контроль, після чого невідкладно передається безпосереднім виконавцям.

4.6. Оригінал документа, що підлягає виконанню, передається відповідальному за виконання, а співвиконавці отримують копію документа в паперовій або електронній формі через АСДС.

4.7. Відповідальний за виконання у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати усі невиконані документи іншому працівникові, визначеному керівником структурного підрозділу апарату суду (керівництвом суду), із внесенням до АСДС відповідної відмітки про передачу документів, які перебувають на контролі, іншому виконавцеві.

4.8. Співвиконавці подають пропозиції відповідальному виконавцю у вигляді службової записки. Проект відповіді на виконаний документ візується виконавцем (співвиконавцями) із зазначенням посади і прізвища та разом із документом, на який надається відповідь, передається через службу діловодства (через відповідального працівника або відповідний структурний підрозділ) на підпис керівництву суду.

4.9. Документ, помилково направлений до будь-якого зі структурних підрозділів апарату суду (виконавців), має бути повернуто до служби діловодства (відповідального працівника або відповідного структурного підрозділу) для направлення за належністю.

3.Контроль за виконанням документів. (п.5)

5. Контроль за виконанням документів. Строки виконання документів

5.1. Метою контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

5.2. Контроль за виконанням документів у суді здійснюється службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом). Контроль за виконанням документів у структурних підрозділах апарату суду здійснюється керівником структурного підрозділу (відповідальним працівником).

5.3. Контролю підлягають зареєстровані документи (крім процесуальних), якими встановлено завдання (міститься вимога, надано доручення). Строки та контроль за виконанням процесуальних документів встановлюються відповідно до законодавства.

5.4. Контроль за виконанням документів полягає у:

– взятті з використанням АСДС документа з резолюцією керівництва суду на контроль у день його розгляду, з відміткою в АСДС;

– продовженні строку виконання документа – продовженні (зміні) керівництвом суду строку виконання документа на підставі службової записки виконавця з обґрунтуванням, із відповідною відміткою в АСДС;

– знятті документа з контролю – з відміткою в АСДС за результатами остаточного опрацювання документа та після підписання його керівництвом суду.

5.5. У межах строку виконання документа може надаватися відповідь щодо окремих обставин опрацювання документа (проміжна відповідь), з внесенням інформації до АСДС. Проміжна відповідь не є підставою для визнання документа виконаним.

4.Строки виконання документів. (п.5)

5.6. Перебіг строку виконання документа, взятого на контроль, починається з дня, наступного за днем його реєстрації в АСДС. Строк виконання документа обчислюється в календарних днях. Якщо закінчення строку виконання документа припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, останнім днем строку є останній перед ним робочий день для документів, строк розгляду яких установлений чинним законодавством, або перший після нього робочий день – для документів, відносно яких такий строк чинним законодавством не встановлений.

5.7. Строки виконання документів можуть зазначатися в тексті документа або резолюції.

5.8. Документи повинні бути виконані: без зазначення строку виконання – протягом 30 днів з дня реєстрації документа в АСДС;

- у разі накладення резолюції зі словом "Терміново" – протягом 3 днів з дня реєстрації документа в АСДС;

- у разі накладення резолюції зі словом "Негайно" або "Невідкладно" – протягом одного дня з дня накладення резолюції.

5.9. Документи виконуються в такі строки: укази, розпорядження, доручення Президента України – у строк, зазначений в акті; у разі невизначення строку в указі, розпорядженні Президента України – протягом 30 календарних днів із дня набрання чинності актом; депутатський запит, депутатське звернення – відповідно до вимог законодавства; рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проекту нормативно-правового акта – не пізніше 10 днів з дня розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк); погодження проекту акта Кабінету Міністрів України – у строк, установлений його головним розробником; постанова, висновок Колегії Рахункової палати – не пізніше 15 днів з дня реєстрації документа в АСДС (якщо не встановлено інший строк); звернення громадян, запити на публічну інформацію, адвокатський запит – відповідно до вимог законодавства.

5.10. Якщо виконання документа у зазначений строк є неможливим, виконавець (керівник відповідного структурного підрозділу) зобов’язаний звернутися з аргументованим клопотанням про продовження строку виконання документа до посадової особи, яка дала відповідне доручення, не пізніш як за три робочих дні до закінчення строку його виконання, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку з дня його реєстрації. У разі продовження строку виконання документа робиться відповідна відмітка у графі "Термін продовжено" в АСДС, де зазначається кінцева дата виконання документа.

5.11. Днем виконання контрольного документа (завдання) вважається день реєстрації у суді вихідних документів про виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованих установ і осіб або іншого підтвердження виконання.

5.12. Після виконання документа служба діловодства (відповідальний працівник або відповідний структурний підрозділ), робить відмітку у графі "Відмітка про виконання" реєстраційної картки документа в АСДС, де зазначає номер документа, підготовленого на виконання контрольного документа, після чого знімає документ із контролю в АСДС.

5.13. Служба діловодства (відповідальна особа або відповідний структурний підрозділ) щотижня інформує керівництво суду про стан виконання документів, що перебувають на контролі.

