Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Создание стилей для заголовков и многоуровневых списков в Word



В этой заметке я расскажу о своем способе укрощения заголовков и многоуровневых списков, создав для них соответствующие стили. Настоятельно рекомендую использовать стили при создании любых документов. Создание стиля займет всего несколько минут, но при последующем форматировании текста документа созданный вами стиль сэкономит массу времени и нервов.

Итак, передо мной стояла задача использовать в документе нумерованные заголовки четырех разных уровней для обозначения разделов документа. Эти разделы должны были иметь также свои нумерованные подразделы. Вот образец правильных многоуровневых нумерованных заголовков:

 

Первым делом, сохраняем новый документ как шаблон (расширение .dot). И работаем уже с этим шаблоном.

Следующее, что необходимо сделать, это отредактировать стандартные стили заголовков, встроенные в наш шаблон. Для того, чтобы увидеть используемые стили в шаблоне или документе, выберите из пункта меню "Формат" подпункт (команду) "Стили и форматирование". Справа от рабочей области программы появится одноименная область задач, как ниже:

 

 

Стандартно отображаются основные стили трехуровневых заголовков и стиль "Обычный", то есть стиль простого текста документа. Чтобы отобразить больше стилей в этой области, вы можете выбрать в раскрывающемся списке "Показать" в нижней части области задач параметр "Специальное". Откроется вот такое диалоговое окно:

 

 

Если задана категория "Доступные стили", то в области "Отображаемые стили" будут отображены только те стили, которые использованы при создании данного документа. Обычно галочками отмечены три уровня заголовков. Если вам нужно использовать четвертый уровень заголовка, то отметьте флажком "Заголовок 4". Вполне возможно, что в области "Отображаемые стили" не будет такого стиля. В этом случае выберите категорию "Все" и отметьте флажками только заголовки с 1 по 4 и стиль "Обычный", а также те стили, которые были созданы лично вами. Закройте окно "Настройки формата" щелчком мыши на кнопке ОК.

Вторым нашим шагом будет тонкая настройка стилей заголовков. Заголовкам изначально присвоены шрифты с разным форматированием. Для создания программного документа, согласно ГОСТам, необходимо использовать единый шрифт для всего документа. Я использую шрифт Times New Roman 14 пт для стиля "Обычный". Для заголовков я тоже буду использовать этот шрифт, изменяя лишь его размер и интервалы.



Чтобы изменить стиль заголовка, наведите указатель мыши на "Заголовок 1" в области задач. Надпись отобразится в рамке и справа от нее появится кнопка с треугольником. Щелкните по этому треугольнику, и перед вами откроется контекстное меню для данного стиля. Выберите в нём команду "Изменить", и появится диалоговое окно "Изменение стиля".

 

 

В поле "Основан на стиле" выберите из раскрывающегося списка значение "Нет". Поле "Стиль следующего абзаца" оставьте без изменения. Затем нажмите кнопку "Формат" в нижней части окна и выберите нужные команды для изменения настроек. Для изменения шрифта используйте команду "Шрифт", для изменения абзацного отступа и интервалов предусмотрена команда "Абзац". Произведите требуемые вам изменения.

Если вы хотите применить произведенные изменения для шаблона, на основе которого вы потом будете создавать ваши документы, то поставьте флажок в поле "Добавить в шаблон", иначе все эти изменения будут применены лишь к активному в данный момент документу.

Аналогично можно изменить стиль оставшихся заголовков.

Таким образом, я настроил нужные мне в шаблоне стили заголовков.

 

Теперь необходимо было создать стиль для многоуровневых списков.

Из пункта меню "Формат" выберите команду "Список". Откроется одноименное диалоговое окно. Перейдите на вкладку окна "Список стилей" и нажмите кнопку "Добавить". Перед вами откроется окно "Создание стиля" со знакомым интерфейсом и кнопками:



 

 

Обратите внимание на поле "Применить форматирование к". Стандартно там будет установлено значение "Уровень 1". Задавая форматирование нумерации, вы применяете его исключительно к стилю "Заголовок 1". Соответственно, выбрав в этом поле следующее значение - "Уровень 2" - вы должны задать и для него то форматирование, которое ранее было задано для "Заголовка 2".

