Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Настройка параметров печатной страницы



Для настройки параметров документа, напрямую связанных с печатной страницей на инструментальной панели имеется специальная вкладка Разметка страницы (рис. 2.19).

Рисунок 2.19. Средства настройки параметров страницы

Размер печатной страницы либо выбирается из числа стандартных, либо назначается произвольно. Российская система стандартизации печатных листов является наиболее рациональной и эффективной. Она основана на формате площадью 1 м2 (Формат А0) и обладает свойством сохранять пропорции сторон в производных форматах (1,41:1), полученных последовательным делением пополам базового формата. Параметры производных форматов в системе ГОСТ приведены в таблице.

Обозначение Размер Доля базового листа Примечание
А0 1189х841 Чертежи
А1 841х594 1/2 Чертежи
А2 594х420 1/4 Плакаты
А3 297х420 1/8 Ведомости
А4 210х297 1/16 Документы
А5 148х210 1/32 Листовки

Выбор стандартный размеров осуществляется из списка, раскрываемого кнопкой Размер в группе Параметры страницы (рис. 41) .

Рисунок 2.20. Список стандартных форматов

Если необходимо создать страницу нестандартного формата, в этом списке нужно выбрать пункт Другие размеры страниц. Откроется диалоговое окно Параметры страницы (рис.42).

Рисунок 2.21. Вкладка Размер бумаги позволяет установить нестандартный формат

Настройка печатных полей документа может быть выбрана из нескольких вариантов, представленных в списке, открываемом кнопкой Поля в группе Параметры страницы (рис. 43). Если нужной настройки здесь нет, то поля можно выставить вручную, используя диалоговое окно Параметры страницы. Если предполагается печатать документ с обеих сторон бумажного листа, то выбирается режим Зеркальное поле, которое на четных страницах меняет правое поле с левым.

Рисунок 2.22. Средства для настройки печатных полей

Многоколонный текст. Текст, размещенный в узких колонках итается легче и быстрее. В Word 2007 имеется две технологии для создания многоколонного документа:



· настройка свойств печатной страницы;

· использование таблиц.

Первая технология действительно дает многоколонный текст, а вторая – только имитирует такую структуру. Многоколонную верстку рекомендуется применять, если текст не имеет специальной структуры и представляет собой простой поток данных. Таблицы рекомендется применять, если документ имеет сложную структуру и содержит множество реквизитов. Табличная технология очень широко применяется в веб-страницах, так как в веб-документе нет физической страницы и многоколонный режим приходится имитировать. Выбор многоколонного макета можно осуществить в списке Колонки (рис. 44). Произвольная конфигурация настраивается с помощью диалогового окна Колонки. Это окно появляется, если в списке нажать кнопку Другие колонки. Между колонками можно установить разделитель или сделать все колонки одинаковой ширины, выставив соответствующие флажки.

Рисунок 2.23. Средства для создания многоколонного документа

Создание рамки страницы. Обычно рамки элементов выполняют функции обособления и группировки данных. Стриница не нуждается ни в обособлении, ни в группировке. Рамка страницы выражает и подчеркивает завершенность документа. Оформить рамку можно с помощью диалогового окна Границы и заливка (рис. 45).

Рисунок 2.24. Настройка рамки страницы выполняется на вкладке Страница



Создание подложки. Печатная подложка – это технология создания фонового изображения или текста на печатном листе. Подложка воспроизводится на всех страницах одного раздела. подложки могут быть текстовыми и графическими. На текстовую подложку рекомендуется выносить сообщения, которые относятся не к содержанию документа, а к особенностям его обработки: СРОЧНО, НЕ КОПИРОВАТЬ, КОНФИДЕНЦИАЛЬНО, ЧЕРНОВИК и т.д. Галерея текстовых подложек открывается кнопкой Подложка в группе Фон страницы (рис. 46).

 

 

Рисунок 2.25. Средства для создания текстовой подложки

Если нужной подложки в галерее нет, то командой Настраиваемая подложка можно открыть диалоговое окно Печатная подложка, выбрать переключатель Текст и создать свою подложку.

Графическую подложку можно использовать только тогда, когда сам документ не содержит графики. Для создания такой подложки нужно в окне Печатная подложка выбрать переключатель Рисунок.

Работа с колонтитулами

Формируя колонтитулы, мы не формируем содержание документа, а настраиваем свойства печатной страницы. На колонтитулы возлагаются две задачи: оформительская и информационная. В колонтитулах принято размещать следующие элементы:

· номер печатной страницы (колонцифра);

· общее количество печатных страниц;

· название документа;

· название текущего раздела;

· сведения об авторе или предприятии;

· дата и время создания документа;

· имя файла документа и путь доступа к нему;

· любые другие текстовые и графические данные, например логотип предприятия.