5.Реєстрація, облік, опрацювання та рух матеріалів кримінального провадження в суді апеляційної інстанції.(п.17)

17. Робота з матеріалами кримінального провадження в суді апеляційної інстанції

17.1. Реєстрація, облік, опрацювання та рух матеріалів кримінального провадження здійснюються працівниками апарату суду відповідно до вимог КПК та розподілу їх обов’язків.

17.2. Після реєстрації матеріалів кримінального провадження та визначення АСДС колегії суддів для судового провадження кримінальне провадження передається судді під підпис у Реєстрі судових справ, переданих для розгляду. Такий Реєстр ведеться окремо щодо кожного судді.

17.3. Апеляційні скарги на ухвалу та вирок суду, постановлені в одному кримінальному провадженні, реєструються в окремих обліково-статистичних картках АСДС.

17.4. Якщо апеляційна скарга на судові рішення, ухвалені судом першої інстанції, подана безпосередньо до суду апеляційної інстанції, працівник апарату суду, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, надсилає її до суду першої інстанції для виконання вимог ст. 397 КПК.

17.5. У разі надходження до апеляційного суду апеляційної скарги на ухвалу слідчого судді, працівник апарату суду за вимогою судді-доповідача невідкладно витребовує з суду першої інстанції відповідні матеріали та не пізніше як за день повідомляє особу, яка її подала, прокурора та інших заінтересованих осіб про час, дату і місце апеляційного розгляду.

17.6. Апеляційна скарга, що надійшла до суду апеляційної інстанції відповідно до вимог ст. 397 КПК, не пізніше наступного дня передається визначеному АСДС судді-доповідачу. У разі, якщо суддя-доповідач постановляє ухвалу про відкриття апеляційного провадження секретарем судового засідання протягом десяти днів копії даної ухвали надсилаються учасникам судового провадження разом із копіями апеляційних скарг та інформацією про їхні права і обов’язки. У разі, якщо суддя-доповідач постановляє ухвалу про залишення апеляційної скарги без руху, в якій зазначаються недоліки скарги і встановлюється достатній строк для їх усунення, секретарем судового засідання копія даної ухвали невідкладно надсилається особі, яка подала апеляційну скаргу, рекомендованим листом з повідомленням. Кримінальне провадження, в якому постановлено ухвалу про залишення апеляційної скарги без руху, передається для розгляду судді: у разі усунення скаржником недоліків – невідкладно, у разі неусунення – у визначений суддею строк, але не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху терміну. У разі усунення особою, яка подала апеляційну скаргу, недоліків, зазначених в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку.

17.7. До матеріалів кримінального провадження документи підшиваються у такій послідовності: копія апеляційної скарги, ухвала про залишення апеляційної скарги без руху, копія супровідного листа про надіслання особі, яка подала апеляційну скаргу, копії ухвали та розписка (повідомлення) про одержання особою, що подала скаргу, копії ухвали, ухвала про повернення апеляційної скарги і супровідний лист про надіслання копії ухвали та повернення особі всіх копій апеляційної скарги з копіями доданих до неї матеріалів.

17.8. У разі постановлення суддею-доповідачем ухвали про повернення апеляційної скарги, відмову у відкритті провадження та за відсутності апеляційних скарг інших осіб копія ухвали невідкладно надсилається рекомендованим листом з повідомленням особі, яка подала апеляційну скаргу, разом із апеляційною скаргою та усіма доданими до неї матеріалами.

17.9. До матеріалів кримінального провадження документи підшиваються у такій послідовності: копія апеляційної скарги, ухвала про відмову у відкритті апеляційного провадження у справі, копія супровідного листа про надіслання особі, яка подала апеляційну скаргу, копії ухвали та повернення особі всіх копій апеляційної скарги з копіями доданих до неї матеріалів.

17.10. Якщо суддею-доповідачем постановлено ухвалу про повернення до суду першої інстанції неналежно оформлених матеріалів кримінального провадження для усунення недоліків, ця ухвала та інші необхідні документи підшиваються працівником апарату суду до матеріалів кримінального провадження, про що до АСДС вноситься відповідна інформація, а кримінальне провадження надсилається до суду першої інстанції. Виконання ухвали про повернення матеріалів кримінального провадження до суду першої інстанції для усунення недоліків перебуває на контролі протягом строку, зазначеного в цій ухвалі. Після повернення належно оформленого кримінального провадження з суду першої інстанції, подальший облік матеріалів кримінального провадження продовжується у тій самій обліково-статистичній картці із зазначенням дати надходження вдруге. Матеріали кримінального провадження невідкладно передаються судді-доповідачу у справі. У разі відсутності судді-доповідача, кримінальне провадження може бути розподілено між суддями повторно відповідно до Положення про АСДС. Якщо судом апеляційної інстанції повторно не буде отримано кримінальне провадження, працівник апарату суду доповідає про це судді-доповідачу для вжиття відповідних заходів та виконує його вказівки.

17.11. У разі якщо обвинувачений захворів на психічну чи іншу тяжку тривалу хворобу, яка виключає його участь у судовому провадженні, та судом постановлено відповідну ухвалу, сторонам кримінального провадження надсилається повідомлення про зупинення провадження у справі в порядку інформування. Працівником апарату суду виготовляється та підшивається до матеріалів кримінального провадження копія апеляційної скарги. Матеріали кримінального провадження повертаються до суду першої інстанції, а копії ухвали зберігаються у відповідній справі згідно з номенклатурою справ апеляційного суду.

