Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Характеристика личных и официальных документов



Основные понятия ДОУ.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Документ личного происхождения - Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

ДОКУМЕНТ НОРМАТИВНЫЙ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Документирование – это обязательное условие осуществления процесса управления, представляющее собой запись по установленным формам необходимой информации.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Языки носителей информации.

Носи́тель информа́ции (информацио́нный носи́тель) — любой материальный объект или среда, содержащий (несущий) информацию, способный достаточно длительное время сохранять в своей структуре занесённую в/на него информацию — камень, дерево, бумага, металл, пластмассы, кремний (и другие виды полупроводников), лента с намагниченным слоем (в бобинах и кассетах), пластик со специальными свойствами (для оптической записи И — CD, DVD и т. д.), ЭМИ (электромагнитное излучение) и т. д. и т. п.

Знаковая форма восприятия, хранения и передачи информации означает использование какого-либо языка. Языки делятся на разговорные (естественные) и формальные. Естественные языки носят национальный характер. Формальные языки чаще всего относятся к специальной области человеческой деятельности (например, язык математики или язык флажков на флоте).

Для того чтобы информация могла быть передана от источника к адресату, состояния источника должны быть каким-то образом отражены во внешней (по отношению к источнику и адресату) среде, воздействующей на приемные органы адресата (как лист бумаги с написанным чернилами на его поверхности письмом). Следовательно, информация во внешней среде выражается с помощью некоторых материальных объектов (носителей), ассортимент и способ расположения которых задает информацию. Как уже отмечалось, человек воспринимает сообщение посредством органов чувств. Приемник информации в технике воспринимает сообщения с помощью различной измерительной и регистрирующей аппаратуры. Носителем информации в различных информационных процессах может быть, например, камень, бумага, электрический кабель, магнитный диск.



В любом случае материально-энергетические параметры среды-носителя изменяются. Отображение множества состояний источника во множество состояний носителя называется способом кодирования. Таким образом, при выбранном способе кодирования какое-либо состояние заменяется своим образом — кодом состояния (или кодом информации, задаваемой этим состоянием). Так, мысли источника-человека могут быть закодированы определенным набором звуков, которые в свою очередь можно закодировать какими-то символами. Чаще всего каждое отдельное состояние источника представляется символами из некоторого конечного набора, а последовательность сменяющихся во времени состояний — последовательностью символов.

Конечный набор знаков (символов) любой природы, из которых конструируются сообщения, образует алфавит некоторого языка.

Итак, последовательность символов алфавита, кодирующая состояние источника и воспринимаемая адресатом как сообщение, как информация, образует слово на этом языке. На передачу и переработку информации влияет то, сигналами какой природы отображается одна и та же информация, то есть каким кодом задана одна и та же информация. Если говорить о сигналах, дискретных по виду, то их множество конечно, поэтому их принято кодировать буквами алфавита того или иного естественного языка или цифрами той или иной системы счисления. Таким образом, дискретная информация отождествляется с алфавитно-цифровой, а простейшим алфавитом, достаточным для записи (представления) информации, является алфавит из двух символов, допустим0 и 1.



Правила записи информации.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения; так и в целом в стране.

 

 

Характеристика личных и официальных документов.

Доверенность – это документ личного характера, который содержит в себе поручение кому–либо определенных действий: получить заработную плату, какой-то документ, предмет, право подписывать документы и прочее. Доверенность составляется в произвольной форме, но с обязательным указанием следующих реквизитов:

личные данные доверителя (кому предоставляются права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);

личные данные доверенного лица (кто предоставляет права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);

Заявление . При приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении, отпуске работники составляют и подписывают заявление на имя директора компании, в котором излагают просьбу о зачислении на работу, переводе, увольнении либо предоставления отпуска, указывая свою должность.

Объяснительная записка – один из видов деловой переписки внутри компании. Объяснительная записка является документом, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения его отдельных положений.

Расписка – это документ личного характера, подтверждающий какое-то конкретное произведенное действие. Расписка обычно удостоверяет о получении подписавшим его лицом чего-либо: денег, какого-то предмета.

Официальные документы

Приказ (распоряжение) – это распорядительные документы, которые являются обязательными для исполнения теми лицами, кому они адресованы. Принципиального различия между приказом и распоряжением не существует. Во многих компаниях приказ и распоряжение имеют одинаковую силу: приказ в основном распространяется на деятельность всей компании и подписывается генеральным директором, а распоряжение предполагает выполнения задания каким-то структурным отделом или конкретным сотрудником и может подписываться руководителем подразделения.

 


Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2018 год. Все права принадлежат их авторам!