В поле "Имя" введите название вашего стиля (пусть будет "Нумерация_заголовков"). Затем нажмите кнопку "Формат" в нижней части окна. Доступными будут всего лишь три команды: "Шрифт", "Нумерация" и "Сочетание клавиш".

Выберите команду "Нумерация" и перед вами откроется диалоговое окно "Список". Щелкните мышью на любом образце списка и кнопка "Изменить" в нижней части окна станет активной. Нажмите ее. Откроется новое окно, показанное ниже.

В этом окне нам предстоит настраивать стили нумерации каждого из заголовков. Выберите нужный уровень, например, 1. В окне отобразятся параметры, применяемые к данному уровню. Здесь вы можете настроить шрифт нумерации, абзацный отступ. Если это окно открылось в кратком виде, нажмите кнопку "Больше" и будут доступны дополнительные параметры для настройки.

 

Выберите команду "Шрифт". Перед вами появится уже знакомое диалоговое окно, в котором установите такие же параметры, которые вы задавали для "Заголовка 1". Обязательно снимите все флажки в группе "Видоизменение" - они будут бледного цвета, задайте цвет текста, отсутствие подчеркивания и проверьте все остальные настройки в других вкладках окна.

В группе "Положение номера", "Положение текста" установите необходимое положение. Выберите из открывающегося списка в параметре "Связать уровень со стилем" значение "Нет". Значение в поле "Символ после номера" оставьте как есть - знак табуляции.

После выбора второго уровня для списка, у вас в поле "Формат номера" может быть отображена буква или иной символ. Для наших же целей (создание шаблона по ГОСТу) вам нужно стереть имеющееся в поле значение, затем в поле "Предыдущий уровень" выбрать значение "Уровень 1", чтобы у нас для второго уровня заголовка появилась первая цифра, поставьте точку и в поле "Нумерация" выберите значение "1,2,3" - в поле "Формат номера" после цифры с точкой появится следующий номер 1.

Снова нажмите кнопку "Шрифт" и установите те же значения, которые вы устанавливали для стиля "Заголовок 2".

Повторите эти действия для остальных 2 уровней: 3 и 4.

Обратите внимание, когда будете настраивать заголовки 3 и 4, что вы должны сначала стереть поле "Формат номера", последовательно выбрать имеющиеся значения в поле "Предыдущий уровень": сначала "Уровень 1", поставить точку, затем "Уровень 2" (а для Заголовка 4 - и "Уровень 3") и далее выбрать значение "1,2,3".

По окончании нажмите кнопку ОК. В области задач "Стили и форматирования" появится новый элемент (стиль) с вашим именем "Нумерация_заголовков".

Теперь, чтобы эти стили и списки корректно работали в новых документах, основанных на данном шаблоне, необходимо защитить стили шаблона от изменений. Для этого в меню "Формат" выберите команду "Защитить документ". Справа откроется область задач "Защита документа":

 

 

В разделе "Ограничение на форматирование" установите флажок "Ограничить набор разрешенных стилей" и нажмите ссылку "Настройка". Откроется диалоговое окно "Ограничение на форматирование". Установите флажки в этом окне на имеющиеся в вашем шаблоне стили (которые вы создали или которые вы хотите иметь). В нашем случае это 4 уровня заголовков и стиль "Нумерация_заголовков". Нажмите кнопку "ОК". Диалоговое окно закроется и появится диалог с вопросом: "Возможно, документ содержит запрещенные стили или форматирование. Удалить их?". Выберите "Да". После всего этого нажмите кнопку "Да, включить защиту". Пароль задавать необязательно (на ваше усмотрение).

Вот теперь все документы, которые будут создаваться на основе этого шаблона, будут иметь только те стили, которые вы разрешили к использованию.

 

Последнее, что нам потребуется сделать - проверить на практике работу стилей.Для этого создайте новый документ на основе этого шаблона, введите в документ несколько строк какого-нибудь текста. Введите не меньше семи строк, чтобы проверить разные уровни заголовков. Поставьте курсор мыши на первую строку текста и примените к ней стиль "Заголовок 1".

Применить стиль буквально означает следующее: поставьте курсор в строке, стиль которой вам нужно изменить. В области задач "Стили и Форматирование" щелкните мышью на нужном стиле. Стиль будет применен к строке.