17.12. Залежно від рішення судді-доповідача, прийнятого під час підготовки до апеляційного розгляду, відповідальні працівники апарату у порядку, передбаченому КПК, здійснюють відповідні дії та надсилають учасникам судового провадження копії ухвал з питань, пов’язаних із підготовкою розгляду кримінального провадження апеляційним судом. Протягом строку, під час якого може бути подано заперечення на апеляційну скаргу, кримінальне провадження перебуває на контролі. Заява про приєднання до апеляційної скарги передається судді-доповідачу, після чого виконуються його вказівки щодо дальшого супроводження справи в апеляційній інстанції.

17.13. Якщо суддею постановлено ухвалу про повернення апеляційної скарги у зв’язку з її відкликанням особою, яка її подала, копія цієї ухвали, а також копії апеляційної скарги та доданих до неї матеріалів не пізніше наступного робочого дня з дня постановлення ухвали повертаються особі, яка їх подала, рекомендованим листом з повідомленням. До матеріалів справи в такому випадку підшиваються такі документи: копія апеляційної скарги, заява про відкликання апеляційної скарги, ухвала про повернення апеляційної скарги та копія супровідного листа про надіслання скаржнику копії зазначеної ухвали з усіма копіями апеляційної скарги з доданими до неї матеріалами.

17.14. Після винесення суддею-доповідачем ухвали про закінчення підготовки та призначення апеляційного розгляду секретар судового засідання для забезпечення розгляду кримінального провадження здійснює виклики та повідомлення відповідно до процесуального законодавства і вимог цієї Інструкції та контролює повернення до суду розписок про вручення судових повісток про виклик до суду.

17.15. Розписки осіб, які одержали судові повістки про виклик до суду, а також судові повістки про виклик до суду, що повернулись у зв’язку з неврученням їх адресату, підшиваються до справи без попередньої їх реєстрації.

17.16. Після закінчення апеляційного провадження, у тому числі закриття провадження у зв'язку з відмовою від апеляційної скарги, матеріали кримінального провадження не пізніш як у семиденний строк, а у провадженні за апеляційною скаргою на ухвалу слідчого судді – не пізніш як у триденний строк направляються до суду першої інстанції. Разом із матеріалами кримінального провадження повертається картка обліку сум шкоди, завданої злочином, із заповненим розділом щодо апеляційної інстанції.

17.17. Інформація про рух апеляційної скарги вноситься до АСДС.

6.Оформлення організаційно-розпорядчих та внутрішніх документів суду. (п. 6)

6. Оформлення організаційно-розпорядчих та внутрішніх документів суду

6.1. Оформлення організаційно-розпорядчих документів суду здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. № 55.

6.2. Організаційно-розпорядчі документи суду (накази і розпорядження керівництва суду), внутрішні документи суду (листи, службові, доповідні записки, окремі види довідок тощо) реєструються в АСДС службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурними підрозділом).

6.3. Організаційно-розпорядчими документами суду визначаються питання інформаційно-правової роботи в суді, порядок подання внутрішніх документів керівництву суду, порядок опрацювання документів коректором тощо.

6.4. Проекти організаційно-розпорядчих документів ВССУ візуються виконавцем, керівником самостійного структурного підрозділу, що є головним розробником проекту, та за необхідності відповідальною особою юридичного управління. Якщо проект потребує погодження з іншими самостійними структурними підрозділами, то він візується керівником відповідного самостійного структурного підрозділу.

6.5. Проекти наказів Голови ВССУ з кадрових питань щодо суддів візуються виконавцем та начальником управління кадрової роботи.

6.6. Проекти наказів голови суду про відрядження суддів (судді), керівника апарату про відрядження працівників апарату готуються на підставі листа-запрошення (службової записки) та погодженої в установленому порядку заяви. Для реєстрації відряджень ведеться відповідний журнал (Додаток 4).

6.7. Роздрукований на бланку встановленої форми проект наказу (розпорядження) подається на підпис разом із завізованим проектом цього документа.

6.8. Відповідальність за підготовку проектів організаційно-розпорядчих документів несуть усі особи, які візують цей документ.

6.9. Текст Візи проставляється на зворотній стороні проектів організаційно-розпорядчих документів (Додаток 5), наказу (розпорядження) і складається з двох частин – констатуючої (преамбули) та розпорядчої.

6.10. У констатуючій частині наказу (розпорядження) зазначаються підстава, обґрунтування або мета його видання. Якщо наказ (розпорядження) видається на підставі законодавчого акта, нормативно-правового або розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва цього документа, дата та номер.

6.11. У пунктах розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначаються конкретні дії, які передбачається виконати, або заходи, які передбачається вжити, термін виконання та виконавці. В останньому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу (розпорядження) у цілому.

6.12. Якщо наказ (розпорядження) доповнює, скасовує або змінює попередні накази (розпорядження) чи їх окремі пункти, про це зазначається у тексті документа.

6.13. Реєстрація, облік, зберігання оригіналів і розсилка копій наказів (розпоряджень) в АСДС здійснюється відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом), який відповідає за ведення кадрового діловодства.

