Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Довідко́во-інформаці́йна документа́ція



Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).

Проект текстового звіту готує секретар-референт.

2. Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

3. Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.



Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

4. Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.



Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

 

Організаційні документи

Організаційні документи реалізують норми адміністративного і цивільного права, є правовими підвалинами діяльності закладу і суворо обов'язкові виспівати. Ці документи проходять обов'язково процедуру затвердження безпосередньо керівником зпроставлением грифа затвердження чи розпорядницьким документом (постановою, рішенням, наказом чи розпорядженням) чи засіданням колегіального органу діють до затвердження нових. Що стосується реорганізації діяльності установи розробляють нові організаційні документи.

Статут –правової акт, визначальний порядок освіти, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Зміст статуту відповідно до законодавством Республіки Білорусь у має включати: [8, з. 94]

• найменування установи, організації, підприємства, його вид;

• місцезнаходження (поштову адресу);

• предмет і чітку мету діяльності;

• порядок освіти майна (чи статутного капіталу, випуску і розподілу акцій тощо.);

• порядок розподілу прибутків;

• порядок освіти установи (організації, підприємства);

• порядок управління і припинення діяльності;

• керівні органи (внутрішня організаційну структуру).

Залежно від виду організації (установи) до статуту може бути додано інші відомості:

• для банків – перелік проведених банком операцій та його функції;

• для акціонерних товариств – інформацію про категорії випущених акцій, умови їхнього придбання, розміри часткою кожного учасника та інших.

Текст статуту може містити такі розділи:

• Загальні засади.

• Акціонерний капітал (статутний фонд).

• Порядок діяльності.

• Управління.

• Облік і звітність, розподіл прибутку.

• Інші накопичення.

• Припинення діяльності.

Статут оформляється спільною для бланку із зазначенням реквізитів:

• найменування організації – автора документа (із зазначенням міністерства, відомства вищестоящої організації);

• найменування виду документа – СТОМИВШИСЬ;

• дата;

• реєстраційний номер, місце видання (місто);

• гриф затвердження (якщо підприємство приватне, вказують, ким зареєстровано);

• текст;

• підпис.

Положення – правові акти, що визначають порядок освіти, правове становище, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділи (служб).

Положення може бути типовими і індивідуальними. Типові становища розробляються для однотипних організацій корисною і використовуються розробки індивідуальних. Відрізняються норму закону про організаціях, про структурних підрозділах, положення про колегіальних і дорадчих органах, положення про тимчасових органах (нарадах, комісіях, радах).

Структуратексту стану та його формуляр уніфіковані вУСОРД. Положення оформляють спільною для бланку організації із зазначенням реквізитів: найменування організації, структурного підрозділи, вид документа, і навіть дата і гриф затвердження, реєстраційний номер, місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф узгодження чи візи узгодження.

Текст становища входять такі розділи:

• Загальні засади;

• Мета і завдання;

• Функції;

• Права й обов'язки;

• Керівництво;

• Взаємини коїться з іншими підрозділами.

Положення підписують посадові особи, є безпосередніми розробниками (наприклад, начальник структурного підрозділи, заступника керівника), візує юридична служба (юрист), стверджує керівник. Становище набирає чинності із затвердження.

Інструкція – правової акт, у якому правила, регулюючий організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші боку діяльність закладів, організацій, підприємств (їх структурних підрозділів), посадових осіб.

Інструкції видаються цілях роз'яснення застосування законодавчих актів, розпорядчих документів по запам'ятовування та ведення документів (наприклад, бухгалтерських, звітних та інших.).

Інструкція оформляється спільною для бланку організації та повинна містити реквізити: найменування організації; найменування виду документа; дата; місце видання; заголовок до тексту; текст; підпис; гриф затвердження; гриф узгодження чи віза узгодження. Текст інструкції розбивається на розділи, які нумеруються арабськими цифрами, а кількість розділів визначається розробниками.Подписивается інструкція керівником того підрозділи, яке її розробило, а стверджується керівником організації, або спеціальним розпорядницьким документом.

Інструкції бувають, наприклад, посадові; за безпеку праці та ін. Посадові інструкції визначають функції, правничий та обов'язки співробітників і розробляються попри всі посади, передбачені штатний розклад.

Текст посадовий інструкції складається з таких розділів:

• Загальні засади;

• Посадові обов'язки;

• Права;

• Відповідальність;

• Взаємини.

Штатний розписанийне – документ, що закріплює посадовий і чисельність підприємства, який би фонд зарплати. Форма штатного розкладу уніфікованаУСОРД й оформляється спільною для бланку організації із зазначенням реквізитів: найменування організації; найменування виду документа; дата; місце видання; гриф затвердження; текст; візи узгодження; підпис; печатку. Текст оформляється як таблиці, вказується перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладів, надбавок і місячному фонді зарплати.

Штатний розклад візує головний бухгалтер, юрист підписує начальник відділу кадрів чи заступника керівника, стверджує керівник організації, підпис якого завіряється печаткою.

Структура і штатна чисельність – документ, який закріплює найменування всіх структурних підрозділів, посад і кількість штатних одиниць кожної посади організації (установи). Оформляється спільною для бланку підприємства із зазначенням реквізитів: найменування організації, найменування виду документа, дата, місце видання, гриф затвердження, візи узгодження, підпис, печатку. Текст оформляється як таблиці. Документ підписує начальник відділу кадрів чи заступника керівника, стверджує керівник організації.Согласовивают його з головний бухгалтер і юристом. Підпис керівника грифі затвердження завіряється печаткою.

Регламент– документ, який встановлює порядок діяльності керівництва організації, колегіального чи дорадчого органу. Регламент роботи колегіального чи дорадчого органу визначає:

• статус колегіального чи дорадчого органу;

• порядок планування роботи;

• порядок підготовки матеріалів до розгляду на засіданні;

• внесення матеріалів в руки;

• порядок розгляду матеріалів та прийняття рішень на засіданні;

• ведення протоколу засідання;

• оформлення рішень колегіального чи дорадчого органу;

• порядок доведення рішень до виконавців;

• матеріально-технічне забезпечення засідань.

Регламент оформляється спільною для бланку установи. Обов'язкові реквізити:

• найменування установи (організації);

• вид документа;

• заголовок до тексту (найменування колегіального чи дорадчого органу);

• вид документа;

• дата;

• місце складання;

• гриф затвердження;

• текст, підпис.

>Регламенти обговорюються у процесі підготування на засіданнях колегіального органу і погоджуються з допомогою юридичної службою, підписуються керівником організації, або керівником колегіального органу, затверджуються колегіально.


Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2019 год. Все права принадлежат их авторам!