Затем примените к этому же тексту созданный вами стиль "Нумерация_заголовков". Повторите эти действия в заданной последовательности (Заголовок -> Нумерация_заголовка) для остальных строк, каждый раз применяя для них разные уровни. Должен получиться примерно такой вот иерархический список:

 

 

Как вы можете заметить, в нижней части окна у меня отобразился уровень "Заголовок 2", но с нарушенной нумерацией - 1.1. Такое бывает. И исправить это очень легко. Достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на этом номере, чтобы отобразилось контекстное меню. Выберите в этом меню команду "Продолжить нумерацию" и заголовок получит правильный номер, в данном случае - 2.2.

Надеюсь, вы поняли, как создаются стили и как они модифицируются. Также искренне надеюсь, что эта заметка поможет вам создавать правильные стили заголовков и красиво, а главное единообразно оформлять ваши документы.

Леонид Бродский30.01.2007


Примечания:

1.Маленькая ошибочка. Автор пишет: "Если вы хотите применить произведенные изменения для шаблона, на основе которого вы потом будете создавать ваши документы, то поставьте флажок в поле "Добавить в шаблон" иначе все эти изменения будут применены лишь к активному в данный момент документу." Активный в данный момент документ, скорее всего, и есть шаблон, который автор создаёт. А шаблоном, на основе которого он создан, является глобальный шаблон Normal.dot. Так что если вы не хотите переопределить стили в глобальном шаблоне, не ставьте птичку.

 

2. Полезная ссылка: http://wordexpert.ru/page/stili-spiskov-v-redaktore-word-2003

 


www.compress.ru/articleНиколай Воронин

Способы решения некоторых проблем при вставке таблиц, формул и рисунков в Microsoft Word

 

Проблема 1. Повторение заголовков таблиц

Проблема 2. Неудобства при работе с редактором формул MS Equation

Проблема 3. Поиск оптимального варианта задания размерности

Проблема 4. Отсутствие нужных символов в MS Equation

Проблема 5. Вставка номеров формул

Проблема 6. Вставка номеров рисунков в подрисуночных надписях

Проблема 7. Проставление перекрестных ссылок

 

Проблема 1. Повторение заголовков таблиц

Если таблица не умещается на одной странице, то часть ее переносится на другую. При этом заголовок таблицы принято повторять на каждой странице. MS Word может автоматически повторять одну или несколько первых строк таблицы вверху каждой страницы. Для этого необходимо выделить требуемое число строк, начиная с первой, и выполнить команду меню Таблица - Заголовки. Галочка напротив данного пункта меню указывает на то, что выделенные строки являются заголовками. Однако, поскольку шапки таблиц бывают большими, то, согласно требованиям к оформлению документации, в документах принято повторять не саму шапку, а строку под ней с номерами столбцов. MS Word позволяет задавать в качестве заголовков только строки, начиная с первой. Конечно, можно вручную добавлять строку с номерами столбцов вверху каждой страницы, но в этом случае она может оказаться в середине страницы при последующем редактировании и форматировании документа.

Данную проблему можно решить следующим образом: отделить шапку таблицы от остальной ее части, то есть разбить таблицу, и у оставшейся части таблицы указать в качестве заголовка первую строку с номерами столбцов. Для этого необходимо установить курсор в строку с номерами столбцов и выполнить команду меню Таблица - Разбить таблицу. Для того чтобы разрыв не был заметен, необходимо разделительный символ абзаца выделить и сделать скрытым (Ctrl+Shift+H или Формат - Шрифт - Скрытый) либо установить у него размер шрифта 1 пт. Скрытый текст можно увидеть, включив показ непечатаемых символов (кнопка ¶). При этом он выделяется пунктирным подчеркиванием.

При необходимости изменить ширину столбцов у такой таблицы нужно, удалив разделительный символ абзаца, соединить таблицу, отформатировать ее и снова разбить.

 


Проблема 2. Неудобства при работе с редактором формул MS Equation

Часто пользователям необходимо вставить в документ математические формулы. Для этой цели в состав пакета MS Office входит специальный редактор формул MS Equation. Для вставки формулы в документ необходимо, установив курсор в нужное место, выполнить команду меню Вставка - Объект и в появившемся диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание в списке Тип объекта выбрать пункт Microsoft Equation. Если редактор формул не был установлен при инсталляции MS Office, его нужно добавить: Пуск - Настройка - Панель управления - Установка и удаление программ - Microsoft Office - Добавить/Удалить.

