Тема 1.1 Создание простой базы данных с помощью MS Access

Тема 1.2 Создание структуры базы данных

Создание таблицы.

1) Загрузка Access.

1. Для создания новой базы данных используйте команду Создатьиз меню Файл.В окне Создание выберите вкладку Общиеи щелкните на значке Новая база данных.В окне
Файл новой базы данныхзадайте имя файла новой БД - Учебный процесс. Определите папку,
в которой будет размещен этот файл.

2. ИЛИ, если вы только что загрузили Access, в окне Microsoft Accessпоставьте флажок
Новая база данных,нажмите ОК. В окне Файл новой базы данныхвыберите нужную вам
папку и введите имя базы - Prozess

2) Создание структуры таблицы.

Определим структуру таблицы, используя режим Конструктор таблиц. Для этого в окне базы данных выберем вкладку Таблицаи нажмите кнопку Создать.В окне Новая таблицавыберите строку Конструктор.В окне конструктора Таблица1: Таблицанеобходимо ввести структуру таблицы ГРУППА,в соответствии с таблицей.1:

Ø в столбец Имя поляввести в нужной последовательности имена полей НГ, КОЛ ПБАЛЛ;

Ø в столбце Тип данныхвыбрать нужный тип данных для каждого поля, использовав кнопку списка;

Ø на вкладке Общиезадать свойства полей:

* Размер поля - нажать кнопку списка:

• для текстового поля НГ размер 3;

• для числового поля КОЛ выбрать байт, определяющий цифру целого числа;

• для числового поля ПБАЛЛ выбрать С плавающей точкой 4 байта;

* Формат поля для поля ПБАЛЛ - Фиксированный

* Число десятичных знаков для поля ПБАЛЛ - 2

* Подпись поля, Условие на значение. Сообщение об ошибке для каждого из полей выберете, как указано в таблице 1

* Индексированное поле – выбрать ДА (совпадение не допускается), если ключевое поле уникальное, не допускающее совпадений данных в поле или Да (совпадение допускается)

Таблица 1 : Описание свойств нолей таблицы ГРУППА.

Создайте первичный ключ таблицы. Выделите поле НГ и нажмите кнопку Ключевое поле.

3) Сохранение структуры таблицы.

Сохраните созданную структуру: выполните команду Сохранить из меню Файл. В окне Сохранение введите имя ГРУППА. Закройте Конструктор.

4) Упражнение 1.

Создайте структуру таблиц КАФЕДРА, ПРЕДМЕТ. СТУДЕТ по параметрам, которые описаны в таблицах 2,3,4.

В таблице СТУДЕНТ определите составной ключ: для этого выделите оба поля ИГ и НС (при нажатой кнопке СТRL), затем нажните кнопку Ключевое поле.

Таблица 2: Описание свойств полей таблицы СТУДЕНТ

В таблице КАФЕДРА определите Маску ввода для поля ТЕЛ, для этого на вкладке Общие Конструктора таблиц, в поле Маска введите шаблон для ввода данных: 00-00-00.

Таблица 3: Описание свойств полей таблицы КАФЕДРА.

Таблица 4: Описание свойств полей таблицы ПРЕДМЕТ

5) Упражнение 2.

Аналогично создайте структуру таблиц ИЗУЧЕНИЕ, УСПЕВАЕМОСТЬ. При создании таблиц используйте параметры из табл. 5,6

Таблица 5: Описание свойств полей таблицы ИЗУЧЕНИЕ

Таблица 6: Описание свойств полей таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ

Таблица 7: Описание свойств полей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

-

2. Ввод данных в таблицы БД.

1) Ввод записей в режиме таблицы.

В окне Учебный процесс: База данных установите курсор на таблице СТУДЕНТ и на­жмите кнопку Открыть. Таблица откроется в Режиме таблицы. Заполните строки таблицы в соответствии с табл. 7.

При вводе данных в таблиц переход от одного поля к другому можно выполнить клави­шей ТАВ. Отмена ввода значения в поле происходит с помощью клавиши ЕSС. Отменить ввод всей записи - дважды нажать ЕSС.

Сохраните таблицу после ввода данных. Правила и последовательность ввода поля типа ОLЕ смотрите ниже.

2) Размещение объекта ОLЕ.

Рассмотрим на примере поля Фотография заведующего таблицы КАФЕДРА. Пусть фотография хранится в формате графического файла с расширением .bmp

ð установите курсор в соответствующем поле таблицы (поле Фотография заведующего таблицы КАФЕДРА)

Þ Выполнить командуОбъектиз менюВставка

Þ В окнеВставка объектаотметьтеСоздать из файла

Þ окноВставка объектапреобразуется в окно, которое позволит вести имя файла, со­держащего фотографию.Для поиска нужного файла можно воспользоваться кнопкой(C:\ProgramFile\Microsoft Office\Clipart).

Внимание !ФлажокСвязьпо умолчанию не помечен и, следовательно содержимое файла бу­дет введено в поле как встроенный объект. Увидеть содержимое поля можно через форму или отчет. Дальнейшие изменения графического файла не будут отражаться на встроенном объек­те,

Þ для введения в поле связанного объекта установите флажокСвязь.Это сэкономит ме­сто в базе данных и даст возможность отображать вносимые в файл изменения.

Þ для отображения содержимого поля в виде значка, установите флажок В виде значка.

Таблица8: Данные таблицы СТУДЕНТ

Таблица10: Данные таблицы ГРУППА

Таблица 9: Данные таблица КАФЕДРА

Таблица11: Данные таблицы ИЗУЧЕНИЕ

Таблица12: Данные таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ

Таблица 13: Данные таблицы ПРЕДМЕТ

Таблица 14: Данные таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

3) Упражнение 3.

Введите данные в оставшиеся таблицы.