Колонтитулы не вводят, а формируют на основе тех данных, которые уже имеются в документе. Колонтитулы формируются из отдельных элементов, которые размещаются по зонам. В качестве элементов колонтитулов можно использовать все, что угодно: текст, небольшие изображения, динамические поля, значения которых поставляются автоматически (поле номера страницы, поле общего количества страниц, поле даты и т.д.).

Инструменты работы с колонтитулами размещаются на вкладке Вставка, группа Колонтитулы (рис. 47). Выбор любой кнопки этой группы приводит к появлению контекстной вставки Работа с колонтитулами, Конструктор.

Завершение работы
Особые условия
Вставка элемента
Вызов колонтитула
Переходы между колонтитулами
Коррекция размеров

 

 


Рисунок 2.26. Средства создания колонтитулов

Нумерация страниц в колонтитулах осуществляется с помощью динамического поля. Оно автоматически заполняется и обновляется во время работы с документом. Это поле можно вставить с помощью кнопки Номер страницы в группе Колонтитулы на вкладке Вставка (рис.48).

Рисунок 2.27. Средства для нумерации страниц в колонтитулах

Кроме обычной просто нумерации возможна нумерация буквами латинского алфавита (прописными и строчными), римскими цифрами, а также комбинированная объединяющая в колонцифре порядковый номер главы и порядковый номер страницы в данной главе. Для этого используется диалоговое окно Формат номера страницы, которое открывается одноименной кнопкой в списке Номер страницы.

Элементы колонтитула. Средства доступа к элементам колонтитула расположены на вкладке Работа с колонтитулами, Конструктор в группе Вставить (рис 49). Этих средств четыре: кнопка для вставки динамического поля даты и времени, раскрывающийся список коллекции экспресс-блоков, средства вставки рисунка из файла и средство вставки рисунка из коллекции клипартов.

Рисунок 2.28. Средства для выбора элементов колонтитулов

Поле даты и времени также является динамическим полем. В нем отображается текущая дата. После нажатия кнопки Дата и время открывается диалоговое окно Дата и время, предназначенное для выбора формата записи. Выбор формата начинается с выбора языка, так как у разных народов разные традиции записи даты и времени. Рекомендуется выставить флажок Обновлять автоматически. Если нажать кнопку Экспресс-блоки, то откроется список свойств документа, доступных для размещения в качестве элементов колонтитулов (рис. 50). Некоторые их этих свойств имеют первостепенное значение, например название документа или сведения об авторе и поэтому размещаются в верхнем колонтитуле.

Рисунок 2.29. Средство для вставки элементов колонтитулов

Менее важные сведения, имеющие справочное значение, например адрес и телефон организации, адрес электронной почты автора, обычно размещают в области нижнего колонтитула. В этом списке есть свойства и поля, которые никакого отношения к печатному документу не имеют: Тема, Категория, Ключевые слова, Аннотация. Эти свойства документа предназначены для упорядочения хранения данных в электронном виде, для организации автоматического поиска, отбора и пересылки файлов.

Вставка динамических полей. Кроме поля номера страницы и поля даты и времени Word содержит множество других динамических полей. Их вставка осуществляется с помощью диалогового окна Поле, открываемое командой Экспресс-блоки, Поле.

Рисунок 2.30. Средство для вставки динамических полей

Описание некоторых полей, которые могут применяться в колонтитулах, приведено в таблице 2.

Таблица 2. Динамические поля, используемые в колонтитулах

Поля Краткое описание
EditTime Полное время, затраченное на работу с документом
FileName Имя файла и путь доступа к нему
FileSize Размер файла
NumPages Количество страниц в документе
NumChars Количество символов в документе
NumWords Количество слов в документе
Section Номер текущего раздела
SectionPages Количество страниц в текущем разделе
Templare Имя присоединенного локального шаблона

Настройка свойств документа. У каждого документа, независимо от его физической природы, есть набор логических свойств. У печатного или электронного документа есть автор, у автора есть имя. Автор может работать в какой-то организации, которой есть название и адрес. Возможно, что этой организации принадлежит тот компьютер, на котором был создан данный документ, вероятно, ей принадлежит лицензия на использование текстового процессора, с помощью которого был разработан документ. Все эти и многие другие сведения образуют так называемые «свойства документа». Свойства документа широко применяются при решении задач автоматизации, а также в задачах поиска информации. Чтобы данные о свойствах документа стали доступными для программы и операционной системы, кто-то должен эти данные заполнить. Заполнение производится вручную с помощью специальной панели, которая открывается командой Office, Подготовить, Свойства.