Будучи запущенным, редактор формул как бы влезает в окно MS Word — вроде окно то же самое, но панели инструментов пропали, вместо них появилась плавающая панель инструментов Формула, которую пользователи часто случайно закрывают; меню тоже видоизменилось, а сама формула втиснута в маленькую рамку, при неосторожном щелчке за пределами которой редактор формул закрывается.

При этом часто бывает трудно разглядеть введенную формулу, но изменить масштаб при создании и редактировании формулы нельзя — пункты меню Вид неактивны, так как MS Equation временно позаимствовал окно у MS Word.

Получается, что MS Equation своего окна не имеет? К счастью, это можно исправить.

Так вот, MS Equation может быть открыт как внутри окна MS Word, так и в своем собственном окне, что гораздо удобнее.

Если MS Equation открыт внутри окна MS Word (по умолчанию), то для возвращения в MS Word после создания формулы необходимо щелкнуть мышью в любом месте за пределами рамки, внутри которой располагается формула. Данный режим неудобен тем, что в нем не доступно изменение масштаба просмотра и отсутствует «родная» строка состояния, содержащая подсказки по пунктам меню и кнопкам панели инструментов и другие сведения. Если MS Equation открыт в своем собственном окне, то для возвращения созданной формулы в MS Word это окно необходимо закрыть. Пока оно открыто, место будущей формулы в документе обозначается заштрихованной областью.

Для того чтобы MS Equation всегда открывался в своем окне, необходимо определенным образом изменить его настройки в реестре Windows (HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\ Microsoft\Equation Editor\3.0\Options\ General\ForceOpen=1 вместо 0), так как штатного способа для этого не предусмотрено. Перед изменением параметра ForceOpen MS Word должен быть закрыт. Если по каким-либо причинам панель инструментов MS Equation не появилась в его окне, ее нужно отобразить командой меню Вид - Панель инструментов.

Если вы не решаетесь вручную редактировать реестр, то можете запустить прилагающийся файл реестра Equation.reg и настройка будет произведена автоматически. Если вам не понравится предлагаемый режим работы редактора формул, закройте MS Word и запустите файл Equation default.reg — настройка восстановится. Для того чтобы увидеть, о чем идет речь, не изменяя реестр, можно, выделив имеющуюся формулу в документе, выполнить команду меню Правка - Объект Формула - Открыть или команду контекстного меню: Объект- Формула - Открыть.

Для изменения размеров формул не следует растягивать формулы за маркеры. Вместо этого необходимо перед созданием документа установить размеры стандартных типов размеров.

 

Проблема 3. Поиск оптимального варианта задания размерности

Редактор формул имеет стандартные типы размеров («Крупный индекс», «Мелкий индекс», «Крупный символ», «Мелкий символ»). При создании формулы данные типы размеров применяются автоматически. Размеры символов в формулах должны соответствовать размерам символов основного текста в документе. Для того чтобы задать эти размеры в редакторе формул, необходимо выполнить команду меню Размер - Определить.

Размер «Обычный» должен соответствовать размеру шрифта обычного текста документа. При изменении его необходимо пропорционально изменить и все остальные размеры, иначе отдельные части формулы будут выглядеть несоразмерно. Оказывается, Microsoft предусмотрела возможность указывать эти размеры не только в пунктах, но и в процентах относительно размера «Обычный», однако по умолчанию почему-то предлагает не самый удачный вариант! Удобнее всего указывать размеры в процентах, так как в этом случае при изменении размера «Обычный» остальные размеры пересчитываются автоматически. За образец можно взять размеры из таблицы.

Только не забывайте ставить значок процента, иначе размеры будут заданы в пунктах. И еще нужно помнить, что установки стилей, размеров и интервалов в формулах не сохраняются, поэтому при открытии формулы происходит ее переформатирование в соответствии с текущими настройками MS Equation на данном компьютере.

 

Проблема 4. Отсутствие нужных символов в MS Equation

МS Equation содержит более 150 математических символов. Тем не менее иногда оказывается, что нужного символа среди них нет. Примерами таких символов являются символ ангстрема, символ обратимых химических реакций D и т.п. В этом случае нужный символ можно получить, комбинируя два или несколько других, так как редактор формул позволяет их произвольно передвигать. Для этого символ, который нужно сдвинуть, необходимо выделить и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, с помощью клавиш со стрелками двигать его в нужном направлении.