7.Порядок підготовки та надсилання вихідної кореспонденції суду. (п. 7)

7. Порядок підготовки та надсилання вихідної кореспонденції суду. Особливості підготовки та оформлення документів у ВССУ

7.1. Уся вихідна кореспонденція суду приймається, перевіряється і відправляється поштою, фельд’єгерським або телеграфним зв’язком, факсом чи за допомогою інших засобів, які забезпечують фіксацію повідомлення про відправлення, або передається нарочним службою діловодства (відповідальним працівником чи відповідним структурним підрозділом) після її реєстрації в АСДС відповідно до Положення про АСДС.

7.2. Під час прийому від виконавців вихідних непроцесуальних документів працівники служби діловодства (відповідальний працівник чи відповідний структурний підрозділ) обов’язково перевіряють: – наявність підпису на документі; – наявність віз співвиконавців на другому примірнику документа (за умови їх призначення); – зазначення повної поштової адреси; – наявність усіх додатків, зазначених у тексті документа; – відповідність кількості примірників документа кількості адресатів.

7.3. Відповідальним за правильність зазначення реквізитів на вихідних процесуальних документах є виконавець (відповідальний виконавець) документа.

7.4. Не допускається відправлення або передача документів без реєстрації в АСДС. Для кожного документа автоматично формується черговий порядковий вихідний номер. Вихідний номер в листуванні, що стосується судових справ, повинен містити: номер, що сформований автоматизованою системою, та через дріб – номер провадження. Вихідний номер у листуванні, що стосується інших документів, повинен мати такий формат: номер, що сформований автоматизованою системою, через дріб – номер номенклатурної справи суду, через дріб – рік.

7.6. Облік вихідної кореспонденції, що передається до поштового відділення, здійснюється службою діловодства (відповідальним працівником (особою) чи відповідним структурним підрозділом), яка за допомогою АСДС готує реєстри для розсилання.

7.7. Другі примірники непроцесуальних документів із візами, на яких ставиться реєстраційна позначка, повертаються до відповідних підрозділів для зберігання згідно з номенклатурою справ.

7.8. Документи оформляються відповідно до визначених вимог (Додаток 7). Якщо документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства (відповідальному працівнику чи відповідному структурному підрозділу) надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

7.9. Документи, що надсилаються одночасно одному адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх вкладених у конверт вихідних документів.

7.10. Відправку кореспонденції, пов'язану з діяльністю суду, забезпечує служба діловодства (відповідальний працівник (особа) чи відповідний структурний підрозділ).

7.11. Вихідні процесуальні документи виготовляються згідно з вимогами державних стандартів. Електронна копія процесуального документа зберігається в АСДС та скріплюється електронним цифровим підписом судді (судді-доповідача).

7.12. Офіційне листування, яке не стосується провадження у судових справах, може здійснюватися між судами, Державною судовою адміністрацією України та її територіальними управліннями, підприємствами, установами та організаціями, створеними Державною судовою адміністрацією України, за допомогою електронної пошти з офіційних електронних адрес відповідних установ шляхом обміну електронними документами, скріпленими електронним цифровим підписом.

8.Порядок розгляду звернень громадян та запитів на публічну інформацію. (п.9)

9. Порядок розгляду звернень громадян та запитів на публічну інформацію

9.1. Звернення громадян, що не підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства України, розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", а після реєстрації в АСДС діловодство за ними ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р № 348. 9.2. Порядок роботи у суді із запитами на отримання публічної інформації здійснюється відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Положення про забезпечення доступу до публічної інформації у суді та внутрішньо-організаційних документів суду..

9.Порядок опрацювання вхідної кореспонденції. (п.2)

2. Порядок опрацювання вхідної кореспонденції

2.1. Уся вхідна кореспонденція підлягає реєстрації в АСДС відповідно до Положення про АСДС. Кожний вхідний документ реєструється в суді лише один раз. У разі передачі документа з одного структурного підрозділу до іншого про це робиться відповідна відмітка в АСДС.

2.2. Приймання та реєстрація вхідної кореспонденції, яка надходить поштою, телеграфом, факсимільним повідомленням, електронною поштою, на сайт суду шляхом заповнення електронної форми, якщо таку створено, надається особисто або кур'єром, переданої від керівництва суду, якщо документи були отримані під час особистого прийому керівництвом суду, забезпечується канцелярією суду (відповідним структурним підрозділом апарату суду). Приймання кореспонденції від осіб, які беруть участь у справі (їх представників або кур’єра), здійснюється за пред’явленням оригіналу документа, що посвідчує особу (документа, що підтверджує повноваження представника, або належність його до організації-відправника). У разі непред'явлення таких документів або пред'явлення таких, що не оформлені відповідно до вимог чинного законодавства, кореспонденція не приймається).

2.3. За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє під текстом (а в разі відсутності такої можливості – на іншому вільному місці) штамп суду (реєстраційну позначку – штрих-код) (Додаток 1) із зазначенням дати (у разі необхідності – часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

2.4. Відповідальний працівник суду (особа) у день надходження кореспонденції перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, із дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа). Відповідальний працівник (особа) суду розкриває всі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис "Особисто" або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання. Конверти (пакети) із грифом секретності передаються до підрозділу або працівнику апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання. Конверти із грифом "для службового користування" розкриваються відповідальним працівником, який має право працювати з документами з грифом "для службового користування".