Рисунок 2.31. Средство для ввода свойств документа

Вставка растрового рисунка и векторного изображения. В программе реализовано два механизма вставки иллюстраций в колонтитулы: вставка растровых рисунков, хранящихся в файле и вставка векторных рисунков из базы данных (из коллекции клипартов). Первый механизм запускается кнопкой Рисунок из группы Вставить. При нажатии этой кнопки открывается окно для выбора файла. Файл изображения желательно предварительно подготовить в графическом редакторе, так как текстовый процессор далеко не самый эффективный инструмент для преобразования изображений. Векторные изображения (клипарты) удобны тем, что их не надо предварительно готовить в графическом редакторе. В программе реализован механизм хранения клипартов в виде коллекции, основанный на технологиях баз данных. Вставка клипарта может быть организована с помощью боковой панели Клип, которая выводится нажатием кнопки Клип из группы Вставить (рис. 53). На этой панели в раскрывающемся списке Искать панели нужно выбрать категорию Клипы, в раскрывающемся списке Просматривать можно отметить все категории и нажать кнопку Начать. В этом случае на панели появятся найденные клипы.

 

Рисунок 2.32. Средства для вставки клипартов и страница с колонтитулами

Разделы документа

Раздел документа – это структурный элемент объектной модели программы. С функциональной точки зрения документ состоит из глав или статей. С организационно-технической точки зрения документ состоит из страниц, томов, книг и других единиц хранения. С информационно-логической точки зрения документ состоит из разделов. С точки зрения объектной модели Word 2007 документ состоит из разделов.

Свойства разделов. Различают свойства раздела документа и свойства документа. Пока документ состоит из одного раздела свойства документа и свойства раздела совпадают. К свойствам раздела относятся следующие параметры:

· размер страницы и ее ориентация;

· параметры настройки печатных полей;

· количество колонок текста;

· фон и рамка страницы;

· наличие печатной подложки и ее параметры;

· наличие колонтитулов, их содержание и оформление.

Если в ходе разработки документа нужно изменить какой-то из этих параметров, необходимо завершить один раздел и начать другой.

Смена ориентации страницы
 

Смена ориентации страницы
Изменение числа колонок
Раздел1 Раздел2 Раздел3 Раздел 4  

 

Рисунок 2.33. Новые разделы создаются, когда необходимо изменить настройку параметров страницы

Новые разделы создаются вставкой специального кода, который называется Разрыв раздела. Этот код располагается между двумя разделами и воздействует на тот раздел, который закрывает. Новый раздел можно создать следующим образом:

1. Установите курсор в то место, где намечено создать новый раздел.

2. На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку Разрывы. Откроется меню вставки разрывов (рис. 55).

3. Выберите нужный тип разрыва. В документе откроется новый раздел (рис. 56).

Рисунок 2.34. Выбор способа создания нового раздела

Рисунок 2.35. Во втором разделе изменена ориентация страницы

Форсированная вставка новой страницы. Обычно новая страница вставляется в документ автоматически, когда текст заполняет текущую страницу до конца. Программа обладает развитым механизмом перетекания текста на новую страницу. В частности, в ней есть средства настройки, позволяющие устранить такие негативные явления, как отрыв заголовка от следующего за ним абзаца, отрыв первой строки абзаца от последующих строк («вдова») и отрыв последней строки абзаца от предыдущих («сирота»). Однако, могут возникнуть ситуации, когда корректные переходы страниц осуществить нельзя. Так при оформлении многостраничного договора нежелательно отрывать подписи сторон от основного содержания. Поправить дело позволяет механизм принудительной (форсированной) вставки страниц в нужное место. Эта операция выполняется вставкой специального кода, который называется Разрывом страницы (см. рис. 55). Использовать этот механизм нужно очень осторожно, так форсированная вставка подавляет работу автоматики. Принудительная вставка страниц в незавершенный документ способна нарушить естественный порядок работы и привести к существенным нарушениям форматирования.

Печать документов

Печать документов – заключительный этап подготовки документа. Печатная копия выполняет представительские функции и передается заказчику, потребителю, получателю. Печатаются документы либо на устройстве печати (принтере), либо создается электронный образ печатной страницы (печать в файл).

Быстрая печать документа – наиболее оперативный способ печати документа, который можно запустить командой Office, Печать, Быстрая печать (рис. 57). При этом текущий документ распечатывается в соответствии с настройками, принятыми по умолчанию. Как показывает практика, чаще всего быстрая печать оказывается лучшим способом испортить бумагу, тонер и чернила. Прием быстрой печати можно использовать на рабочих местах, регулярно выполняющих печать одного и того же вида документов: справок, счетов, накладных и т.д.