 


Проблема 5. Вставка номеров формул

Формулы в документах, как правило, нумеруются. Номер формулы принято заключать в круглые скобки и располагать на одной строчке с формулой, причем номер следует выровнять по правому краю, а саму формулу — по центру. Часто перед номером формулы через точку указывают номер главы. Например:

(5.1)

Конечно, можно проставлять номера формул и ссылки на них в тексте вручную, однако при добавлении или удалении отдельных формул остальные придется также снова и снова перенумеровывать вручную, хотя MS Word, в принципе, позволяет производить подобные действия автоматически. Тем не менее компания Microsoft не предусмотрела удобного способа автоматической вставки номеров формул. Предложенный ниже способ позволяет решить эту проблему. Только не пугайтесь! Далее мы покажем, как выполнять все эти действия одним щелчком мыши! Итак, вам необходимо:

– на отдельной строке вставить формулу;

– нажать клавишу Tab;

– выполнить команду меню Вставка - Ссылка - Название;

– создать постоянную часть — скобку «(» (кнопка Создать). В дальнейшем ее можно будет просто выбирать из списка;

– если в документе заголовки глав оформлены встроенным стилем «Заголовок 1» с нумерацией, то для автоматического добавления номера главы нужно нажать кнопку Нумерация, в диалоговом окне Нумерация названий установить флажок Включить номер главы и установить параметры: Начинается со стиля — Заголовок 1, Разделитель — точка;

– закрыть диалоговые окна кнопками OK;

– после автоматически вставленного номера поставить закрывающую круглую скобку, а между номером и скобкой удалить пробел;

– выделить всю строку и выполнить команду меню Таблица - Преобразовать в таблицу;

– в появившемся диалоговом окне Преобразовать в таблицу в качестве разделителя выбрать знак табуляции;

– убрать обрамление у полученной таблицы, состоящей из двух ячеек;

– выровнять номер в ячейке по правому краю, формулу — по центру, а также убрать красные строки, если они есть, в обеих ячейках;

– перетащить мышью границу ячеек максимально вправо, но так, чтобы номер в правой ячейке умещался целиком, без переноса.

Несмотря на кажущуюся сложность, в результате пользователь избавляется от необходимости постоянно следить за правильностью номеров формул и ссылок на них. Это достигается с помощью так называемых полей подстановки (кодов полей), обновление происходит автоматически при каждом открытии или печати документа, а также производится вручную, путем выделения всего текста и нажатия клавиши F9.

Для того чтобы отличать автоматически обновляемые поля от простого текста желательно выполнить команду меню Сервис - Параметры и в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид выбрать Затенение полей - Всегда. На печать документа это не влияет.

Преимущество использования таблицы в данном случае заключается в том, что оформленные таким образом формулы, независимо от их длины, остаются выровненными по центру, их номера — вправо, а размещение номера в отдельной ячейке позволяет ссылаться на него, используя стандартную команду меню Вставка - Перекрестная ссылка - Тип ссылки: «(» (в MS Word XP — Вставка - Ссылка - Перекрестная ссылка).

Вышеизложенная последовательность действий может быть записана в виде макрокоманды (макроса).

Если вам нужно убрать номера глав из номеров формул, то не следует напрямую стирать их. Вместо этого необходимо выполнить команду меню Вставка - Название (в MS Word XP — Вставка - Ссылка - Название), выбрать из списка постоянную часть — скобку «(», нажать кнопку Нумерация, в диалоговом окне Нумерация названий снять флажок Включить номер главы, нажать кнопки OK и Закрыть. Установив флажок Включить номер главы, можно, наоборот, добавить номера глав во все номера формул.

 

Проблема 6. Вставка номеров рисунков в подрисуночных надписях

Небольшие рисунки в документах должны обтекаться текстом. Как правило, под рисунком располагается подрисуночная надпись: слово «Рис.», номер рисунка и его название. При этом должна быть обеспечена возможность свободного перемещения рисунка вместе с подрисуночной надписью, так чтобы она не смешивалась с основным текстом. В современных версиях Microsoft переименовала это средство в Рамку (не путать с Надписями), а команду для их вставки спрятала..