2.5. Помилково доставлені до суду документи пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом (Додаток 2) за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи протягом не більш як два дні.

2.6. Конверти (пакети), в яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, або якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (Додаток 3) у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів. У разі надходження забруднених чи пошкоджених документів, зміст та реквізити яких неможливо встановити, працівниками канцелярії/відповідного структурного підрозділу суду (у складі не менше трьох осіб) складається акт у двох екземплярах, один примірник якого направляється відправнику разом із документами без їх реєстрації в АСДС.

2.7. При надходженні до суду судової справи (матеріалів кримінального провадження) перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами опису справи).

2.8. У разі виявлення недоліків у формуванні судової справи канцелярія (відповідний структурний підрозділ) складає акт про стан справи, що надійшла до суду, та долучає його до матеріалів справи. Акт підписується трьома працівниками апарату суду, одним з яких є працівник канцелярії, затверджується керівником апарату суду та засвідчується печаткою суду "для довідок". Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах.

2.9. Реєстрація процесуальних та непроцесуальних документів здійснюється шляхом внесення до АСДС інформації та даних, передбачених Положенням про АСДС та іншими нормативно-правовими актами. У разі реєстрації непроцесуальних документів до АСДС вносяться дані про термін виконання, якщо такий установлено документом або законодавством. Під час реєстрації документів, що надійшли у відповідь на звернення суду, робиться відповідне посилання на вихідний номер документа суду.

2.10. Не підлягають реєстрації рекламні повідомлення, плакати тощо, прейскуранти, вітальні листи і запрошення, друковані видання (книги, журнали, газети, бюлетені), документи особистого характеру, а також забруднені та пошкоджені документи, зміст та реквізити яких неможливо встановити.

2.11. Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи, яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою, а в разі надходження в день судового розгляду справи – також за часом їх надходження.

2.12. На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп (реєстраційна позначка), в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер (та за необхідності – найменування суду) і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, а в разі необхідності – і час подання документа. У разі реєстрації вхідного документа шляхом штрих-кодування дата та номер реєстрації формуються АСДС автоматично і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, не ставиться.

2.13. Порядок роботи з електронною поштою визначається Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25.12.2007 № 141. До реєстраційної картки документа, що надійшов електронною поштою, приєднується документ. Також до реєстраційної картки може додаватися сканований варіант документа. Якщо після отримання документа електронною поштою, факсимільним зв'язком, до суду надходить й документ на паперовому носії, останній передається за призначенням. На оригіналі документа на 12 реєстраційному штампі додатково зазначається дата одержання електронного повідомлення (факсограми). Внесення наступної інформації про рух документа до АСДС здійснюється користувачами АСДС відповідно до їхніх посадових обов'язків.

2.14. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується АСДС автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Номер справи має наступний формат: код суду/порядковий номер в цьому році/рік реєстрації. В АСДС також формується номер провадження, який містить індекс, код суду, порядковий номер справи (матеріалів кримінального провадження) у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду. В апеляційній інстанції для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер містить індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації. У касаційній інстанції для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства даного суду. Цей номер містить індекс, номер справи за порядком у поточному році, літерний індекс та дві останні цифри поточного року.

2.15. Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) у місцевому загальному суді здійснюються згідно з індексами: "1-кп" - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа); "1-кс" – клопотання слідчого, прокурора чи адвоката, скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора, заяви про відвід; "1-в" – клопотання (подання), пов'язані із виконанням судових рішень у кримінальному провадженні (заяви про видачу дублікатів виконавчих листів, подання державних виконавців тощо); "1-кд" – кримінальні справи (кримінальне провадження) щодо виконання судових доручень; "1-о" – заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами; "1-вп" – заяви про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження; "1-м" – запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні; "2" – цивільні справи позовного провадження, позовні заяви; "2-а" – адміністративні справи, адміністративні позови; "2-в" – заяви про відновлення втраченого судового провадження; 13 "2-ав" – заяви про відновлення втраченого судового провадження в адміністративних справах; "2-д" – судові доручення в цивільних справах; "2-ад" – судові доручення в адміністративних справах; "2-аз" – заяви про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах; "2-азз" – заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів в адміністративних справах; "2-асз" – заяви про повернення судового збору в адміністративних справах; "2-ар" – заяви про роз’яснення судового рішення в адміністративних справах; "2-аво" – заяви про виправлення описки в адміністративних справах; "2-адр" – заяви про винесення додаткового рішення в адміністративних справах; "2-з" – заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах; "2-зз" – заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів у цивільних справах; "2-сз" – заяви про повернення судового збору у цивільних справах; "2-р" – заяви про роз’яснення судового рішення у цивільних справах; "2-во" – заяви про виправлення описки у цивільних справах; "2-др" – заяви про винесення додаткового рішення у цивільних справах; "2-к" – справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні; "2-н" – цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу; "2-о" – цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження; "2-п" – заяви про перегляд заочного рішення; "2-с" – заяви про скасування судового наказу; "3" – матеріали про адміністративні правопорушення; "3-в" – подання, заяви, звернення в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення; "4-с"– скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства; "6" – справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах; "6-а" – справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень в адміністративних справах; "8" – заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду, що набрали законної сили, у цивільних справах; "8-а" – заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах. У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

