Главная Обратная связь

Дисциплины:

Архитектура (936)
Биология (6393)
География (744)
История (25)
Компьютеры (1497)
Кулинария (2184)
Культура (3938)
Литература (5778)
Математика (5918)
Медицина (9278)
Механика (2776)
Образование (13883)
Политика (26404)
Правоведение (321)
Психология (56518)
Религия (1833)
Социология (23400)
Спорт (2350)
Строительство (17942)
Технология (5741)
Транспорт (14634)
Физика (1043)
Философия (440)
Финансы (17336)
Химия (4931)
Экология (6055)
Экономика (9200)
Электроника (7621)






Функціонально-ієрархічний принцип управління організацією



ІТ- технології у створенні моделей бізнес-процесів

 

За відсутності уваги та інтересу керівників опис бізнес-процесів оранізації проводять фахівці, які добре знають техніку опису, але не пов'язані з реальним оперативним управлінням (часто проект з опису та реорганізації бізнес-процесів доручають службі IT). У цьому випадку з отриманих моделей бізнес- процесів виявляються повністю або частково виключеними функції:

- керівників (власників бізнес-процесів);

- контролю ефективності та якості бізнес-процесів;

- управління невідповідною продукцією;

- збирання фактичної інформації за показниками ефективності бізнес-процесів тощо.

Такий опис процесів не є робочим, оскільки неможливо собі уявити організацію, де є будівлі, споруди, устаткування та робочі, але немає жод­ного керівника. Основоположною базою сучасних підходів до управління є процесний підхід, який передбачає визначення набору бізнес-процесів, виконуваних в організації, і подальшу роботу з ними. Пропоновані сьо­годні системи управління базуються на таких основних підходах:

- TQM (Total Quality Management) - система загального управління якістю;

- P1QS (Process Integrated Quality System) - система менеджменту якості, інтегрована з бізнес-процесами;

- MC ISO серії 9000 - регламентують вимоги до систем управління якістю;

- WFMS (Work Flow Management System) - система управління по­токами робіт;

- ERP (Enterprise Resource Planning) - комплексна система плануван­ня та управління ресурсами організації.

Більшість сучасних систем управління використовують інформаційні технології як інструменти для створення моделей бізнес-процесів. Наприк­лад, при впровадженні WFMS робота починається з опису бізнес-процесів, які система буде обслуговувати. На початку робіт визначаються бізнес- процеси, які необхідно автоматизувати. Наприклад, це можуть бути: процес обслуговування клієнта у відділі продажів, процес виставляння рахунків- факгур, процес формування фінансового плану організації. Визначаються робочі місця виконавців, задіяних у виконанні бізнес-процесу. Потім описують потік робіт, що переходить від одного робочого місця до іншого. Таким чином, формується схема бізнес-процесу, яка буде автоматизована за допомогою WFMS. Основний ефект досягається за рахунок усунення втрат часу та інформації при передачі потоку робіт між виконавцями, паперового документообігу тощо.

У більшості сучасних систем автоматизації існують вбудовані нон структори схем бізнес-процесів, що дозволяють описати потік роби переходи від одного робочого місця до іншого.



Характерним прикладом є програмні продукти класу ERP. Так, у системі BAAN здійснюється моделювання бізнес-процесів організації з можливістю подальшого запуску різних транзакцій безпосередньо п схеми моделі. У системі R/3 (компанія SAP) процеси описані за певною методикою та існує програмний засіб (ARIS for R/3), що дозволяє пере­глядати і редагувати підтримувані системою процеси. Однією із ключовії х переваг ERP-системи є комплексність рішення - автоматизовані та тісно взаємодіють основні процеси організації: маркетинг і збут, планування та управління виробництвом, планування матеріальних запасів, планування закупівель, управління фінансами, облік тощо.

Ефективне використання ERP-системи передбачає опис існуючих в організації бізнес-процесів та їх щільну інтеграцію.

З прийняттям міжнародних стандартів ISO 9000:2005 в основу побудо­ви системи управління якістю організації офіційно закладений процесний підхід. Сучасні підходи до управління якістю припускають визначення мережі бізнес-процесів компанії та подальшу роботу щодо їх поліпшення.

