Загрузка и создание БД с использованием форм

1) Создание однотабличной формы

Рассмотрим технологию разработки однотабличной формы для таблицы ПРЕДМЕТ. Пусть экранная форма, которую мы хотим создать, будет назвала Предмет – Программа.Для этого:

Þ в окне базы данных выбрать вкладку Формыи нажать кнопку Создать

Þ в окне Новая формавыбрать в качестве источника таблицу ПРЕДМЕТ и режим создания Автоформа: в столбец(этот режим выведет все ноля таблицы в поле одной записи). Нажать кнопку ОК

Þ таблица отобразится в виде формы. Уточнить текст надписей и их формат можно в Конст­рукторе форм. Загрузите конструктор форм с помощью команды Конструкториз меню Вид

Þ Создадим заголовок в форме.Дня этого расширим область заголовка формы, установив курсор мыши на границу области заголовка и области данных и перетаскивая эту границу на нужное расстояние. Для ввода текста создайте графический элемент Надпись.Введите заго­ловок (смотри ниже). Выберите нужный шрифт и другие параметры оформления на Панели форматирования(панель форматирования можно вызвать, дважды щелкнув на рамке Надпи­си в Заголовке формы)

МГПИ

ПРЕДМЕТ И ЕГО ПРОГРАММА

Þ сохраните форму под именем Предмет-Программа.Для этого выполните команду Сохра­нитьиз меню Файл

Þ перейдите из режима Конструктора в режим Форма с помощью команды Формаиз меню Вид

2) Упражнение 1

Создайте самостоятельно однотабличную форму для таблицы КАФЕДРА и проведите добавле­ние нескольких записей в режиме Форма

3) Создание многотабличной формы.

Создадим многотабличную форму для связанных таблиц ГРУППА → СТУДЕНТ. Форму, на основе этих таблиц, назовем Список группы.Форму Список группыопределяют: тип - мно­готабличная, источник - таблица ГРУППА, включаемая подчиненная форма - Список студен­тов. Форму Список студентовопределяют: тип формы - подчиненная, многотабличная, со­держащая много записей, источник записей - таблица СТУДЕНТ.

Для создания многотабличной формы необходимо:

Þ в окне базы данных выбрать вкладку Формаи нажать кнопку Создать

Þ в окне Новая формавыбрать таблицу ГРУППА - источник данных для основной части

формы и Мастер форм.Нажать кнопку ОК.

Þ в открывшемся окне Создание формвыбрать для таблицы ГРУППА поля, включаемые в

форму (см. ниже), затем в этом же окне выбрать вторую таблицу СТУДЕНТ и ее поля (см.

ниже). Нажать кнопку Далее.

В основной части составной формы Список группывверху разместите названия реквизитов, соответствующие полям таблицы ГРУППА:

Þ номер группы (НГ ключ)

Þ количество студентов (КОЛ)

Þ средний балл группы при поступлении (ПБАЛЛ)

В подчиненной форме Список студентовразместим следующие поля таблицы СТУДЕНТ.

Þ номер студента в группе (НС)

Þ фамилия И.О. (ФИО)

Þ год рождения (ГОДР)

Þ средний балл при поступлении (ПБАЛЛ)

Þ в окне Создание формуже будет выделена таблица ГРУППА для создания основной части формы. Т.к. эта таблица является главной относительно таблицы СТУДЕНТ, выберем тип формы Подчиненные формы.Нажать кнопку Далее.

Þ выберем внешний вид подчиненной формы Ленточный.Нажать кнопку Далее.

Þ вследующем окне выберем стиль оформленияОбычный с утопленными полями.Нажать кнопкуДалее.

Þ в последнем окне Создание формвведем имя составной формы - Список группыи подчи­ненной формы - Список студентов

Þ выберем в этом же окнеОткрытие формы для просмотра или ввода данных

Þ завершение работы с Мастером, вывод формы - нажать кнопку Готово.

Þ в случае необходимости отображения данных подчиненной формы в виде таблицы с имена­ми полей используйте в режиме формы команду Таблица подчиненной формыиз меню Вид

Þ сохраните форму, закройте ее.

4) Редактирование формы в режиме Конструктора

Ø в окне базы данных на вкладке Формывыбрать для редактирования форму Список группыи нажмите кнопку Конструктор,если форма была открыта ранее, то достаточно нажать кнопку Представление формына панели конструктора форм

Ø введем в область заголовка полное название формы: Список студентов группы- для перехода и форме к следующей и предыдущей задней, создадим кнопки управленияв основной части многотабличной формы, для этого:

Ø нажмите на панели элементов кнопку Мастера,а затем Кнопка,перенесите кнопку курсо­ром мыши в нужное место и тем самым запустится мастер кнопок

Ø в окне Создание кнопкивыбрать действие, которое необходимо выполнить при нажатии кнопки. В нашем случае, в рамке Категориивыберем Переходы по записям,в рамке Дей­ствия - Предыдущая запись.Нажмите кнопку Далее.