2.16. Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) у суді апеляційної інстанції здійснюються згідно з індексами: "11-кп" – матеріали кримінального провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією; "11-о" – про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами; "11-сс" – матеріали кримінального провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією; "11-п" – подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого; "22-а" – адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, ухвалені місцевим судом; "22-ц" – цивільні справи з апеляційними скаргами на рішення та ухвали, винесені місцевим судом; “22-ц-вп” – визначення підсудності цивільної справи; "88-а" – заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанов або ухвал суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах; "88-ц" – заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішень суду, що набрали законної сили, у цивільних справах; "33" – скарги і подання на постанови у справах про адміністративні правопорушення, постановлені суддею місцевого загального суду; "3а" – справи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 1853 Кодексу України про адміністративні правопорушення, розглянуті апеляційним судом. У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

2.17. Реєстрація та облік кримінальних справ і матеріалів, що розглядаються місцевим загальним судом за нормами Кримінально- процесуального кодексу України (в редакції 1960 р.), здійснюється згідно з індексами: "1" – справи, про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги потерпілих про притягнення до кримінальної відповідальності; "1-н" – справи про застосування до неповнолітніх заходів виховного характеру; "1-п" – справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної 15 відповідальності або щодо вирішення питання стосовно невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв’язку із закінченням строку давності; "4" – справи за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора і скарги на їх дії та рішення; "5" – справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах; "9" – справи з поданням прокурора про перегляд судового рішення у порядку виключного провадження за нововиявленими обставинами; "10" – апеляції на справи ухвали (постанови) судді, постановлені за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора або за скаргами на їх дії; "11" – справи кримінального судочинства за апеляціями на судові рішення.

2.18. Реєстрація та облік касаційних скарг, інших передбачених процесуальним законодавством України документів у справах кримінальної юрисдикції здійснюються згідно з індексами: "5-впс" – подання суду чи клопотання сторін про визначення підсудності; "5-ск"– касаційні скарги у кримінальних справах на вироки та ухвали про застосування або відмову у застосуванні примусових заходів медичного чи виховного характеру суду першої інстанції після їх перегляду в апеляційному порядку, а також судові рішення суду апеляційної інстанції, постановлені щодо зазначених судових рішень суду першої інстанції; касаційні скарги на ухвали суду першої інстанції після їх перегляду в апеляційному порядку, а також ухвали суду апеляційної інстанції, якщо вони перешкоджають подальшому кримінальному провадженню; "5-к" – кримінальні справи, які надійшли до суду касаційної інстанції у порядку ч. 1 ст. 383 КПК (відповідно до розділу ХІ КПК); "5-км" – кримінальні справи, які надійшли до суду касаційної інстанції у порядку ч. 2 ст. 383 КПК (відповідно до розділу ХІ КПК); "5-зп" – заяви про перегляд судових рішень ВСУ; "5-зпв" – витребувані справи (матеріали кримінального провадження) за заявою про перегляд судових рішень у зв'язку з порушенням Україною міжнародних зобов'язань, що є наслідком недотримання норм процесуального права; "5-зно" – заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами; "5-дс" – додаткові скарги, клопотання, заперечення, повідомлення, заяви, матеріали на усунення недоліків, звернення щодо роз’яснення рішення та ін.; "5-сі"– інші скарги; "6-вп" – заяви, клопотання про визначення підсудності; "6-ск" – касаційні скарги у цивільних справах; "6-зп" – заяви про перегляд судового рішення ВСУ; 16 "6-зпв" – витребувані справи за заявою про перегляд судового рішення у зв’язку з порушенням Україною міжнародних зобов’язань, що є наслідком недотримання норм процесуального права; "6-зно" – заяви про перегляд судового рішення у зв’язку з нововиявленими обставинами; "6-з" – звернення громадян, юридичних осіб та державних органів (установ); "6-к" – клопотання процесуального характеру; "33-ак" – справи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 1853 Кодексу України про адміністративні правопорушення, розглянуті касаційним судом; "33-ап" – заяви про перегляд постанов по справах про адміністративні правопорушення ВССУ та ВСУ.

2.19. Зустрічні позовні заяви, позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги на предмет спору, підлягають реєстрації в АСДС та в разі ухвалення процесуального рішення про спільний розгляд обліковуються під єдиним унікальним номером основної справи. У разі ухвалення процесуального рішення про відмову в спільному розгляді з первинним позовом, такі позови підлягають реєстрації в загальному порядку, передбаченому цією Інструкцією, для справ, що надійшли вперше.

2.20. У разі скасування судового рішення з направленням справи на новий розгляд та у випадку, коли справа надійшла за підсудністю з іншого суду, така справа підлягає реєстрації без зміни єдиного унікального номеру справи.

2.21. У разі виділення матеріалів кримінального провадження в окреме провадження, роз'єднання позовів у цивільній справі в самостійні провадження нова судова справа (матеріали кримінального провадження) реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий єдиний унікальний номер. Після цього справа підлягає автоматизованому розподілу в загальному порядку. До нової справи (матеріалів кримінального провадження) підшиваються завірені суддею копії процесуальних документів з попередньої справи, що мають значення для цієї справи.

