Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Требования к изготовлению документов



Упорядочение процессов документирования включает поми­мо соблюдения процедур составления документов также и опре­деленные требования к их изготовлению, что обеспечивает еди­ный стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть ак­куратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает ра­циональное размещение всех реквизитов, а также придает доку­ментам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 ин­тервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кро­ме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора меж­строчных интервала, на бланках А5 — через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

• От границы левого поля печатают:

реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «от­метка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело», наименование должности в реквизитах «под­пись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛА­ГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

• Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

• Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».

• Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограни­чения доступа к документу» и «гриф утверждения».

• Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фа­милию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — тек­стовые редакторы, которые имеют существенные отличия в сво­их функциональных возможностях.*

 
 


* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распоряди­тельной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Научная Книга, 1998, с.44-47.




 

Контрольные вопросы

1. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служеб­ных документов?

2. Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.

3. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

4. Чем отличается общий бланк от бланка для письма?

5. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?

6. Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?

7. Каковы порядок датирования документа и виды дат?

8. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?

9. Каков порядок адресования документа?

10. Какими способами оформляется утверждение документа?

11. Какие требования предъявляются к резолюции, каков поря­док ее оформления?

12. Какие требования предъявляются к заголовку?

13. Каков порядок оформления приложений к документу?

14. Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»?

15. Как оформляется согласование документа?

16. Каков порядок проставления на документах печатей?

17. Перечислите отметки, проставляемые на входящем докумен­те, укажите порядок их оформления.

 

Составление документов


Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2018 год. Все права принадлежат их авторам!