Механизмы и средства управления Word 2007

Помимо ленты к средствам управления Word 2007 относятся Панель Office, Панель быстрого доступа, минипанели и контекстные меню объектов.

Панель Office представлена на рис.1.3. Панель быстрого доступа (рис.1.2) предназначена для размещения кнопок с наиболее востребованными командами. Каждый пользователь сам наполняет эту панель командами. В исходном состоянии на этой панели всего три команды: Сохранить, Отменить ввод и Повторить ввод (Вернуть). Для настройки этой панели можно использовать вкладку Настройка диалогового окна Параметры Word.

Рисунок 1.8. С помощью этого окна пользователь формирует панель быстрого доступа согласно личным предпочтениям

Для настройки этой панели можно также использовать Меню настройки, открываемое раскрывающей кнопкой, присоединенной к панели справа (рис.1.9).

Рисунок 1.9. Меню настройка панели быстрого доступа

Минипанель – качественно новый элемент интерфейса Word 2007 (рис. 1.10). Она сама появляется рядом с выделенным фрагментом текста. Чем ближе вы подводите к ней указатель мыши, там ярче она прорисовывается на фоне текста.

Рисунок 1.10. Минипанель на фоне выделенного текста

Контекстное меню открывается щелчком правой кнопки на выделенном объекте или элементе и содержит только те команды, которые необходимы для работы с выделенным объектом (рис.1.11).

Рисунок 1.11. Контекстное меню текстового фрагмента, иллюстрации и таблицы

Возможности ленты могут быть расширены с помощью диалоговых окон и боковых панелей.

Рисунок 1.12. Диалоговое окно и боковые панели

Если диалоговое окно открыто, то работа с другими окнами невозможна. Дополнительных панелей можно открыть несколько.

Механизм «живого представления». Живое представление действует в интерактивных списках и в галереях стилей. Смысл его состоит в том, что при перемещении мыши по элементам галереи формат активного элемента меняется автоматически (рис.1.13). Это позволяет быстро просматривать различные варианты дизайна и выбрать тот, который нужен.

Рисунок 1.13. Иллюстрация «живого представления»

Краткий обзор средств инструментальной ленты

Вкладка Главная

Основное назначение вкладки – работа с текстом: ввод, редактирование и форматирование. На вкладке представлены следующие группы: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили и Редактирование (рис. 1.14).

Рисунок 1.14. Вкладка Главная

Группа Буфер обмена помимо традиционных кнопок, позволяющих копировать и вставлять различные фрагменты документа, содержит кнопку Формат по образцу, позволяющую перенести формат выделенного фрагменты на другие фрагменты.

В группе Шрифт сосредоточены средства, предназначенные для ручного управление параметрами шрифтового оформления выделенного фрагмента текста.

Средства группы Абзац предназначены для ручного управления представлением абзацев. Они работают со всеми видами абзацев: обычными абзацами и элементами строк и ячеек таблиц.

Ручные средства предназначены для форматирования небольших документов, либо для экспериментальных и отладочных работ. При создании деловых документов предпочтение отдается автоматическому форматированию с помощью стилей.

Средства группы Стили предназначены для автоматического управления представлением абзацев. Стиль – это совокупность настроек (параметров форматирования), имеющая собственное имя и хранящаяся в программе или документе. Стилевое форматирование обеспечивает стабильность, последовательность и непротиворечивость в оформлении текста по всему документу. Оно повышает производительность труда, качество выполненной работы и возможность дальнейшей автоматизации работы с документами. Например, если при форматировании заголовков документа используются стили, то схема, документа и его оглавление могут быть сформированы в автоматизированном режиме. К группе Стили относятся два графических элемента правления: галерея Стили и кнопка Изменить стили. Галерея содержит набор экспресс-стилей. Кнопка Изменить стили предоставляет доступ к стилевым, цветовым и шрифтовым наборам. Наборы позволяют подбирать стили не поодиночке, а целыми группами, причем происходит этот процесс наглядно и интерактивно. Такая технология позволяет в секунды выполнить работу, которая раньше считалась творческой и требовала знаний, опыта, способностей и больших затрат рабочего времени.

Средства группы Редактирование относятся не к редактированию, а к подготовке к нему. Здесь располагаются кнопки для вызова штатного средства поиска и замены данных, а также средства автоматизированного выделения элементов текста.

Вкладка Вставка

Средства вкладки Вставка предназначены для работы с комбинированными документами, содержащими помимо обычного текста встроенные объекты: рисунки, таблицы, геометрические фигуры, схемы, диаграммы, гиперсвязи, колонтитулы, текстовые врезки, буквицы, формулы, специальные символы и другие объекты и элементы. На вкладке представлены следующие группы: Страницы, Таблицы, Иллюстрации, Связи, Колонтитулы, Текст и Символы (рис. 1.15).

Рисунок 1.15. Средства подготовки комбинированных документов

Средства группы Страницы предназначены для вставки титульных страниц, пустых страниц и создания разрывов между разделами документа. Если, например, вам надо перейти от страниц с книжной ориентацией к страницам с альбомной ориентацией, а потом обратно, вставьте разрывы разделов там, где формат страницы должен измениться. При вставке пустой страницы вставляются сразу два разрыва – перед страницей и после нее, в результате чего количество разделов в документе сразу увеличивается на два.

Группа Таблицы. В последней версии программы работа с таблицами значительно автоматизирована. Единственная команда открывает панель, в которой есть все, что нужно для создания и оформления таблиц (рис. 1.16).

Рисунок 1.16. Группа Таблицы

Группа Иллюстрации содержит объекты, которые можно поделить на две категории: рисунки и диаграммы.