 

Класифікація процесів.

 

Розглянемо приблизну класифікацію об’єктів, які можуть мати назви процесів:

1. По відношенню до клієнтів процесів:

1.1. Зовнішні.

1.2. Внутрішні.

2. По відношенню до отрмиання додаткової цінності:

2.1. Основні (ті, що додають цінність).

2.2. Допоміжні (ті, що додають вартість).

3. За рівнем детальності розгляду:

3.1. Верхнього рівня.

3.2. Детальні.

3.3. Елементарні (операції, що не потребують більш детального опису)

З наведеної класифікації видно, що поняття «процес» може бути відне­сено до різних об’єктів. Залежно від контексту це поняття може сприйматися по-різному. Розглянемо приклади процесів для кожної групи класифікатора.



На рис. 8.9 показані певні процеси, по відношенню до клієнтів (спо­живачів) процесів. Клієнтом (споживачем) процесу називається суб’єкт (фізична, юридична особа функціональний підрозділ, інший процес тощо), який використовує результати (виходи) процесу. Для клієнта про­цесу важливі цінність та час надання результату (виходу процесу).

Зовнішні клієнти розглядаються по відношенню до організації в ці­лому або стосовно до бізнес-процесів організації, як показано на рис. 8.9. Зовнішніми клієнтами організації є не тільки споживачі її продукції чи послуг. До їх числа належать: акціонери, банки, податкові органи, тобто

всі ті організації, які використовують результати діяльності організації (інформацію, фінансові та матеріальні ресурси, персонал)


.

    Внутрішні процеси Внутрішні клієнти організації процесів   Рис. 8.9. Класифікація процесів по відношенню до клієнтів

 


Внутрішніми клієнтами процесів є функціональні підрозділи (далі - підрозділи) - виконавці та процеси, які використовують результат виконан­ня (вихід) процесу. Визначення процесів як «клієнт - продукт - процес» є найбільш практично важливим.

Класифікація процесів на основні і допоміжні показана на рис. 8.10 .

До основних процесів організації, як правило, відносять процеси ви­робництва, збуту та постачання (всі процеси, що додають цінність). Прик­ладами таких процесів є процеси маркетингу, закупівель, виробництва, зберігання, постачання та сервісного обслуговування продукції.

Допоміжні процеси безпосередньо не додають цінності, але збільшують вартість виробу (послуги, інформації). До таких процесів належать: управлін­ня персоналом, управління документацією, технічне обслуговування облад­нання, бюджетне управління, адміністративно-господарська діяльність тощо.

На практиці при аналізі діяльності промислового підприємства виді­ляють не більше п’яти - семи основних і чотирьох - шести допоміжних бізнес-процесів. Слід зазначити, що поділ процесів на основні і допоміж­ні певного мірою умовний. Наприклад, процес доставки товару в магазин і його передпродажної підготовки може розглядатися організацією як до­поміжний, але для клієнта процесу він буде додавати цінність. Критерієм виділення допоміжного процесу може бути використання результатів цього процесу багатьма функціональними підрозділами та процесами. Наприклад, виходом процесу «Управління персоналом» є кваліфіковані кадри, які відповідають посадовим інструкціям кожного окремого підроз­ділу. Хоча в різні підрозділи потрібні різні фахівці, процес підбирання та тестування персоналу є майже незмінним.

На рис. 8.11 показана декомпозиція однієї з функцій процесу верхнього рівня на більш детальний процес. Якщо розглядати діяльність організації в цілому, то для її опису використовується показ процесів на верхньому рівні. Прикладом процесу верхнього рівня може бути процес закупівель сировини і матеріалів для виробництва, який включає такі роботи, як планування закупівель, укладення договорів, оформлення замовлень, отримання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), оплата ТМЦ, відпуск ТМЦ у виробництво.

 

 

  Рис. 8.10. Основні і допоміжні процеси

 

Кількість рівнів декомпозиції процесів визнача­ється задачами проекту і не повинен бути занадто великим - не більше трьох - чотирьох рівнів. При визначенні бізнес-процесів, що існують в організації, доцільно починати опис процесів з верхнього рівня.

