Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Учет документов в ведомственном архиве позволяет своевременно отслеживать его состояние и вносить необходимые поправки



Помимо соблюдения законодательства и плановых проверок, учет документов в ведомственном архиве помогает выполнить его основную цель, которая заключается в сохранности документации. Конечно, немаловажную роль в этом играет и состояние архивных помещений, и правильное хранение документов, и профессионализм сотрудников архива.

Учет документов в ведомственном архиве – обязательная и одна из наиболее важных составляющих в работе с ним. Учет необходимо проводить в установленные законом сроки. Он не только способствует обеспечению сохранности архивных бумаг, но избавляет от возможных проблем при внеплановых проверках.

59. Состав учётных документов: книга учёта поступления и выбытия документов, список фондов, описи дел, лист фонда и др. Их назначение и формы.

 

Состав и формы основных учетных документов Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002).

Основными учетными документами в архиве организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов, для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранения и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

список фонда - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

опись дел – для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись;

реестр описей – для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

дело фонда – комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;

лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле.

Основанием каждой записи в основных учетных документах является:

при поступлении документов в архив организации:

сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел;



при выбытии документов из архива организации:

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив;

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт о неисправимых повреждениях документов.


Все учетные документы должны иметь титульный лист: название учетного документа, начат (дата первой записи), окончен (дата последней записи).


Книга учета поступления и выбытия документовпредназначена для учета всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива и ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме фондов в архиве организации, хранящем два и более фондов.Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.


Ежегодно в книге поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов. Если количество дел не изменилось, то делается соответствующая запись. Например «в 2006 году изменений в составе и объеме фонда не было».


Всего поступивших документов за год составляет сумма граф 7,8,9,13, в том числе по категориям (постоянного, временного, по личному составу, неописанных документов). Количество выбывших за год составляет сумма граф 10,11,12,14, в том числе по категориям. Обязательно кто составил итоговую запись, должность, Ф.И.О., расшифровка, дата.




Список фондов.


Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда подлежащего передаче на постоянное хранение добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда. Например: 1/Р-1527, где 1 – номер фонда по списку фондов, Р-1527 – номер, присвоенный в государственном архиве.


В случае передачи фонда в другой архив, выбытия документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4-5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов содержащих ОЦ, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку, листы пронумерованы, составлен лист-заверитель.


Лист фонда .


Лист фонда имеет три раздела:

- общие сведения;

- учет неописанных документов;

- учет описанных документов

Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации. Если хранится в архиве только один фонд, фонд самой организации, то номер листа фонда будет 1. Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований:

- в графе «Местонахождение фонда» указывается название организации, в архиве которой он хранится;


- в графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления дел фонда в архив организации;


- в графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период;


- в графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организаций-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.


Раздел 1 «Учет неописанных документов»:

- графа 1 «Дата записи» - проставляется дата записи;


- графа 1 «Дата записи» - проставляется дата записи;


- графа 2 «Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы» - указывается полное название документа, по которому поступили или выбыли документы. Прием документов осуществляется по сводной номенклатуре дел организации, выписке из сводной номенклатуры дел организации, сдаточным описям структурных подразделений, актам. Например: Номенклатура дел на 2008 год;


- в графах 3, 4 указывается количество и крайние даты поступивших документов. При учете россыпи может быть указано количество дел в условных единицах из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. Графы 5,6 заполняются аналогичным способом, фиксируется выбытие документов;


- графа 7 «Наличие (остаток)» - в этой графе указывается количество неописанных дел, оставшихся в фонде после описания или выбытия их из архива. Если дела в архив организации поступают в упорядоченном виде, то раздел не заполняется.


Раздел II «Учет описанных документов»:


- графа 1 – «Дата записи» - указывается дата записи;


- графа 2 – «Номер описи дел» - указывается номер описи, по которой поступили дела;


- графа 3 «Крайние даты дел описи» - указываются крайние даты дел по описи;


- графа 4 «Название описи или аннотация документов» - записывается название описи, по которой поступили дела, или краткая характеристика состава включенных в опись документов (аннотация документов). Аннотация на документы составляется при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых нельзя определить по названию описи (особо ценные документы, документы организаций - предшественников и др.);


- графа 5 «Поступило дел» - указывается количество дел, поступивших на хранение в архив организации;


- графы 6-9 «Выбытие»:
- графа 6 «Дел» - указывается количество выбывших дел;

- графа 7 «Основание выбытия (название, дата, № документа)» - указывается полное название документа, на основании которого выбыли дела, его дата и номер;

- графа 8 «Ед.хр.» - указывается количество выбывших единиц хранения (дел), включенных в описи, раздельно по каждой описи;

- графа 9 «Крайние даты» - указываются крайние даты дел в описи, по которой выбыли документы.

Графы 10-16 «Наличие (остаток)»:

- графа 10 «Ед.хр.» - указывается общее количество дел, оставшихся в наличии;

- графа 11 «Дел» - указывается общее количество дел постоянного хранения, оставшихся в наличии после выбытия по каждой описи и фонду в целом;

- графа 12 «Крайние даты дел» - указываются крайние даты дел постоянного хранения;

- графа 13 «Ед.хр.» - указывается количество дел постоянного хранения по описям, утвержденных ЭПК;

- графа 14 «Крайние даты» - указываются крайние даты дел постоянного хранения, внесенных в описи дел, утвержденных ЭПК;

- графа 15 «Ед.хр.» - указывается количество дел по личному составу, оставшихся в наличии;

- графа 16 «Крайние даты» - указываются крайние даты дел по личному составу. Дела временного срока хранения (свыше 10 лет) хранения вносятся в лист фонда по аналогии с документами постоянного хранения и по личному составу в графы 1-9, и количество дел входит в общее количество ед.хр, указанных в графе 10 сведений «наличие (остаток)»;

- графа 17 «Микрофильмировано дел постоянного хранения» - заполняется архивами организаций самостоятельно проводящих выявление особо ценных дел их микрофильмирование.

Изменения, связанные с техническими ошибками, вносятся в годовой раздел сводной описи дел в законченную опись, а затем в лист фонда в соответствии с актом проверки наличия и состояния дел фонда только после утверждения его руководителем организации, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными делами постоянного хранения вносятся только после согласования акта с ЭПМК Главного архивного управления.

Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях - если он неисправимо поврежден. В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листа фонда делается отметка «Лист пересоставлен» и указывается дата пересоставления. Если на листе фонда не остается места дл очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается «продолжение, ф. № лист № 2». Листы-продолжения подкладываются за основным листом. Листы фондов хранятся в неподшитом виде в порядке номеров фондов в папке с клапанами.

Реестр описей

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Порядок заполнения реестра описей:

- графа 1 «Номер по порядку» - проставляются порядковые номера. Нумерация валовая по порядку возрастания номеров. Порядковый номер проставляется на обложке описи в верхнем левом углу описи;

- графа 2 «№ фонда» - указывается номер фонда, к которому принадлежат документы, вошедшие в опись;

- графа 3 «№ описи» - указывается номер описи;

- графа 4 «Название описи» - должно соответствовать названию описи на титульном листе описи;

- в графах 5, 6, 7 «количество дел» указывается их количество в описи раздельно постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

- графа 8 «Крайние даты описи» - указываются даты, соответствующие датам, вынесенным на титульный лист описи;

- графа 9 «Количество листов описи» - считаются все элементы описи дел;

- графа 10 «Количество экземпляров описи» - указывается фактическое количество экземпляров описи.


Итоговая запись к реестру описей составляется ежегодно.

 

.

 

 


Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2018 год. Все права принадлежат их авторам!