Средства группы Связи проявляются не столько в печатных документах, сколько в электронных. С их помощью можно обеспечить простые переходы между основным документом и его служебными разделами: примечаниями, указателями, содержанием. Основой для таких переходов являются закладки – они вставляются в документ командой Закладки, а переходы к закладкам вставляются командой Гиперссылка. Команда Перекрестная ссылка предназначена для создания служебных связей не в электронном, а в печатном документе. С ее помощью можно создавать и обслуживать ссылки на рисунки, отдельные разделы и абзацы, а также сноски (как подстраничные, так и концевые).

Группа Колонтитулы предусматривает средства для установки колонтитула, оформления его состава, а также средства для дизайнерского оформления.

Средства группы Текст предназначены для создания автономных текстовых врезок, стандартных блоков, художественных надписей, буквиц и других элементов оформления, характерных для настольных издательских систем.

Группа Символы объединяют всего два средства: математические формулы и специальные символы и национальных письменных систем.

Вкладка Разметка страницы

Страница – самостоятельный объект Word, обладающий специфическими свойствами. Страница может быть печатной, электронной или веб-страницей, но в любом случае она взаимодействует со всеми располагающими на ней объектами.

Для настройки параметров страницы и характеристик страницы предназначена вкладка Разметка страницы, содержащая следующие группы: Темы, Параметры страницы, Фон страницы, Абзац, Упорядочить (рис. 1.17).

Рисунок 1.17. Вкладка Разметка страницы

Средства группы Темы предназначены для цветового, шрифтового и дополнительного оформления веб-документов. В принципе Темы применимы и для разработки печатных страниц.

Средства группы Параметры страницы предназначены для настройки печатных страниц, задания размеров печатного листа, величины печатных полей, ориентации страницы, количества печатных колонок и других параметров.

Средства группы Фон страницы дают возможность выбрать и настроить подложку (скрытого текста позади страницы), выбрать цвет фона, добавить или изменить границы страницы.

Средства группы Абзац фактически дублируют средства одноименной группы вкладки Главная и используются при работе с веб-страницами.

Средства группы Упорядочить показывают, что страница способна выполнять функции контейнера для размещенных на ней объектов. Эти средства позволяют управлять взаимодействием встроенных объектов с текстом и между собой: расположением, выравниванием, обтеканием, перекрытием и т.д.

Вкладка Ссылки

Эта вкладка содержит средства, предназначенные для автоматизации создания и форматирования служебного и справочного аппарата издания (книги):

· Оглавление – автоматическая генерация оглавления документа.

· Сноски - создание связей между элементами текста документа и элементами примечания или комментария.

· Ссылки и списки литературы – единообразное оформление ссылок на первоисточники, автоматическая генерация списка литературы.

· Названия – единообразное оформление подрисуночных подписей, заголовков таблиц и названий других встроенных объектов. Автоматическая генерация номеров в списках указанных объектов.

· Предметный указатель – автоматический поиск и кодирование (пометка кодом указателя) элементов, включаемых в предметный указатель по всему тексту документа. Автоматическая генерация и оформление указателя.

· Таблица ссылок – автоматическая генерация таблицы ссылок.

Рисунок 1.18. Вкладка Ссылки

Вкладка Рассылки

Средства этой вкладки предназначены для автоматизации создания писем слияния. Письмо слияния – это документ, имеющий постоянную часть с основным содержанием и переменную часть, дополняющую это содержание конкретными данными.

Рисунок 1.19. Вкладка Рассылки

Основное содержания поступает в документ из обычного документа Word, а переменные данные – из базы данных со списком получателей писем. Слияние осуществляется на основе полей слияния, имеющихся в основном документе. В эти поля и вставляются данные из базы. Вкладка Рассылка содержит следующие группы:

· Средства группы Создать служат для печати почтовых конвертов и наклеек;

· Группа Начать слияние предназначена для выбора, настройки и правки списка получателей массовой рассылки.

· Группа Составление документа и вставка полейпо умолчанию не активирована. Она становится активной после создания основного документа слияния и позволяет вставить в него поля слияния и выполнить их настройку.

· Группы Просмотр результатов и Завершитьпозволяют просмотреть созданные индивидуализированные письма и проверить корректность заполнения полей слияния, а также завершить операции слияния.

Вкладка Рецензирование

Средства этой вкладки обеспечивают исполнение двух категорий функций: функции лексической поддержки авторской деятельности, включая функции проверки правописания, а также функций поддержки работы в корпоративном окружении (рис. 1.20).

Рисунок 1.20. Вкладка Рецензирование

На этой вкладке располагаются группы:

· Группа средств Правописание – обеспечивает проверку правописания, предоставляет доступ к лексическому справочнику (тезаурусу) и средствам перевода на иностранные языки. Здесь же расположены кнопки получения статистики.

· Кнопки группы Примечания позволяют создавать и просматривать примечания к документу.

· Средства группы Отслеживание – позволяют вести учет исправлений в документе при его редактировании.

· Средства группы Изменения позволяют принять или отклонить внесенную правку.

· Группа Сравнить содержат средства версионного контроля документа. Они позволяют сопоставить две версии документа, выполненные разными сотрудниками и выявить их различия, а также объединить два документа в один.

· Группа Защитить предназначена для управления правами доступа к документу для членов рабочей группы.

Вкладка Вид

Средства этой вкладки предназначены для настройки оконного интерфейса программы (рис. 1.21) и в основном, дублируют ранее описанные средства.

Рисунок 1.21. Вкладки Вид