 

 

  Детальний процес   Рис. 8.11. Процеси верхнього рівня. Декомпозиція однієї із функцій на детальний процес

 

 

Одним з найважливіших питань, що виникають при моделюванні бізнес-процесів, є визначення необхідної глибини опису. При проведенні декомпозиції моделей кількість об’єктів на діаграмі зростає в геометрич­ній прогресії. Тому завжди дуже важливо спочатку визначити практичний доцільний ступінь детальності опису.

Верхній рівень опису бізнес-процесів відповідає процесам, керова­ним заступниками генерального директора. Другий рівень процесів, як правило, розглядається на рівні процесів великих підрозділів організації. Третій рівень - рівень процесів (функцій) підрозділів та відділів. Четвер­тий рівень - функції (операції), що виконуються на робочих місцях тощо. Слід звернути увагу, що кількість об’єктів моделі при декомпозиції може стати надто великим.

 

Функціонально-ієрархічний принцип управління організацією.

 

Переважна більшість організацій сьогодні побудована за функціона­льно-ієрархічним принципом, що передбачає наявність декількох рівнів управління (3 - 12) - від генерального директора (президента) до робо­чого. Ланки ієрархічної системи (підрозділу організації) часто згруповані за функціональною ознакою, тобто за видами діяльності всередині ор­ганізації, наприклад: відділ збуту, фінансовий відділ, бухгалтерія тощо. Всередині кожної такого ланки існує функціональна ієрархія від на­чальника верхнього рівня - до виконавця. Очевидно, що всередині ланок функціональної ієрархії існують потоки інформації, спрямовані зверху вниз і знизу вверх. Прикладами таких потоків можуть бути:

- планова інформація про діяльність підрозділу, що доводиться на­чальником підрозділу до відома підлеглих;

- контроль (узгодження, візування) підготовлених на нижньому рівні документів послідовно за усіма рівнями ієрархії в межах підрозділу;

- передача оперативної та періодичної звітності за виконану роботу виконавцями знизу вверх, формування зведених звітів і передача керів­никам відповідно до функціональної ієрархії.

Наявність декількох рівнів управління для організації виправдано. Ке­рівники верхнього управління ієрархічною структурою бачать діяльність організації в цілому. Вони покликані аналізувати і планувати цю діяль­ність, забезпечуючи досягнення цілей організації в короткостроковій, середньостроковій і довгостроковій перспективі.

Очевидно, що найпростіше визначення бізнес-процесу як послідов­ності виконання деяких робіт не розкриває всієї складності та багато­гранності реальної діяльності. Потік робіт в організації має дуже складну структуру. Велика частина роботи, що приносить результат і цінність для клієнта, виконується на нижньому рівні - рівні виконавців. Проте потік робіт циркулює вверх - вниз у межах кожної функціональної ланки: узгодження, затвердження документів, прийняття рішень тощо. У роботі чадіяні не тільки виконавці, а й керівники. Для виконання робіт потрібні ресурси: персонал, матеріали, устаткування, середовище, програмне забезпечення тощо. Тому визначення процесу як деякої послідовності операцій (робіт, функцій) не є задовільним з погляду управління.

Діяльність здійснюється організацією в цілому, окремими підрозділами, ірупою підрозділів, окремим виконавцем. Тому визначати і розглядати про­цеси можна на різному рівні деталізації, але для цілей управління організаці­єю доцільно визначати процеси, починаючи з верхнього рівня. Процеси слід групувати таким чином:

1. Основні процеси.

2. Допоміжні процеси.

3. Процеси управління.

Процесний підхід до управління найбільш повно сформульований в ДСТУ ІБО 9000:2007: «Будь-яка діяльність або сукупність діяльності, в якій використовуються ресурси для перетворення входів на виходи, може розглядатися як процес» [2]. ДСТУ ІБО 9000:2007, що визначає вимоги до системи управління якістю, можна розглядати як керівництво для побудови ефективної системи управління будь-якої організації.

Основою для визначення бізнес-процесів є діяльність, виконувана під­розділами організації. Важливо розуміти, що бізнес-процес є об’єктом управління та його подання у вигляді графічної схеми є спрощеним, обмеже­ним за можливостями поданням.

 

 


Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru - 2018 год. Все права принадлежат их авторам!