Ø в следующем окне отмечаем Рисунок, Показать все рисункии выбираем подходящий ри­сунок из списка, например, Стрелка вверх (голубая)

Ø нажмите Готово,кнопка встраивается в форму

Ø аналогичные действия проведите для встраивания кнопки перехода к следующей записи таб­лицы - Стрелка вниз (голубая)и кнопки закрытия формы - SТОР (для кнопки SТОР вы­брать Категорию- Работа с формой, Действия- Закрытие форм).

Ø аналогичные действия по доработке выполните для починенной формы Список студентов,к редактированию которой можно перейти путем двойного нажатия кнопки мыши на области подчиненной формы

Ø в процессе редактирования в подчиненной форме уточните подписи полей, заголовок формы, размеры нолей и подписей

Ø после редактирования формы сохраните ее

Ø просмотрите отредактированную форму Список студентов группы,проверьте выполнение соответствующих действий по нажатию в режиме формы созданных вами кнопок.

5) Упражнение 2

Создайте форму для таблиц КАФЕДРА и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

2. Технология разработки многотабличной формы для загрузки подчи­ненной таблицы.

1) Разработка формы с включением, подчиненной формы.

Рассмотрим технологию создания такой формы на примере загрузки и корректировки таблицы ИЗУЧЕНИЕ в базе данных Учебный процесс, а также просмотра данных о занятиях групп, включая дополнительную информацию о предметах и преподавателях. Таблица ИЗУЧЕНИЕ подчинена трем таблицам – ГРУППА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, содержащим справоч­ные данные. Поэтому таблица ИЗУЧЕНИЕ может быть загружена только после загрузки выше названных таблиц. Форму, которую мы сконструируем по таблице ИЗУЧЕНИЕ назовем План занятия,

Составная форма План занятийбудет содержать основную часть на базе таблицы ГРУППА, что позволит группировать вводимые данные о занятиях по каждой группе студентов. Для вво­да данных в таблицу ИЗУЧЕНИЕ предусмотрим включение подчиненной формы с названием ИЗУЧЕНИЕ

Форму План занятийопределяет: тип формы - составная, источник записей для основной час­ти формы - таблица ГРУППА, включаемая подчиненная форма ИЗУЧЕНИЕ с источником запи­сей - таблица ИЗУЧЕНИЕ

Выполните следующие действия:

Ø используя Мастер формсоздайте составную форму План занятий,включающую подчи­ненную форму ИЗУЧЕНИЕ: таблица - источник - ГРУППА:

Ø в окне Создание формвыбрать включаемые в форму поля таблицы ГРУППА, а затем поля подчиненных таблиц ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (смотри ниже)

* Размещение реквизитов формы. Основная часть формы, таблица ГРУППА: НГ – номер группы (уникальный ключ), КОЛ - количество студентов, ПБАЛЛ- средний балл группы при поступлении.

* Подчиненная форма: все поля таблицы ИЗУЧЕНИЕ, кроме ключевого реквизита НГ (но­мер группы), включенного в основную пасть. Включаем: КП - код предмета, ТАБН - иден­тификатор преподавателя, ВИДЗ- вид занятия, ЧАСЫ- число часов занятия, СБАЛЛ-ГР-средний балл по предмету в группе.

* Подчинённая форма: поля из таблиц ПРЕДМЕТ: НП - название предмета, ЧАСЫ – всего часов, ЛЕК - часов лекций, ПР- часов практики.

* Подчиненная форма: поля из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: ФИО - фамилия преподавателя, СТ - ученая степень, УЗ - ученое звание.

Ø в следующем окне выбрать тип формы - Подчиненные формы.Нажать кнопку Далее.

Ø выбрать вид формы - Ленточныйи стиль оформления - Обычный.Нажать кнопку Далее.

Ø впоследнем окне Создание формввести имя составной формы - План занятийиподчи­ненной формы - Изучение.Выбрать Открытие формы для просмотра или ввода данных.Нажать кнопку Готово.

Ø просмотрите созданную форму

2) Разработка формы в режиме Конструктора

Разработаем форму, которая будет отображать информацию об одном занятии и, в то же время, объединять записи о занятиях по группам. Обеспечим защиту данных таблиц ГРУППА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Для начала создания формы воспользуемся формой План за­нятий.