Следует оговориться, что вместо рамок можно использовать таблицы, состоящие из одной ячейки, и включать у них обтекание текстом, однако для настройки параметров рамки требуется гораздо меньше кликов мышью, чем для настройки параметров таблицы.

Так как наилучшим средством расположения рисунка с подрисуночной надписью в тексте все-таки по-прежнему являются рамки, давайте отыщем в недрах MS Word команду для их вставки. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и в контекстном меню выбрать пункт Настройка. В появившемся диалоговом окне Настройка на вкладке Команды нужно выбрать категорию Вставка, в списке Команды найти пункт Горизонтальная рамка (при чем здесь горизонтальная — не понятно!) и перетащить мышью этот пункт, удерживая левую кнопку в меню Вставка. Теперь, выполнив команду меню Вставка - Рамка, можно нарисовать рамку от руки или вставить в нее предварительно выделенный текст или рисунок. Если у рисунка установлено обтекание текстом (белые маркеры при выделении), то нужно, открыв окно свойств рисунка (Формат g Рисунок), установить на вкладке Положение тип обтекания В тексте. При выделении такой рисунок имеет черные маркеры и окантовку, ведет себя как одна большая буква и его можно вставить в рамку (Вставка g Рамка). Для создания рисунка средствами MS Word необходимо предварительно выполнить команду меню Вставка g Объект g Рисунок Microsoft Word, а не рисовать фигуры непосредственно в документе, иначе они будут перекрывать текст. В MS Word XP при рисовании фигур автоматически создается полотно.

Теперь можно создать подрисуночную надпись. Ее принято располагать под рисунком, что ясно из ее названия, причем постоянной ее частью является слово «Рисунок». Иногда перед номером рисунка через точку ставится номер главы, например «Рисунок 1.2».

 

Для вставки подрисуночной надписи необходимо:

выделить рисунок;

выполнить команду Название в контекстном меню или в меню Вставка;

создать постоянную часть — «Рисунок» (кнопка Создать). Пробел после «Рисунок» вводить не следует — он будет вставлен автоматически. В дальнейшем постоянную часть («Рисунок») можно будет просто выбирать из списка;

выбрать положение Под выделенным объектом;

если в документе заголовки глав оформлены встроенным стилем «Заголовок 1» с нумерацией, то для автоматического добавления номера главы нужно нажать кнопку Нумерация, в диалоговом окне Нумерация названий установить флажок Включить номер главы и установить параметры: Начинается со стиля — Заголовок 1, Разделитель — точка;

текст названия можно вписать или в поле Название, или непосредственно в рамке.

В результате пользователь будет избавлен от необходимости постоянно следить за правильностью номеров рисунков и ссылок на них по тексту. Это достигается с помощью так называемых полей подстановки (кодов полей); обновление происходит автоматически при каждом открытии или печати документа, а также производится вручную, путем выделения всего текста и нажатия клавиши F9.

Рисунки в книге принято располагать ближе к внешним полям. Выравнивание рисунков справа или слева, в зависимости от того, четной или нечетной является страница, MS Word может поддерживать автоматически. Для этого необходимо дважды щелкнуть по границе рамки или, щелкнув правой кнопкой по границе рамки, выполнить команду контекстного меню Формат рамки и установить требуемые параметры выравнивания (Слева, Справа, От центра, Внутри, Снаружи) в появившемся диалоговом окне.

 

Проблема 7. Проставление перекрестных ссылок

Чтобы сослаться на какой-нибудь элемент (заголовок, закладку, сноску, рисунок, таблицу, формулу), расположенный где-либо в документе, используют перекрестные ссылки.

Перекрестные ссылки, как и подрисуночные надписи, реализуются с помощью полей подстановки (кодов полей), поэтому не следует изменять их вручную. Вместо этого следует обновлять поля, нажимая клавишу F9. Рассмотрим вставку наиболее часто используемых ссылок, а именно ссылок на формулы, рисунки и таблицы.


Для создания перекрестной ссылки на один из этих элементов необходимо:

– выполнить команду меню Вставка – Ссылка – Перекрестная ссылка;

– в появившемся диалоговом окне Перекрестные ссылки в поле Тип ссылки выбрать тип ссылки, например «(», «Рисунок» или «Таблица»;

– в поле Вставить ссылку на выбрать данные, которые необходимо вставить в документ: при ссылке на формулу — Название целиком, при ссылке на рисунок или таблицу — Постоянная часть и номер;

– в поле Для какого названия выбрать тот элемент, на который требуется сослаться;

– нажать кнопку Вставить.