Рисунок 2.36. Средство для запуска быстрой печати

Во всех остальных случаях рекомендуется последовательно настроить параметры печати и оценить будущие результаты в режиме предварительного просмотра.

Настройка параметров печати. Результат печати зависит от настройки цепочки Принтер - Программа – Документ. Для каждого элемента этой цепочки настройка параметров выполняется отдельно. Принтер настраивается средствами операционной системы. Программа обычно настраивается один раз. Задача настройки – указание наиболее общих условий печати. Документ настраивается при каждой печати. Этот этап печати как раз и игнорируется при быстрой печати.

Настройка программы на печать (настройка общих параметров) включает параметры, одинаковые для всех печатаемых документов. Эта настройка может быть осуществлена с помощью диалогового окна Параметры Word в категориях Экран и Дополнительно (рис.58).

Рисунок 2.37. Средства для настройки программы на печать

В категории Дополнительно настраивают организацию печати (табл. 3), а в категории Экран уточняют состав печатаемых элементов (табл. 4).

Таблица 3. Настройка организации печати

Флажок Рекомендации Пояснение
Использовать черновое качество Сбросить Документ печатается в режиме черновика. Оформление документа максимально упрощается . Рисунки не печатаются
Фоновая печать Установить Во время подготовки задания печати работу с документом можно продолжать. Время подготовки задания увеличивается. Программа занимает больше оперативной памяти.
Печать в обратном порядке По усмотрению Страницы документа печатаются в обратном порядке: от последней к первой. Оптимальный порядок печати зависит от модели принтера.
Печать XML-тегов Сбросить Установить при отладке XML-документов
Печать кодов полей вместо их значений Сбросить Установить при отладке динамических полей
Печать на лицевой стороне листа при двухсторонней печати По усмотрению   Установка возможна, если принтер поддерживает автоматическую функцию двухсторонней печати
Печать на задней стороне листа при двухсторонней печати По усмотрению
Масштабировать содержимое по размеру бумаги А4 или Letter Сбросить Установить для печати документов нестандартного формата, полученных из внешних источников

Таблица 4. Состав печатаемых элементов

Флажок Рекомендации Пояснение
Печать рисунков, созданных в Word Установить Если документ печатается для редактирования и рисунки не нужны, сбросьте этот флажок
Печать фоновых рисунков и цветов Сбросить Фоновое изображение – атрибут скорее электронных документов, чем печатных. Если фон страницы адаптирован для печати, то флажок следует установить
Печать скрытого текста Установить Документ может содержать скрытый текст. Если этот флажок установлен, то скрытый текст будет распечатан
Обновить поле перед печатью Установить Динамические поля перед печатью следует обновить. Лучше делать это автоматически, чем вручную
Обновить связанные данные перед печатью По усмотрению Установка возможна, если принтер поддерживает автоматическую функцию двухсторонней печати

Для настройки заданий печати служит диалоговое окно печать, которое открывается командой Office, Печать (рис. 59). Обычно документ печатается целыми страницами. Если предполагается распечатать фрагмент, занимающий не целое количество страниц, то его следует предварительно выделить.

Здесь можно выбрать оно из доступных устройств печати

Рисунок 2.38. Настройка задания печати

Дополнительные настройки принтера осуществляются с помощью окна Свойства, которое открывается одноименной кнопкой в окне Печать. Открытие этого окна обеспечивается драйвером принтера.

Рисунок 2.39. Окно для дополнительной настройки принтера

Печать не обязательно должна выполняться на физическом принтере. Операционная система Windows позволяет выполнить печать на виртуальном принтере, если его драйвер установлен. В этом случае печать выполняется в файл, который можно передать в печатное бюро для исполнения реальной печати. Чтобы выполнить печать в файл, установите флажок Печать в файл (рис. 59). Если принтер способен выполнять двухстороннюю печать, то можно установить и следующий флажок (двухсторонняя печать).

В разделе Страницы этого окна выбирается конкретный материал для печати. По молчанию программа печатает сначала все копии первой страницы, затем все копии второй страницы и т.д. После такой печати приходится вручную разбирать напечатанные страницы и раскладывать их по копиям. Чтобы организовать печать всех страниц первой копии, затем всех страниц второй копии и т.д., установите флажок Разобрать по копиям. В этом режиме печать идет гораздо медленнее.


 


Просмотров 1875

Эта страница нарушает авторские права


allrefrs.ru - 2021 год. Все права принадлежат их авторам!