Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Функции структурных подразделений службы делопроизводства



 

1. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организаци­ях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выпол­няет следующие типовые функции:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу ру­ководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными струк­турными подразделениями организации;

• организация и документационное обслуживание совеща­ний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллеги­альных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

• бездокументное обслуживание руководителей (организа­ционно-техническое обеспечение, подготовка командиро­вок, телефонное обслуживание, прием посетителей, орга­низация работы приемной и т.п.).

2. Протокольная группа создается в органах местного само­управления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет сле­дующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных доку­ментов (редактирование, оформление и выпуск) руковод­ства органа местного управления, писем, справок, их согла­сование со структурными подразделениями;

• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить на­звания: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствова­нию технологии делопроизводства;

• разработка нормативно-методического обеспечения дело­производства (положений, инструкций, правил, регламен­тов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

• разработка классификационных справочников (номенкла­тура дел, классификаторы, перечни документов со срока­ми хранения и др.);



• организация и проведение мероприятий по совершенство­ванию квалификации работников службы делопроизводст­ва и специалистов аппарата управления.

4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляю­щий прием и отправку поступающих по почте и курьерской свя­зи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

• прием поступающих документов, их сортировку и распре­деление по структурным подразделениям;

• доставку документов в структурные подразделения;

• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

• количественный учет поступающих и отправляемых до­кументов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

• формирование и ведение справочно-информационного массива;

• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согла­сования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспек­ция) выполняет:

• контроль за сроками исполнения документов;

• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

• анализ исполнительской дисциплины;

• информирование руководства о ходе выполнения доку­ментов и поручений.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

• подготовку обращений к рассмотрению руководством;

• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

• извещение заявителей о результатах рассмотрения их об­ращений;



• формирование и хранение дел с документами по обраще­ниям;

• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

• организацию приема граждан по личным вопросам руко­водством организации.

8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) вы­полняет:

• перепечатку документов с черновиков;

• считку и правку текстов документов;

• учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюро выполняет:

• копирование текстов;

• тиражирование текстов документов;

• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

10. Архив осуществляет:

• прием от структурных подразделений обработанных и под­готовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

• учет, систематизацию, хранение и организацию использо­вания документов;

• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

• подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслу­живанию управленческой деятельности. Нормативными доку­ментами за службой делопроизводства закреплены традицион­ные технологические функции.

По мнению специалистов-документоведов и практических ра­ботников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалифика­ции). Функция «совершенствование применяемых форм и мето­дов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки доку­ментов с использованием электронной обработки текстов, элек­тронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной теле­фонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмот­рены специализированные, предназначенные для выполнения но­вых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалифика­ции ее сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заме­нили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизвод­ства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопро­изводства в аппарате управления, но и не сформулированы*.

 
 


* Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.,1998, с. 5-6.

 


Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2017 год. Все права принадлежат их авторам!