2.22. У разі об'єднання судових справ (матеріалів кримінального провадження) в одну їй присвоюється єдиний унікальний номер тієї з об'єднаних справ (матеріалів), яка надійшла до суду першою. Відповідно до постанови (ухвали) суду вноситься інформація в АСДС під номером об'єднаної справи (матеріалів кримінального провадження) та відмітки про об'єднання справ (матеріалів кримінального провадження) із зазначенням номера нової судової справи (матеріалів кримінального провадження).

2.23. Якщо судом розглянуто матеріали кримінального провадження щодо кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), матеріалам присвоюється новий єдиний унікальний номер та до АСДС вноситься інформація щодо осіб, стосовно яких провадження зупинено.

2.24. Повідомлення про вручення або невручення процесуального документа, надісланого учасникам судового процесу поштою, передаються для приєднання до матеріалів справи з відміткою про дату одержання їх судом без реєстрації в АСДС. У разі надходження такого повідомлення до суду апеляційної (касаційної) інстанції після повернення справи до суду першої інстанції, воно направляється відповідальним працівником суду до відповідного суду для приєднання до матеріалів справи.

2.25. Документи, що надійшли до суду, виносити за його межі категорично забороняється, крім направлення їх до іншого суду або іншого органу у випадках, визначених законом.

2.26. Внутрішнє листування у межах суду може здійснюватися в електронній формі.

10.Передача процесуальних документів і судових справ для розгляду.(п. 3)

3. Порядок передачі процесуальних документів і судових справ для розгляду

3.1. Справи, скарги, інші передбачені процесуальним законодавством України процесуальні документи реєструються в АСДС у день надходження та опрацьовуються відповідальним працівником (відповідним структурним підрозділом).

3.2. На кожен процесуальний документ, що може бути предметом судового розгляду та надійшов до суду вперше, відповідальний працівник (відповідний структурний підрозділ) на підставі інформації, що міститься в реєстраційній картці, заводять ОСК та автоматично формують номер провадження у суді, який складається з індексу, порядкового номера, літерного індексу та двох останніх цифр поточного року.

3.3. Внесення інформації до ОСК (обліково-статистична картка) здійснюється відповідальним працівником (відповідним структурним підрозділом) суду відповідно до його функціональних обов’язків.

3.4. Визначення судді (судді-доповідача чи колегії суддів) для розгляду конкретної справи здійснюється відповідно до процесуального законодавства України та Положення про АСДС.

3.5 На кожному провадженні у правому верхньому куті зазначаються прізвище та ініціали судді-доповідача, якому таке провадження передається. Після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів) формуються та роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю (суддю-доповідача) окремо. Справи передаються головуючому судді (судді-доповідачу) для розгляду під підпис у реєстрі в порядку, визначеному в суді.

3.6. Кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи, після її реєстрації передається судді (судді-доповідачу), у провадженні якого перебуває справа (матеріали). Передавання кореспонденції здійснюється під підпис у порядку, визначеному в суді. Інформація про рух справи вноситься до АСДС у день ухвалення відповідного судового рішення (відкриття провадження у справі, зупинення провадження у справі тощо) або проведення певних дій у справі (направлення справи до суду апеляційної чи касаційної інстанції, видача виконавчого документа тощо). У разі перегляду справи (провадження) в апеляційному (касаційному) порядку працівник апарату місцевого загального суду (консультант суду, помічник судді, та інші), на якого такі обов'язки покладено керівником апарату суду чи особою, яка виконує його обов’язки, вносить до АСДС дані, які необхідні для направлення (забезпечують направлення) електронної справи (провадження) до апеляційної (касаційної) інстанції, не пізніше дня направлення справи (провадження) у паперовому вигляді до відповідного суду.

3.7. Повторний автоматичний розподіл судових справ здійснюється у порядку, встановленому Положенням про АСДС, з урахуванням особливостей автоматизованого розподілу документів, затверджених рішенням зборів суддів.

3.8. Передача судових справ суддям після проведення повторного автоматичного розподілу судових справ здійснюється у порядку, встановленому цією Інструкцією.

Порядок роботи з речовими доказами. (п.11)

11. Порядок роботи з речовими доказами

11.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях, у цивільних, адміністративних справах, справах про адміністративні правопорушення провадяться відповідно до чинного законодавства, цієї Інструкції та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженої спільним Наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства внутрішніх справ України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного Суду України, Державної судової адміністрації України № 51/401/649/471/23/125 від 27.08.2010 року.

11.2. Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізаціями. У разі відсутності такого приміщення виділяється сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

11.3. Для роботи з речовими доказами (зберігання, облік тощо) організаційно-розпорядчим документом керівника апарату суду визначається відповідальний працівник (особа), яким для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів (Додаток 11). Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою і підписом керівника апарату суду.

11.4. Доступ до спеціального приміщення (сховища) можливий лише у присутності відповідального працівника (особи). У разі відсутності відповідального працівника (особи) доступ до спеціального приміщення (сховища) можливий тільки у присутності керівника апарату суду, або особи, яка виконує його обов’язки і має дублікат ключа від такого приміщення (сховища). При цьому складається акт, в якому зазначається, у зв'язку з чим і які саме речові докази вилучені зі спеціального приміщення (сховища) або передані для зберігання. Акт передається відповідальному працівникові (особі) для внесення відповідного запису до журналу обліку речових доказів.