После выполнения этих действий в тексте появляется автоматически обновляемая ссылка на выбранный элемент, например: (5.1), Рисунок 2, Таблица 1.

Со ссылкой на формулу проблем нет, но подобные ссылки на рисунки и таблицы у нас не допускаются. Возможно, в стране компании-разработчика они и являются нормой, однако, согласно нашим требованиям к оформлению документации, при ссылке на рисунок или таблицу принято указывать постоянную часть с маленькой буквы, а слово, указывающее на элемент книги, сокращать: рис. 2, табл. 1. К сожалению, такая возможность в MS Word не заложена: постоянная часть вставляется как есть, а вставка только номера не предусмотрена. Удаление постоянной части вручную, непосредственно в поле ссылки не приводит к желаемому результату, так как при обновлении полей оно восстанавливается. Однако если оформить ненужную постоянную часть скрытым текстом, то требуемый эффект будет достигнут. Напоминаем, что скрытый текст можно увидеть, включив показ непечатаемых символов (кнопка¶).

 

Возможно, многим покажется, что овчинка выделки не стоит, однако если вы используете встроенные в MS Word средства автоматизации, то, несмотря на кажущуюся на первый взгляд сложность, избавитесь от необходимости постоянно следить за нумерацией формул, рисунков, таблиц, ссылок на них и т.п. Правильность нумерации достигается с помощью полей подстановки (кодов полей), обновление нумерации производится автоматически при каждом открытии или печати документа, а также вручную, путем выделения всего текста и нажатия клавиши F9.


Шифрование файлов

Если необходимо обеспечить конфиденциальность документов Office 2003, можно использовать встроенные средства шифрования. Для включения шифрования, выполните следующие действия.

1. Выберите команд Файл Сохранить или Файл cохранить как. Отобразится диалоговое окно Сохранение документа.

2. Щелкните на кнопке Сервис, расположенной в верхнем нравом углу диалогового окна Сохранение документа. Отобразится меню.

3. Выберите команду Параметры безопасности. (В Excel следует выбрать команду Общие параметры). Появится диалоговое окно Безопасность.

4. Укажите пароль в текстовом поле Пароль для открытия файла. Введенный пароль отобразится в виде звездочек. Если вы выбрали простой пароль, то другие люди могут его угадать. В результате шифрование будет настолько же эффективным, как защита банковского сейфа с помощью кодового замка с указанием кода доступа на приклеенном на двери сейфа листке бумаги.

5. Щелкните на кнопке Дополнительно. Появится диалоговое окно Тип шифрования.

6. Выберите тип шифрования и щелкните на кнопке ОК. Office 2003 предлагает три основные формы шифрования.

• Week Encryption (XOR) (Слабое шифрование (XOR).

• Office 97/2000 Compatible (Совместимое с Office 97/2000).

• Различные виды шифрования RC4.

Если выбрать шифрование RC4 (которое обеспечивает наибольший уровень безопасности), также можно щелкать на кнопках со стрелками, направленными вверх и вниз, расположенных справа от текстового поля Выберите стойкость ключа. Чем больше это значение (например,128),тем более защищенным окажется документ.

7. (Необязательно.) Введите пароль в текстовом поле Пароль разрешения записи. Вы можете указать разные пароли при выполнении пп.4 и 7. Один пароль позволяет открыть документа, а другой — вносить в него изменения.

8. Щелкните на кнопке ОК. Отобразится диалоговое окно Подтверждение пароля.

9. Повторно введите пароли и щелкните на кнопке ОК. Отобразится диалоговое окно Сохранение документа.

10. Щелкните на кнопке Сохранить.

Для обеспечения более высокого уровня безопасности используйте специальную программу шифрования, например: Pretty Good Privacy (ее часто называют просто PGP), а загрузить ее можно с Web-узла ww.pgp.com и GNU Privacy Guard (www.gnupg.org). Обе программы позволяют зашифровывать отдельные файлы, целые папки, а также содержимое жестких дисков, благодаря чему только вы сможете работать со своими данными.

Примечание: В диалоговом окне Безопасность необходимо убрать «галочку» в поле удалять личные сведения из свойств файла при сохранении.


Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2018 год. Все права принадлежат их авторам!