Ø откройте форму План занятий в режиме Конструктора

Ø в основной части формы разместите поля таблицы ГРУППА (КОЛ, ПБАЛЛ

Ø удалите элемент с подписью Изучение в подчиненной форме, но не саму подчиненную фор­му. (Для этого используйте в контекстном меню пункт Вырезать)

Ø удалите разделительные линии между разделами формы: заголовком, областью данных, примечание, Для этого в свойствах формы (вызывается из контекстного меню), на вкладке Макет в строке Разделительные линии выбрать Нет

Ø создайте две кнопки перехода к следующей или предыдущей группе, а также кнопку для закрытия формы

Ø защитите данные записей таблицы ГРУППА (это все поля основной части). Для этого: на вкладке Данные в свойствах формы, в строке Блокировка выбрать значение Да

Ø откройте для редактирования подчиненную форму ИЗУЧЕНИЕ. Для этого дважды щелкнем в форме кнопкой мыши внутри рамки подчиненной формы.

Ø вызовите свойства формы, на вкладке Макет замените в строке Режим по умолчанию зна­чение Ленточная форма на значение Простая форма. Это позволит отображать в подчинен­ной форме одну запись о занятии.

Ø в подчиненной форме создайте рамки вокруг полей, используя для этого элемент Прямо­угольник на панели элементов

Ø в область Примечания введите инструкцию пользователю (составьте по своему усмотре­нию)

3) Создание полей со списком

Список содержит записи из связанной таблицы. В списке можно выбрать из соответствующего поля нужное значение и ввести его в поле формы. Создание поля со списком может быть вы­полнено с помощью мастера. Создадим поле со списком для ввода значений кода предмета (КП).

Ø нажмите на панели элементов кнопку Мастера элементов

Ø выбрать кнопку Поле со списком, установить курсор мыши в нужное место, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, вычертим рамку элемента

Ø откроется диалоговое окно Создание полей со списком

Ø в этом окне определите способ, которым список поля получает свои значения. Выберем вариант- Таблица или запрос содержит значения, которые использует поле со списком.

Нажмите кнопку Далее.

Ø в следующем окне выберем таблицу ПРЕДМЕТ, которая будет поставлять значения в список

поля. Нажмите кнопку Далее

Ø выбрать поле КП, и поле НП для расшифровки кода КП. Эти поля образуют записи списка. Нажмите кнопку Далее.

Ø в появившейся таблице определим ширину столбцов списка в соответствии с размером зна­чений. Нажмите кнопку Далее.

Ø в следующем окне отметить Сохранить в поле и выбрать поле формы КП (поле таблицы ИЗУЧЕНИЕ). Нажмите кнопку Далее.

Ø далее введите подпись поля со списком: Код предмета, нажмите Готово.

4) Создание полей со списком, без использования мастера

Создадим поле со списком для ввода значений идентификатора преподавателя - ТАБН.

Ø нажмите на панели элементов кнопку Поле со списком,кнопка Мастера элементовне

должна быть нажата

Ø разместите поле в нужном месте

Ø установите курсор на появившемся элементе Свободныйи вызовите контекстное меню.

Выберите Свойства,вкладку Данные.В строке Данныевыбрать ТАБН

Ø в строке Тип источника строк выбрать Таблица / Запрос, в строке Источник строк - таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Поля, включаемые в список, и их порядок определяется в построителе, который вызывается при нажатии кнопки ...

Ø построитель выводит Бланк запросов, в который перетащим из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ поля ТАБН и ФИО. Закройте Построитель.

Ø для того, чтобы в списке выводились два поля, на вкладке Макетнеобходимо в строке Чис­ло столбцовуказать - 2.

Ø настройте ширину и высоту столбцов списка в строках Ширина спискаиШирина столб­цов(например, 1.25 и 3.25)

Ø закрыть окно свойств Поле со списком

Ø если необходимо преобразовать обычное поле в поле со списком, то необходимо в контек­стном меню поля выбрать Преобразовать элементи далее выбрать В ноле со списком.При включенной кнопке Мастера элементовэлемент будет преобразован Мастером.

5) Упражнение 3

Создайте многотабличную форму, для загрузки результатов сдачи экзаменов в таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ и их просмотра. При создании формы произведите действия, аналогичные рассмотренным для таблицы ИЗУЧЕНИЕ.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №10-11

СОЗДАНИЕ РАЗЛИЧНЫХ ОТЧЕТОВ

Создание отчетов в режиме Конструктора во многом совпадает с созданием формы. Обычно все отчеты содержат заголовок отчета и итоговую часть отчета.

1. В окне базы данных выбрать вкладку Отчеты.

2. Нажать кнопку Создать на панели инструментов.

3. В появившемся диалоговом окне выбрать способ создания отчета (Конструктор), имя таблицы или запроса, где содержаться данные, по которым строится отчет.

4. Нажать кнопку ОК. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

5. Из списка полей выбранной таблицы мышью перетащить нужные поля в области отчета (если на экране отсутствует список полей, нажмите кнопку Список полей).

Созданный отчет можно увидеть в режиме просмотра.