11.5. Речові докази (документи, визнані речовими доказами в установленому законодавством порядку та долучені до справи як матеріали справи), що надходять до суду (подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом), реєструються в АСДС у день їх надходження. При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер (порядковий номер) згідно з журналом обліку речових доказів, в якому зазначаються дата надходження, найменування речових доказів, їх кількість, номер кримінального провадження, до якого вони долучені, прізвище, ім'я та по батькові обвинуваченого. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначаються номер, за яким справа зареєстрована в суді, а також номер речового доказу.

11.6. Речові докази, за винятком документів, що зберігаються разом із матеріалами кримінального провадження, повинні бути належним чином упаковані та опечатані. Спосіб упаковки має забезпечувати неможливість підміни або зміни вмісту без порушення її цілісності та схоронність вилучених (отриманих) речових доказів від пошкодження, псування, погіршення або втрати властивостей, завдяки яким вони мають доказове значення. На речові докази, які не можуть бути належним чином упаковані через громіздкість чи з інших причин прикріплюється бирка у спосіб, що унеможливлює її зняття, зміну або пошкодження. Речові докази можуть також прийматися та зберігатися в упаковці, яка надійшла від органів досудового слідства.

11.7. Речові докази, зазначені у пунктах 17 – 26 Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.11. 2012 р. № 1104, у суді не зберігаються.

11.8. У разі передачі кримінального провадження та речових доказів до іншого суду про кожний із таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів.

11.9. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються дата винесення рішення та прийняте судом рішення щодо речових доказів. Звернення судових рішень до виконання в частині речових доказів проводиться згідно з вимогами, зазначеними в розділі 30 Інструкції. 33 Знищення речових доказів проводиться комісією, склад якої визначається керівником апарату суду в складі не менше трьох осіб. Знищення оформляється актом, який підписується всіма членами комісії, та в якому зазначаються номер справи, дата судового рішення, дата, місце, спосіб знищення речових доказів (речового доказу), прізвища та посади членів комісії. Акт затверджується головою суду, а підпис скріплюється відбитком гербової печатки суду та долучається до матеріалів справи. У журналі обліку речових доказів робиться запис про виконання судового рішення в частині знищення речових доказів.

11.10. Після набрання рішенням суду законної сили речові докази повертаються особам, від яких вони були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази. Здача судом цінностей повинна бути підтверджена фінансовим підрозділом органу, який проводив дізнання або досудове слідство. Документ про здачу речових доказів на зберігання долучається до справи, в журналі робиться відмітка про місце зберігання цінностей із зазначенням номера аркуша справи, за яким підшита квитанція.

11.11. Про рух речових доказів у справі відповідальний працівник (особа) робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

11.12. До матеріалів справи (кримінального провадження) долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи, постанови у справах про адміністративні правопорушення разом із відмітками про повне виконання судового рішення. Акти про знищення речових доказів, долучені до матеріалів судових справ (кримінального провадження), обов'язково затверджуються керівником органу (установи, підприємства), що проводив знищення, зі скріпленням відбитком гербової печатки цього органу (установи, підприємства).

11.13. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично забороняється. Також працівникам апарату суду категорично забороняється проводити реалізацію і придбання речових доказів, предметів конфіскації та брати участь у прилюдних торгах конфіскованим майном.

11.14. З метою перевірки стану та умов зберігання речових доказів, правильності ведення документів щодо їх приймання, передавання або в разі звільнення відповідального працівника (особи) керівником апарату суду визначається склад комісії для проведення відповідної перевірки не рідше одного разу на півріччя. Результати перевірки відображаються в акті, а в разі звільнення відповідального працівника (особи) – в акті приймання-передавання речових доказів іншому відповідальному працівникові (особі), на якого такі обов'язки покладено відповідним наказом керівника апарату суду. Акт зберігається у відповідній справі згідно з номенклатурою справ суду.

11.15. Облік предмета, який став знаряддям вчинення або безпосереднім об'єктом адміністративного правопорушення у справах про адміністративні правопорушення, здійснюється згідно з вимогами розділу 11 цієї Інструкції.

12.Формування у справи не процесуальних документів. (п.10)

10. Складення номенклатури справ суду. Формування у справи непроцесуальних документів

10.1. Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання (Додаток 10).

10.2. Номенклатура справ є обов’язковим для кожного суду інформаційним довідником, що складається для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.

10.3. Номенклатура справ суду затверджується головою суду після схвалення експертною комісією суду (далі – ЕК) та погодження експертно- перевірною комісією (далі – ЕПК) відповідного державного архіву. Номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін, пов’язаних із діловодством суду.

10.4. За складання та ведення номенклатури справ відповідає служба діловодства, відповідальний працівник (особа) чи відповідний структурний підрозділ.

10.5. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватися структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

10.6. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких має бути гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник номенклатури справ суду зберігається у службі діловодства, другий – використовується службою діловодства як робочий, третій – передається до архіву суду для контролю за 29 формуванням справ; четвертий – надсилається до державної архівної установи або архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування яких перебуває суд. Структурні підрозділи апарату суду використовують у роботі витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ суду.